Antal Tamás: A tanácsrendszer és jogintézményei Szegeden 1950-1990 - Dél-Alföldi évszázadok 26. (Szeged, 2009)

III. FEJEZET: A TANÁCS ÉS INTÉZMÉNYEI SZEGEDEN

Végül 1951 végén az új az iktatási és iratkezelési rendszert megszüntették, és 1952-ben minden államhatalmi szervnél és intézménynél — a bíróságok és az ügyészségek kivételével — bevezették a csoportszámos iratkezelést.™ Ez sok tekintetben hasonlított a közigazgatási számrendszeres megoldáshoz, de alapjaiban mégis különbözött attól, mivel tárgyi, funkcionális elvű volt, és — eltérően a korábbitól, amelyben léteztek kivételek — következetesen alkalmazta a decimális rendszert. Tíz főcsoportot különböztetett meg (államhatalmi és államigazgatási szervek és vállalatok általános ügyei; tervügyek; pénzügyek; bányászat, kohászat, nehézipar; könnyűipar, helyi ipar, építésigazgatás; mezőgazdaság; közlekedés, hírközlés, belkereskedelem, élelmezés; szociális, egészségügyi és kulturális ügyek; igazságügy, rendészet; nemzetközi ügyek, honvédelem), amelyeken belül alcsoportokat lehetett létrehozni általában két-három számjegy segítségével. Ha ennyi számjegy nem volt elegendő, újabbakat is alkalmazhattak, vagy használhatták az abc betűit alfabetikus tájékoztatási rendszer esetén. Az iktatás hasonlóan történt, mint a Botár-féle rendszerben, nyilvántartó lapok használata útján. Ennek a megoldásnak előnye volt a rugalmasság: a nagy átszervezések idején könnyen lehetővé tette az egyes ügyiratok kiválogatását és átadását a jogutód szervnek. Ez az „átjárhatóság" ugyanakkor később megnehezítette a levéltárba került iratok utólagos rendezését, mivel könnyen bizonytalanná válhatott, hogy eredetileg hol és milyen számon vettek nyilvántartásba egy-egy adatot.

431 1956-ban ezt az országos rendszert is megszüntették, és az ágazati főhatóságokra bízták a kérdés maguk területén való szabályozását. E vonatkozásban kiemelendő egy 1958- évi kormányrendelet, amely előírta, hogy az államigazgatási hatóságok és a gazdálkodó szervek a működésük folyamatában keletkezett vagy birtokukba jutott iratok őrzéséről és selejtezéséről kötelesek gondoskodni. A részletes szabályok meghatározását azonban az illetékes miniszterekre és az országos hatáskörű szervek vezetőire bízta. Tartalmát tekintve leginkább az iratselejtezés elveiről szólt, valamint az iratok megőrzésének és azt követő átadásának eljárásával foglalkozott.

432 A tanácsi iratkezelést 1958-tól kezdődően a végrehajtó bizottságok által megállapított iratkezelési szabályzatok alapján kellett végezni. E szabályzatok elkészítésének megkönnyítése végett a Minisztertanács Titkársága kiadott egy iratkezelési mintaszabályzatot, amelyet a tanácsi szervek mechanikusan át is vettek.

433 Mivel azonban némely tanácsok ennek ellenére sem készítették el saját szabályzatukat, így 1964-től egységes normát bocsátott ki a kormány e tárgykörben is a tanácsok részére, amely lényegét tekintve megegyezett a korábbi mintaszabályzattal.

434 430 178/1951. (IX. 30.) MT rendelet az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartásáról. 431 Levéltári kezelői... i. m. 106-107. 432 45/1958. (VII. 30.) Korm. rendelet az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről, vö. A közületi szervek (vállalatok) iratainak megőrzéséről és selejtezéséről szóló, a 216/1951. (XII. 23.) MT rendelettel módosított 185/1951. (X. 23.) MT rendelettel! 433 1058/1956. (VI. 28.) MT határozat az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartásáról szóló 178/1951. (IX. 30.) MT rendelet hatályon kívül helyezéséről. 3. pont., 1/1960. (T. K. 10.) KE sz. utasítás a tanácsok és szerveik iratainak védelméről és selejtezéséről. Tanácsok Közlönye, 1960. február 12. (10. szám) 85-108. 434 1028/1963. (XII. 17.) Korm. határozat a tanácsi szervek ügyiratkezeléséről, 5/1963. (T. K. 78.) KE sz. utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezeléséről. Tanácsok Közlönye, 1963. december 19. (78. szám) 997-1016.