Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)
Dr. Purcsi B. Gyula: Az iratok selejtezése és levéltári átadása
meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. A levéltár a jegyzőkönyv kézhezvétele után vagy helyszíni ellenőrzéssel vagy a jegyzőkönyv felülvizsgálatával, majd a jegyzőkönyv egyik példányának visszaküldésével — amelyet jóváhagyó záradékkal lát el — engedélyezi az iratanyag elszállítását, vagy megteszi észrevételeit. A levéltár elrendelheti egyes anyagok további őrzését, az iratok tartalmi, történeti stb. értéke alapján vagy az eredeti példányok kétséges megléte esetén, súlyosabb mulasztáskor (iratpusztulás, szabálytalan selejtezés, nem kielégítő adatokat tartalmazó selejtezési jegyzőkönyv) pedig észrevételeit levélben közli az iratképző szervvel. Ha a szerv ennek alapján a hibákat korrigálja, a levéltár jóváhagyja a selejtezést, ha azonban az iratképző ezeket elmulasztja, a levéltár az illetékes felügyeleti hatóságnál bejelentést tesz, sőt kirívóan súlyos szándékos mulasztást tapasztalva, a levéltár bírósági eljárást is kezdeményezhet. A levéltár mindvégig jogosult a selejtezés lebonyolítása alatt annak ellenőrzésére. d) Az 1969/27. sz. tvr. hatálya előtt keletkezett iratok selejtezése Az irattári tervek életbelépése előtt keletkezett iratok selejtezésére a 185/1951. (X. 23.) MT. sz. rendelet, valamint a 45/1958. (VI/. 30.) Korm. sz. rendelet és a végrehajtása tárgyában kiadott tárcaszerű utasítások alkalmazandók. — A 185/1951. (X. 23.) MT. sz. rendelet az irattári anyagoknak egységes szempontok szerinti selejtezését írta elő, és a végrehajtást tárcaszintű utasításokra utalta. Az egyes tárcák olyan ügykörjegyzékeket adtak ki, amelyek az egyes ügykörökben keletkezett iratok őrzési idejét szabályozták, de a kapitalista korban keletkezett ügyiratokra is vonatkoztak. Mivel az utasítások 5 éves irattári őrzést írtak elő, így 1950-51 ben került sor a kapitalista kori iratanyag zömének selejtezésére. — A 45/1958. sz. kormányrendelet ugyancsak az egyes tárcák utasításaira bízta a részletes szabályozást. A selejtezést az utasítások mellékleteként kiadott ügykörjegyzékek alapján kellett elvégezni. Ezek az ügykörjegyzékek már a 10 éves általános őrzési időn túl, tartalmazták a 10 évnél rövidebb 2, 3, 5 stb. éves) tárolásra kötelezett iratok meghatározását valamint a nem selejtezhető, ill. a 10 évnél hoszszabb őrzési időt igénylő ügykörök jegyzékét is. Ezek az utasítások teljes egészében megőrzendőnek nyilvánították az 1867. előtt, 1919-ben és az 1944-1945-ben keletkezett iratokat. Az e rendelet hatálya alá eső iratokat egyenként kell felülvizsgálni és három kategóriába sorolni (mindvégig ügyelve arra, hogy az iratok eredeti rendje megmaradjon): az elsőbe a levéltárnak átadandó, a másodikba az irattárban tovább őrzendő, a harmadikba a selejtezhető iratok kerülnek. A selejtezés tényét az iktatókönyvek „Kezelési feljegyzések" rovatában „S" betűvel kell jelölni, a szervnél maradó iratokról pedig az iktatószámok felsorolásával jegyzéket kell készíteni. A nem iktatott iratok selejtezését az irattári raktári jegyzékben kell jelölni. A selejtezési jegyzőkönyv adatai is módosulnak, amely így tartalmazza a szerv nevét, a selejtezési bizottság összetételét, a selejtezés kezdetének és befejezésének időpontját, a selejtezett fondok nevét és évkorét, a selejtanyag részletesen felsorolt csoportjainak megnevezését, évkorét, mennyiségét, a visszatartott iratok jegyzékét (iktatószám keretét), a nem iktatott iratoknál és a segédletekkel nem rendelkező vagy tárgyilag rendezett irategységeknél azok ügykörét és évkorét valamint a selejtezési bizottság vezetőjének és tagjainak aláírását és nyilatkozatát, hogy a jogszabálynak megfelelő módon jártak el. e) A TÜK iratok selejtezése Az állam- és szolgálati titkot tartalmazó iratok selejtezésénél mind az 1969. évi 27. tvr., mind az 1987. évi 5. tvr. előírásait szem előtt kell tartani. Az állami- és szolgálati titkot tartalmazó iratok őrzéséről — a megőrzési idők — feltüntetésével — az irattári tervben rendelkezni kell. Az irattári tervben megjelölt határidők leteltével az iratok selejtezhetők. A selejtezésről 2példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni és megküldeni az illetékes levéltárnak. A jegyzőkönyvben jelezni kell, hogy a benne foglalt iratokat a levéltár TÜK iratokként kezelje : e vagy vissza lettek-e minősítve és az általános iratkezelés szabályai érvényesek rájuk. A selejtezési jegyzőkönyv (rá ugyancsak a titkos ügykezelés szabályai érvényesek) a selejtezendő iratokat darabszinten a nyilvántartási (iktató) számok sorrendjében tartalmazza. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni, hogy hol, mikor, kik, milyen tárgyban vették fel, ezenkívül az iratok nyilvántartási (iktató) számát, tárgyát, példányszámát (másolatokét is), lapszámát (összesen), valamint egy nyilatko-
