Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-Festi Lászlóné: Iratvédelem az irattárban és a levéltárban

óriási mennyiségű és fontosságú papfrusztekercset is tartalmazó alexandriai könyvtár elpusztítása óta a Magyar Országos Levéltár 1956-ban bekövetkezett részleges leégéséig szakadatlanul „működött", és nagymértékben csökkentette az utókorra maradó iratok mennyiségét. Jelen előadássorozat egyik célja az is, hogy felhívja az irattárosok figyelmét a forrásértékű iratok kiválogatásának, védelmének fontosságára és ezáltal is előmozdítsa az irattárakban őrzött és a későbbiekben levéltárba kerülő iratok megfelelő kezelését, gondozását, hogy minél értékesebb információs anyagot kapjon az utókor napjainkról, életünkről. Az irattári iratvédelem objektív feltételei Ahhoz, hogy a gondjainkra bízott iratanyagot jól meg tudjuk őrizni és adott esetben könnyen használhatóvá is tudjuk tenni, bizonyos objektív feltételeket kell megteremtenünk, melyek megléte mintegy előfeltétele a kielégítő iratvédelem és kezelés megvalósításának. Az őrzendő iratokat főleg két nagy veszélyforrás tekintetében kell oltalmaznunk, melyek közül elsődlegesnek az iratok létét fenyegető ún. fizikai károkozó tényezőket kell tekintenünk, de súlyos iratvesztesegeket eredményezhet az ún. erkölcsi károkozó tényezők figyelmen kívül hagyása is. A két veszélyforrás között minőségi különbség van: míg az előbbi nagymennyiségű iratanyag teljes pusztulását is kiválthatja, addig az utóbbi talán éppen a legértékesebb, legfontosabb iratokat semmisítheti vagy változtathatja meg negatív értelemben. A történeti fejlődés eredményeként a kő- és agyagtáblákra, majd állati bőrökre és papírusztekercsekre s végül az utóbbi fél évezredben papírosra feljegyzett emberi ténykedések dokumentumai — a kezdeti kincstárban, majd családi iratládákban, az uralkodói kancelláriák és az ún. hiteleshelyek levelezési könyveiben való gondos őrzést követően - a többezer, majd többszázezer, sőt többmilliós dokumentumanyagot magukba fogadó nagy levéltárakba kerültek. Az emberiség történelme során, amikor egy-egy birodalom viszonylag magasabb társadalmi-gazdasági fejlettségi szintet ért el, megjelentek a különféle tevékenységét rögzítő dokumentumai is. Az irattermelő szervek mellett iratőrző helyek létesültek, majd kialakultak a régi fontos iratokat őrző központi nagy levéltárak is. Gondoljunk a mai Szíria és Irak területén fellelt, többtízezer égetett agyagtáblát tartalmazó ősi levéltárakra, a palesztinai barlangokból előkerült áliatbőrökre írt anyagokra, a fáraósírok, a piramisok labirintusaiból kikerült papírusztekercsekre, a már említett alexandriai nagy könyvtárra, ahol a különböző anyagokra írt kéziratok száma a 100.000-ret is meghaladta, a görög és római archívumokra, a nyugateurópai császári és királyi kancelláriák levéltáraira, a pápai iratgyűjteményre, II. Lajos magyar királyi kancelláriájának a visegrádi Duna-kanyarba süllyedt hajónyi királyi könyveire s napjaink új nagy levéltáraira, az 1977ben átadott 80 km iratanyagot befogadó új angol történeti levéltárra, a hágai levéltárra a maga 120 km iratanyagot befogadó korszerű raktáraival, vagy az NSZK új bonni állami levéltárára, amely teljes elkészülte után 320 km-nyi történeti forrásanyagot tárol majd szupermodern raktáraiban. E mammutlevéltárak mellett a Magyar Országos Levéltár 30 km-nyi és a Fővárosi Levéltár 18 km-nyi iratanyaga is említésre méltó. A bármiféle írásbeliség és az erősen szervezett, koncentrált hatalmi-igazgatási apparátus megléte a feltétele a történeti jellegű levéltárak kialakulásának. De az előzőkből már tudjuk, az iratfélék létrejöttük és koruk társadalmában való funkcionálásukat követően nem kerülnek azonnal a tartós megőrzést ígérő-vállaló levéltárakba. Az emberi élet- és alkotó tevékenységhez viszonyított nem rövid néhány évtizeden át az iratok — legalább is a megőrzésre érdemesek — többnyire még azon a területen maradnak, ahol keletkeztek, vagyis az igazgatási szervek, a kulturális—oktatási intézmények, a termelő vállalatok stb. irattáraiban. Az irattárak tehát fontos állomásai a sokrétű társadalmi-gazdasági tevékenység forrásanyagainak. Az irattárosoknak itt többféle feladatot kell ellátniok. A már említett gondos őrzésen és a használat biztosításán túl, itt kell kiválogatni és előkészíteni a levéltárakba kerülő — a későbbi korok embereinek — a mi mai életünkről beszámoló dokumentumokat. Vizsgáljuk meg tehát, milyen feltételeket, körülményeket kell biztosítani a sokrétű és összetett Írattárosi tevékenység sikeres ellátásához. Hazánkban - sajnos — alig találni olyan épületet, amely iratmegőrző célzattal, rendeltetéssel készült volna. Altalánosságban az a negatív helyzet állapítható meg, hogy az irattárakat vagy a már meglévő épületek leghasználhatatlanabb részeiben helyezik el, vagy olyan épületeket ajánlanak fel ilyen célra, amelyek a mai kor számára alig bírnak használati értékkel és iratőrzésre is csak költséges átalakításokat követően alkalmasak. Az irattárak többsége pincében vagy padláson van, ahová a munkájukat