Antal Tamás: Hódmezővásárhely törvényhatósága 1919–1944. Fejezetek a magyar városigazgatás történetéből - Dél-Alföldi évszázadok 27. (Szeged, 2010)
III. FEJEZET: A HELYI KÖZIGAZGATÁS SZERVEI HÓDMEZŐVÁSÁRHELYEN
felelősségérzete fejlődjön, és megfelelő szakmai felkészültségű vezetőkké válhassanak. Ha valamely tisztviselő nem tartotta be az ügyintézés fundamentális szabályait, a polgármester felügyeleti intézkedést (figyelmeztetést, szóbeli és írásbeli megintést, rendbüntetést) alkalmazhatott vele szemben, súlyosabb esetben pedig fegyelmi eljárásnak volt helye.424 Lényeges elemét képezte az ügyrendnek az iktatásra vonatkozó szabályok rögzítése. Ezek szerint az iktatás az érkezési bélyegzőnek az ügyiratra történő alkalmazásával, és az iktatószámnak az iratra való felvezetésével, majd az iktatókönyve történő bevezetésével kezdődött. A bélyegzőnyomatot az ügyirat külzetének jobb felső részén kellett elhelyezni, az úgynevezett hátiratos elintézéssel érkező okiratokon pedig az utolsó intézkedés utáni következő helyre kellett az érkezési bélyegzőt alkalmazni. Tilos volt az iktatókönyvbe bármit élőszó alapján bejegyezni, vagy ügyiratot feltételes (későbbi) iktatásra átvenni. Az ügyfelek által benyújtandó iratok átadására-átvételére külön ügyfélfogadó helyiséget vagy gyűjtőszekrényt kellett biztosítani. A benyújtott vagy postán küldött iratokat rendszerint még aznap iktatták, ami az egyes iratok beérkezésének sorrendjében történt. Indokolt esetben azonban soron kívüli iktatás is megengedett volt. Az iratokat tárgyuk szerint kellett nyilvántartásba venni, ehhez a tárgyat röviden és szabatosan kellett megállapítani. A bizalmas iratokról a polgármester külön iktatókönyvet vezetett.425 Elkerülendő minden felesleges iktatást, azt is meghatározták, mely iratokat nem kellett önállóan nyilvántartani. Az érkeztetett ügyiratokon fel kellett tüntetni a mellékletek számát is egytől tízig, e feletti mennyiség esetén „csomag” megjelölést kellett reá felvezetni. Az illetékbélyegeket felülbélyegezték. Az iktatószámot és az évet a mellékleteken is feltüntették. A hivatalos órák idején érkezett és iktatott iratok nyomán az iktató zárlatot készített, s az iktatókönyvet a polgármesternek bemutatta, aki áttekintette, s az ügyeket az előadókhoz szignálta. Másnap az új ügyiratokat — a szükséges előiratokkal való felszerelés végett — az iktató hivatalból a főlevéltárnokhoz juttatták el. Az átvett iktatmányokat és a szükség szerint felszerelt iratokat rendszerezve a polgármesteri hivatal ügyosztályainak a kiosztó könyvekkel együtt kellett átadni. Ott külön iktatókönyvet vezettek, a szakigazgatási szerveknél pedig iktatókönyv nyomtatványt használtak.426 Az iktatókönyvek mellé általában név- és tárgymutatót is szerkesztettek.427 Az ügyeket érdemlegesen az előadók intézték az érkezési sorrend és a sürgősség figyelembe vételével. Az elintézés rendszerint magán az iktatmányon történt, ha azonban ez nem volt lehetséges, külön előadói ívet készítettek. Az elintézésnek világosnak, rövidnek, szabatosnak, de alaposnak és magyarosnak kellett lennie. Az elintézési tervezetek elkészítéséhez nyomtatványokat és blankettákat alkalmazhattak; a végleges, hivatalos döntéseket tartalmazó kiadmányok ezek nyomán készültek el. Ha a polgár424 Ügyrend 1934, 1-6. §§. 425 Ügyrend 1934, 11-16. §§. 426 A m. kir. minisztérium 1929. évi 5500. M. E. számú rendelete a közhivatalok és a közintézmények ügyrendjéről. MRT 1929. Bp., 1930. II. 1239-1259. p.; A közhivatalok ügyrendje. Városok Lapja. 1929. december 10. (25. szám) 1. p. 427 Ügyrend 1934, 17-22. §§. 101
