Antal Tamás: A tanácsrendszer és jogintézményei Szegeden 1950-1990 - Dél-Alföldi évszázadok 26. (Szeged, 2009)

III. FEJEZET: A TANÁCS ÉS INTÉZMÉNYEI SZEGEDEN

héten szerdán voltak kötelesek az ügyfelek rendelkezésére állni. Az ügyfélfogadáshoz megfelelő helyiségeket kellett biztosítani, amelyekben a működési feltételekről a Gazdasági Ellátó Szervezet gondoskodott.

425 f) A tanácsi iktatási és iratkezelési rendszer Mivel az iratkezelés nem csupán az egyes iratok őrzését és visszakereshetőségét jelenti, hanem lehetőséget ad a társadalomban végbemenő változások és az intézkedések hatékonyságának elemzésére, a tanácsok idején is figyelmet fordítottak az iratkezelési szabályokra, s azokat többször is átdolgozták. 1949-ben, a népi demokratikus berendezkedés hajnalán Botár Olivér dolgozott ki egy új iktatási és irattározási rendszert, amely strukturális elven alapult, és amelyet közigazgatási rendszámos iktatásnak szokás nevezni.

427 Ez a viszonylag bonyolult szisztéma az államigazgatás korabeli szerkezetének figyelembevételével négytagú jelzőszámrendszert alkalmazott minden államhatalmi szervnél. Alapját a közigazgatási osztályok képezték, amelyekből 14 létezett (alkotmány, közjog, államigazgatás és külügy; vallás, tudomány, művészet; igazságügy; szociális gondoskodás és egészségügy; közmunka és középítésügy; állambiztonság, honvédelem; közbiztonság, közrend és rendészeti igazgatás; pénzügyek, nemzetgazdaság; kereskedelem- és szövetkezetügy; közlekedés, fuvarozás, hírtovábbítás; földművelés, mezőgazdaság, őstermelés; közellátás; ipar, bányászat; állami gazdálkodás, ellenőrzés, anyagelosztás és ármegállapítás). A közigazgatási számrendszer a tizedes tárgyi osztályozást követte, amelyben az egyes osztályokat az első vagy az első két számjegy jelezte. A második számjegy általában az alosztályt, az utolsó kettő pedig az ügytípust jelölte. Ennek megfelelően a főosztályok és az alosztályok továbbtagolhatók voltak az egyes szervek szükségei szerint.

428 Ebben az új rendszerben a korábbi naplószerű iktatás és az iktatókönyv használata megszűnt, így minden, az adott szervnél előforduló ügykör részére külön, megfelelő rendszámmal ellátott ügynyilvántartó lapot vezettek. Ezeken alszámokkal iktatták az egyes ügyek iratait az ügy kezdő iratok beérkezésének sorrendjében. Ha az ügy nyilvántartó lap betelt, az iratjegyzéken folytatták az iktatást. Ugyanilyen módon végezték az irattározási tevékenységet is, tehát a két rendszer azonos volt. A Botár-féle iratkezelési módszer racionális és áttekinthető volt ugyan, de egyes elemeiben túl bonyolultnak bizonyult a gyakorlatban (ezt részben az állami alkalmazottak nem kellő hozzáértése is okozta). Ráadásul 1951-ben új minisztériumok jöttek létre, s ezt a közigazgatási számrendszer nem tudta mindenben követni.

429 426 7/1987. sz. vb határozat a tanácsi szervek ügyfélfogadásáról. Közlöny, 1987. február 28. (1-2. szám) 21-22. és a II. 165/1987. számú tanácselnöki körlevél. Közlöny, 1987. február 28. (1-2. szám) 2224. 427 341/1949. (VII. 17.) MT határozat a közigazgatási számrendszer tárgyában. 428 Levéltári kezelői ismeretek. Tananyag az 52345203 OKJ számú tanfolyam hallgatói részére. Bp., 2005. 102-103. 429 Levéltári kezelői... i. m. 104-105.