Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az iratok selejtezése és levéltári átadása

Az iratképző jelentőségét történeti, politikai, gazdasági szerepe határozza meg. Minél nagyobb múltú, minél jelentősebb gazdasági, politikai szerepet játszik a szerv, annál értékesebbek az iratai, míg egy másik, hasonló tevékenységet folytató, de elenyésző jelentőségű szerv iratai esetleg be sem kerülnek a levéltárba (ez azonban az irattári őrzési kötelmeken természetesen semmit sem változtat). Az iratok keletkezési helye és ideje is meghatározhatja az iratok fontosságát. Az iratok egy-egy történelmi korszak jelentős tanúi lehetnek (pl. az első és második világháború, az 1918-1919-es forradalmak, a német megszállás, a felszabadulás, 1956., 1968. stb.), a helyet tekintve pl. az országos és helyi vezető szervek, nagyvállalatok stb. Ha az irat készítője a politikai, közéleti, tudományos, művészeti élet kiemelkedő személyisége, az általa képzett vagy a rá vonatkozó irat akkor is megőrzendő, ha egyébként selejtezhető lenne. E szempontok különösen politikai, közigazgatási, egyetemi, kutatóintézeti, kiadói, színházi, múzeumi stb. területeken jelentkezhetnek. Eredeti iratnak az első, aláírt, hitelesített példányt kell tekinteni, míg a másodlat a második, harmadik stb. példány ill. az ismétlődő, ponto szövegű leírás. Eredeti példány birtokában a másodlat (duplum) kiselejtezhető, kivéve ha az eredeti elveszett és így a másodlat az eredetivel egyenértékűvé válik, tehát megőrzendő, vagy a másodlatra valamilyen intézkedés, utasítás, megjegyzés került feljegyzésre. A másolat az eredetihez képest keletkezhet eltérő időben és helyen és szövege sem egyezik meg mindig teljes egészében vele. Ilyen esetekben eredeti iratnak minősül, különösen ha hitelesítésre is kerül. Vannak olyan iratanyagok, amelyeknek tartalma a szerv egyéb irataiban is megtalálható, adatai tükröződnek bennük. Ilyenek a különböző negyedéves, féléves jelentések, statisztikák stb., amelyeket az éves beszámolók, mérlegek stb. összesítenek, és amelyek birtokában a részanyagok kiselejtezhetők. Ha az iratok fizikai állapota úgy megromlik, hogy veszélyezteti a többi iratanyagot is (fertőzés, beázás stb. következtében) az illetékes levéltártól selejtezési jegyzőkönyv megküldésével (és megfelelő tájékoztatással a körülményekről), kérhető az anyag selejtezésének engedélyezése az őrzési idő lejárta előtt. Művészeti érték Ha maga az ügyirat vagy a hozzá csatolt okirat művészeti értékkel vagy kortörténeti dokumentumjelleggel bír, nem szabad kiselejtezni (pl. oklevél, fotó, képeslap stb.). Jogi vonatkozások Az iratok az állam, intézmények, személyek jogait, követeléseit, jogosultságait rögzíthetik ill. bizonyíthatják, ezért a selejtezhetőségük idejét a vonatkozó jogszabályok alapján kell megállapítani, amíg ezek a jogi vonatkozások érvényesek. c) A selejtezést követő eljárás A selejtezhető anyag gondos kiválogatása és rendezett lerakása után"a kiselejtezett iratokat jegyzékbe kell foglalni és selejtezési jegyzőkönyv formájában 2 példányban megküldeni az iletékes levéltárnak. A selejtezési bizottság az általa átvizsgált iratcsomót lehetőleg szignálja, hogy az ne keveredjék a még nem ellenőrzött anyaggal. A selejtezési felelős gondoskodjék róla és ellenőrizze, hogy a kiselejtezett tételek az irattári raktári jegyzékből kivezetésre kerüljenek, és az anyag iktatókönyvének „kezelési feljegyzések" rovatában az egyes selejtezett ügyiratokat is megfelelően kivezessék. (Ezt jól látható módon „S" betűjellel írásban vagy bélyegzővel kell jelölni.) A kiválogatott, selejtezendő anyagokról elkészített selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni, hogy hol és mikor készült, kik vannak jelen, a selejtezést végrehajtó szerv és egység nevét, az iratok tárgykörét és évkorét, az iratanyag mennyiségét folyóméterben, a selejtezett tétel keletkezési évét, irattári tételszámát, a tételnek az irattári tervben szereplő pontos megnevezését, a tételre vonatkozó őrzési idejét (2, 5, 10, 20 év stb.) valamint a tétel mennyiségét (folyóméterben). Az adott tétel mindig az előírt őrzési idő lejártát követő évben selejtezhető, tehát nem az őrzési idő utolsó évében. A selejtezési jegyzőkönyv végén a selejtezési bizottság nyilatkozik, hogy a selejtezési előírásoknak megfelelően járt el. A jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság vezetőjének és tagjainak aláírásával valamint a cégbélyegző lenyomatával kell hitelesíteni. Ezt követően 2 példányban