ARHIVSKI VJESNIK 1. (ZAGREB, 1958.)

Strana - 420

skog rata i brojne reservatne spise. To su povjerljivi spisi odjelnog predstojnika iz 1915. do 1918. Raniji reservatni spisi nisu primjećeni kao zasebna serija, ma da se susreću u spisima primljenim kod Predsjedništva Zemaljske vlade, što ukazuje, da su i prije postojali, te bi trebali postojati koncepti i urudžbeni zapisnici, no dosad još nisu pronađeni, pa su vjerojatno uništeni. Poslije stvaranja države SHS još djeluje Zemaljska vlada, te su sačuvani spisi sve do 1923. god., kad ona funkcionira kao Pokrajinsko poli. Svi spisi upravljeni na Unutarnji odjel Zemaljske vlade primani su u t. zv. »prijemnom uredu«. Tu je svaki spis pregledan, ustanovljeno je, da li je ispravno adresiran, potpisan, biljegovan i si., te je na poleđini akta tek tada stavljen štampilj o presentiranju (Eingangs Stempel). Prijemni ured je tada otpremao te spise, sa popisom, pisarnici, gdje su najprije predani šefu pisarnice ili kancelariji, koji je imao dužnost da spise signira i naznači izvjestitelja ili referenta, a tek onda su spisi evidentirani u urudžbenom zapisniku. Urudžbeni zapisnik ili upisnik ima do 1905. god. već uobičajene rubrike: poslovni broj, datum primitka, oblast ili stranka, koja spis šalje, sadržaj predmeta, datum rješenja, kome je rješenje odaslano, te prostor za signaturu pismare. Poslije 1905. izmijenjen je formular upisnika, te je sadržavao ove rubrike: 1) poslovni broj, oznaka pismare, oznaka referenta; 2) sadržaj predmeta — samo glavna natuknica, 3) prispjelo: datum, redni broj, odakle; datum spisa, broj i stvarni sadržaj, 4) otpravljeno: datum anteaprobacije i ostalih vidiranja, kamo, sadržaj rješenja, dan rješenja, dan otpreme i rok. U upisniku su evidentirani spisi onim redom, kojim su stigli u pisarnu, dakle, hronološki i to: za svaku poslovnu godinu u zaseban urudžbeni zapisnik, koji je uvijek započet sa brojem jedan. Do 1905. g. uvijek su spisi dobivali novi broj uz oznaku broja prvog spisa, koji radi o is'tom predmetu. Taj prvi broj nekog predmeta nazvan je »korijeniti« ili »glavni« broj. Svaki broj urudžbenog zapisnika nazivan je inače još i »poslovni« broj. Na pr.: Izvještaj velikog župana Virovitičke županije o komasaciji u županiji Urudžbiran je pod brojem 370-UO-1895. Svi kasniji spisi, koji se tiču tog istog predmeta, dobivaju poslovni broj, redom kako su stigli, te glavni broj, kao oznaku, kamo se imadu priložiti. Ovaj glavni broj ostaje stalan kroz cijelo vrijeme registraturnog perioda.

39

) Poslovni broj međutim, određuje poredak spisa unutar korjenitog broja 370-UO-1895. (na pr.: 392-UO-1895., 1958-UO-1895., 13102-UO-1895., 943-UO-1896. i t. d.). Prema tome, osnovna svrha bijaše da se sačuva jedinstvo predmeta unu39) O registraturnom periodu vidi III. dio ovog članka. — 420 —