Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-Festi Lászlóné: Iratvédelem az irattárban és a levéltárban

A történeti -ügyviteli-személyi fontosságú iratok fokozott védelmének indokai Ha iratvédelemről beszélünk, az természetesen nem azt jelenti, hogy minden egyes ügyiratot, minden iratfélét meg kellene oltalmaznunk és őriznünk az idők végezetéig. Az iratvédelem ésszerűen csakis úgy megoldható feladat, hogy állandóan szoros kapcsolatban álló cselekvésnek tekintjük az iratértékeléssel, minősítéssel, ami nem is oldható meg másképp a mai korszak óriási irattermelésének közepette. Az irat, az akta valójában nem más, mint az ügyvitelben felhasznált segédeszköz, amely az abban az ügyben hozott összes intézkedést magában foglalja, de lehet olyan is, amely csupán egy bizonyos cselekvés, történés dokumentálására szolgál. Valamikor, néhányszáz évvel ezelőtt az ügyintézés hazánkban még élőszóval történt és csak a társadalom fejlődésének egy bizonyos fokán, az írásbeliség elterjedésével összefüggésben alakult ki az ügyintézés mai írásos formája. Miután a technikai fejlődés óriási távlatait ma még csak át sem tudjuk tekinteni — élőszóval irányítható s kinyomtatott szöveget készítő számító- és fordító gépek, a számítógépek műveleti sebességével üzemelő filmfelvevők, melyek képei tűhegynél kisebbek és elektronmikroszkóppal olvashatók stb. — nem lehet kizártnak tartani azt a lehetőséget sem, hogy az írásos ügyintézés mai formáját később valamilyen más módszerrel fogják helyettesíteni. Ez esetben az elintézett ügyeket, illetve azok bizonylatait őrző helyeket már nem irattárnak, hanem esetleg számítógépközpontnak, filmtárnak, hangtárnak stb. fogják elnevezni, persze sokkal tágabb értelemben, mint ahogy napjainkban ezek a megnevezések használatosak. Tehát az ügyirat, az iratdarab az ügyintézés eszköze, de az adott ügyben hozott intézkedések, határozatok megtörténte után — beérkezve az irattárba — az ügyirat már nem ügyviteli segédeszköz, hanem mintegy minőségi fordulatot megtéve, dokumentummá válik. Ez a dokumentum már nemcsak az ügy intézésének bizonyságát szolgálja, már nem csak azt mutatja meg egy későbbi olvasónak, hogy a benne foglalt ügyet hogyan intézték el, hanem képet nyújt az egykori ügyintézés menetéről, hivatalszervezetéről, az intézkedek személyiségéről és egy egész sor más kérdésről is. Ennél a fejlődéscsoportnál meg kell állnunk, mert itt kapcsolódunk az előbb említett s oly fontosnak tekinthető iratértékelés problémájához, nyilvánvalóan annál értékesebb egy irat, minél fontosabb kérdésekről minél több adatot, információt nyújt keletkezésének korszakáról a későbbi korok olvasóinak, kutatóinak. Persze ahhoz, hogy egy iratot a maga valójában tudjunk értékelni, megfelelően kell a kérdéseket is feltenni. Nyilvánvaló az a tény, hogy ha valamely irat sok fontos adatot tartalmaz, az értékes, azt gondosan kell őrizni, amely irat kevésbé fontos, azt meghatározott idő leteltével ki lehet selejtezni. Az irattárosnak az irattári terv s más előírások alapján minden évben rendszeresen el kell végeznie a fenti iratértékelési munkafeladatot. Ennek folyamán minden iratköteget, ügyiratot átvizsgálva, viszonylag egyszerűen, de ugyanakkor eléggé időigényesen megállapítható, mely irat nem selejtezhető, a másik hány évig őrzendő s végül mely iratfélék őrzési ideje járt le s ennélfogva kiselejtezhetők. E munka elvégzése egyéb szempontokon kívül már csak azért is szükséges, hogy legyen elegendő hely az irattárban az újabb iratok befogadásához. A jó irattárosnak azonban a selejtezés, vagyis az őrzési idő lejártáig minden egyes iratot gondosan kell megőriznie, hiszen bármikor az őrzési időn belül szükség lehet valamennyiükre, nem beszélve most arról, hogy a rendszeres éves iratértékelésig, azaz a selejtezésig az irattárban egymástól alig elkülönítve találhatók a történeti-gazdasági stb. értékű, esetleg levéltári átadásra kerülő iratok és a csupán rövid ideig megőrzésre kerülő iratfélék. Az irattárosoknak ugyanis gyakran nincs lehetőségük arra, hogy a beérkező valamennyi ügydarabról eleve megállapítsák, hogy nem játszik-e majd szerepet milliós értékű jogi esetek elbírálásánál, vagy esetleg néhány év, évtized, évszázad vagy évezred múltán mit fog mondani az akkori embereknek a mi mai életünkről. Éppen ezért igen fontos, hogy a selejtezésig minden irat megfelelő védelemben részesüljön, amely védelem fokozott gondoskodássá kell, hogy váljon a selejtezés után visszamaradó, vagy levéltári átadásra kiválogatott iratok esetében. Gondoljunk csak arra, milyen értékes ma számunkra egy dokumentum, amely mondjuk első királyaink vagy a Rákóczi-szabadságharc idejében keletkezett. Lefényképezzük, restauráltatjuk, kiállításokon bemutatjuk, történészek, írók s más kutatók, diákok használják fel munkájukhoz, tanulmányaikhoz. Ugyanilyen fontos lesz az idők múltával a napjainkban megőrzésre kiválogatott sa történelem viharait, a katasztrófák pusztításait túlélő iratanyag. Ne tévesszen meg senkit az a tény, hogy rengeteg iratot gyártunk. Egyrészt ezek jórésze még az irattermelő helyeken kiselejtezésre kerül, másrészt vannak rajtunk kívül álló „selejtező" tényezők is, pl. a történelem viharai, amelyek a legendás értékű,