Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-Festi Lászlóné: Iratvédelem az irattárban és a levéltárban

Dr. SZEKERES JÓZSEF - PESTI LÁSZLÓMÉ IRATVÉDELEM AZ IRATTÁRBAN ÉS A LEVÉLTARBAN E fejezet első részében azoknak a kötelező iratvédelmi tennivalóknak as rövidre szabott felsorolása következik, amelyeket az Írattárosi munka- és feladatkör megfelelő színvonalú ellátása érdekében a mindennapi munka során lehet és kell is elvégezni. A kötelezőnek tekinthető iratvédelmi tevékenység itt ismertetésre kerülő szempontjainak felsorolása azt a célt szolgálja, hogy az irattárosok mindennapi munkafeladataik, rendszeres napi tevékenységük közepette használható vezérfonallal rendelkezzenek legfontosabb teendőjük, az iratanyag megőrzése, megóvása, rendszerezése és könnyű kezelhetősége tekintetében. Nem szükséges, de nem is volna lehetséges, hogy e rövidre méretezett jegyzetanyagban a téma legkisebb részletéig is elmenjünk, hanem csupán arra törekedhetünk, hogy az iratvédelemmel kapcsolatos feladatok és tennivalók közül azokat emeljük ki — mintegy vezérfonal gyanánt — amelyeket az irattárosok különösen nagyobb beruházások nélkül is, saját munkaterületükön, az irattárakban szinte egymaguk is megoldhatnak. Ügy véljük ez ismertetés haszonnal szolgálhatja az Írattárosi munka elősegítését ez igen fontos feladatcsoport területén. E fejtegetésnél abból a feltevésből indultunk ki, hogy az irattárosokat, akik többségükben megszerették és jól végzik munkájukat, nem kell meggyőznünk az iratvédelem fontosságáról. Ha e feladat már az eddigiekben is nem tudatosult volna bennük, akkor nem tudnák ellátni azt a feladatkört, amelynek ellátására alkalmazták őket, amiért fizetésüket kapják, ö előttük világos, hogy az iratok tudatos védelme nélkül nincs irattár és nincs irattáros! munkakör sem. A technikai iratvédelem kérdéseiről Vizsgáljuk meg közelebbről mi az iratvédelem pontos jelentéstartalma, milyen tevékenységek sorolhatók e gyűjtőfogalmi elnevezéskörbe — az iratvédelem fogalmi körébe tartozik minden olyan tevékenység, amely az iratok biztonságát hivatott szolgálni. Fő területei :-a jogi és a technikai iratvédelem. A jogi iratvédelem körébe tartoznak mindazok a törvények, rendeletek, szervszintű szabályozások, melyek az iratokkal kapcsolatos biztonsági kérdéseket jogszabályi úton j'rják elő, illetőleg határozzák meg. A technikai iratvédelem fogalmi körébe azon tevékenységek tartoznak, melyek az iratanyag biztonságát technikai eszközök útján valósítják meg. A jogi iratvédelem témakörével a jegyzet előző fejezeteiben már találkozhatott az olvasó, most figyelmünket az iratvédelem technikai eszközökkel történő megvalósításának és az iratok biztonságos őrzéséhez szükséges, elengedhetetlen objektív feltételeknek, külső körülményeknek a kérdéseire koncentráljuk. Az iratvédelem technikai-anyagi eszközökkel történő megvalósításának fogalomkörébe mintegy 90 tevékenységfajta tartozik. Ilyenek az anyagbiztonság, a raktári védelem, a tűzvédelem, a légszennyeződés, a hőmérséklet, a légnedvesség, a raktár- és anyagtakarítás, az iratkonzerválás és fertőtlenítés, a papírfélék vizsgálata, az iratok különféle kártevői elleni védekezés, az anyag használatával kapcsolatos eljárások meghatározásával összefüggő követelmények és alapvető feltételek. A már károsodott iratanyag megmentésével kapcsolatos feladatokról, mint pl. az iratrestaurálásról, az anyagok bekötéséről, másolásáról és más módon történő többszörözéséről, végül a helyi iratpusztulás (vízcsőtörés stb.) elleni védekezést szolgáló megelőző biztonsági célzatú tevékenység körébe tartozó mikrofilmezésről a következő fejezetben kerül szó. Az előzőekből kitűnik, hogy az iratvédelem technikai vonatkozású műveleteinek vitele elkerülhetett lenül bizonyos befektetésekkel jár. Kétségtelen tény viszont, hogy mindezek a költségek jelentős mértékben csökkennek, ha az irattárak létesítésénél -telepítésénél bizonyos alapvető, elkerülhetetlen feltételeket biztosítanak már az induláskor, csakis így oldható meg a későbbi nagy kiadások elkerülése. A jó irattárosnak tehát az indulástól kezdve szinte állandó küzdelmet kell folytatnia a munkájának elvégzéséhez szükséges eszközök és anyagiak megszerzéséért, ami napi - nem kis munkájának elvégzési kötelezettsége mellett — bizony többlet-feladatokat ró ki személyére.