Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Festi Lászlóné-Csík Gergely: Modern irathordozók az iratkezelésben

Állományvédelem: a mikromásolatok használatba adásával lehetőség nyílik az eredeti példányok biztonságosabb elhelyezésére, és a használatból való kivonására, vagy használatának korlátozására. A mikromásolás tehát egyidejűleg szolgálhatja a biztonságos megőrzést és az eredeti példányok állományvédelmét is. A mikromásolatok információtároló rendszerekben is jól felhasználhatók adathordozóként a bemenő és kimenő egységben egyaránt. A keresés céljából a kódjelek magára a mikromásolatokra is ráfényképezhetők vagy a mikromásolatokat lehet a kódjeleket tartalmazó adathordozóra, pl. lyukkártyára rávinni. A lyukkártyába helyezett mikrofilm egy-két, vagy kettő-négy dokumentumoldal rögzítésére alkalmas, és mechanikus gépi eljárással válogatható. A kiválasztott lyukkártyák mikrofilmjei speciális olvasókészülékkel olvashatók, olvasható méretűre nagyíthatók, és maguk a lyukkártyák filmmel együtt másolhatók. A mikrokiadványok készítése kiadói program megvalósítását jelenti mikrofilm vagy mikrolap formában. Különösképpen olyan művek publikálhatók ilymódon, amelyek csak szűkkörű érdeklődésre számíthatnak, és így nyomdai megjelenésük nem valószínű, viszont értékes tudományos információkat (disszertációkat, kutatási jelentéseket, speciális szakirodalmi jegyzéket, adatgyűjteményeket, stb. tartalmaznak). Megjelentetésükhöz a szerző és a kiadó (ez esetben a könyvtárak közötti szerződéses megállapodás) valamint a kiadási hatósági engedélyeztetése szükséges. Hazánkban az MTA Könyvtárának vannak mikrokiadványai. Könyvtárak számára különféle referenszművek kis példányszámú többszörözése is megvalósítható lenne mikrokiadványok formájában. A mikromásolatok alkalmazásának különleges komplex eljárásai is vannak. Ilyenek az ún. LDX eljárás (Long—Distance—

Xerographie), melynél a másolás helyéről a képet televíziós rendszeren keresztül vetítik és továbbítják a kérőhöz, ahol a képről xeroxmásolat készül, valamint az ún. REMSTAReljárás (a Remington—

Rand univerzális rendszere), melynél a központi arhívumból az eredeti dokumentum vagy az archívált mikrofilmlap telefonkérésre a kérő vevő—olvasó készülékén jelenik meg. Ezek az eljárások további távlati lehetőségeket villantanak fel. 2. A reprográfia a) Célja és feladatai A levéltárakban, könyvtárakban gyűjtött dokumentumokat, információkat nemcsak regisztrálják, hanem feladataik ellátása érdekében újabb dokumentumokat (másolatokat, kiadványokat) hoznak létre. Ebben a reprográfia, mely a dokumentumok és információs anyagok másolásának egyik leggazdaságosabb és leggyorsabb eszköze, jelentős szerepet játszik. A különféle intézmények által készített dokumentumok egy jelentős hányada csak szűk körű belső használatra készül, és nem kerül publikálásra. Ezek az egyedi dokumentumok, mint pl. kutatási jelentések, konferencia anyagok, tervezetek, tervrajzok stb. jelentős információk hordozói. Egy-egy témakörrel kapcsolatban ezek összeavűitése és szélesebb körben történő rendelkezésre bocsátása a reprográfiai másolás segítségével is meg valósítható. A tájékoztatási munkában igen gyakori, hogy ugyanazt a dokumentumot egyidejűleg több helyen is igénylik, és a feladatok sürgőssége az időben egymás utáni használatot nem engedi meg. Az egyidejű tanulmányozást csak az teszi lehetővé, ha a szükséges példányszámban másolat készíthető a dokumentumról. Ez a helyzet pl. a beérkező folyóiratok esetében, melyeknél annak egyes közleményei más-más szakembert érdekelnek. A folyóiratokból másolással kiemelhetjük a fordítás céljából kért tanulmányt, s a másolatot adhatjuk át, ugyanakkor az eredeti folyóirat egész anyaga további igények kielégítésére a könyvtárban maradhat. A levéltárakban az eredeti dokumentumokról másolatok készülnek a kutatói igénynek megfelelően. A reprográfiai másolás másik előnye az, hogy a másolatok az eredeti szöveggel pontosan megegyeznek, szöveghűek, és a másolás után csak a másolat technikai, minőségi ellenőrzése szükséges, a szöveghűségé nem. A szöveghűség a levéltári, könyvtári, bibliográfiai és egyéb információs adatok rögzítésénél, idegen nyelvű vagy számszerű adatokat tartalmazó szövegek, táblázatok, ábrák, grafikonok, rajzok, stb. másolásánál különösen fontos. Hagyományos másolás esetén ezt csak megfelelően képzett szakember végezhetné és ellenőrizhetné, mégpedig nagy időráfordítással, s ezért igen gazdaság-