Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az iratok selejtezése és levéltári átadása

dr. PURCSI GYULA AZ IRATOK SELEJTEZÉSE ÉS LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA 1. A selejtezés a) A selejtezés előkészítése Az operatív és központi irattárakba került iratoknak ügyviteli és történeti értéke van. Az ügyviteli érték azonban az irattári tervben meghatározott idő elteltével megszűnik, ezért ezeket ki kell selejtezni és helyüket az újonnan képződött iratok számára fel kell szabadítani. Az iratselejtezés műveletét a 30/1969. (IX. 2.) sz. kormányrendelet szabályozza. Ez azonban csak az általa kötelezően előírt iratkezelési szabályzatok és irattári tervek elkészülte után keletkezett iratokra irányadó, és mivel az elkészítés legkorábbi dátuma 1972. január l-e volt, az ezelőtt keletkezett iratanyag selejtezésére a 45/1958-as kormányrendelet és az ennek alapján készült selejtezési ügykörjegyzékek előírásait kell alkalmazni. Természetesen ha az iratképző szerv nem 1972-ben, hanem később készítette el irattári tervét, úgy a fentiek annak életbelépésétől értelmezendők. A selejtezés megkezdése előtt felelős vezető irányításával (legalább 3 tagú) selejtezési bizottságot kell létrehozni, amelynek hivatalból mindig tagja az irattáros is. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés lebonyolításának módszertani felügyelete és irányítása, az illetékes levéltárral való kapcsolat felvétele, a selejtezésben közreműködő dolgozók kijelölése, a kiselejtezett anyagról készült jegyzőkönyv elkészítése és megküldése a levéltárnak, a selejtanyag elszállíttatása ill. megsemmisítése, a selejtezésben részvevő dolgozók jutalmazásának indítványozása (ha a szervnél lehetőség van erre). 30 nappal a selejtezési munkálatok megkezdése előtt az iratképző szerv írásban köteles értesíteni az illetékes levéltárat iratselejtezési tervéről, amelyet a levéltár általában jóváhagyólag tudomásul vesz. Az értesítésben jelezni kell, hogy mely szervezeti egység (osztály) milyen évkörű és tárgyú iratait kívánják selejtezni. A selejtezésben részvevő dolgozóknak megfelelő ismeretekkel kell rendelkezniük a szerv iratanyagáról, a selejtezési bizottság vezetőjét pedig tanácsos olyan felkészült, igazgatási vagy jogi szakemberek közül kiválasztani, aki ugyancsak jól ismeri az iratokat. Biztosítani kell a selejtezés tárgyi feltételeit is. Az irattárban mindig annyi helyet kell szabadon hagyni, amennyi a selejtanyag kiválogatásához és elkülönített, rendezett lerakásához szükséges, mert a selejtezett anyag ellenőrzését lehetővé kell tenni. Ez pedig zsákokba zsúfolt vagy gúlákba halmozott anyagnál lehetetlen, és emiatt az ellenőrzést végző levéltár elrendelheti az anyag utólagos rendezését. Időben meg kell szervezni a selejtanyag gondos elszállítását ill. TÜK iratok esetében megsemmisítését, bezúzását. b) A selejtezés lebonyolítása A selejtezés végrehajtásánál, az anyag kiválogatásánál az iratok értékéből kell kiindulni. Noha a minta irattári tervek általánosan rendelkeznek az egyes tárgykörök őrzési idejéről, azokat nem szabad mechanikusan alkalmazni. A kiválogatásnál figyelembe kell venni az irat tartalmát, az iratképző jelentőségét (történeti, politikai, gazdasági vonatkozásokban), az iratok keletkezési helyét és idejét, az irat szerzőjét, az irat eredeti, másodlat vagy másolati jellegét, a tükrözött példányok lehetőségét, az iratok fizikai állapotát, művészeti értékét és jogi vonatkozásait. Az iratok tartalmi értékét általában a szerv működésére vonatkozó legfontosabb, legátfogóbb adatok mennyisége és minősége adja meg. Ilyenek általában az irattári terv által végleges megőrzésre kijelölt ügykörök, a vezetés, tervezés, statisztika, irányítás, pénzügyi ellátás, ellenőrzés iratai. A szerv mindennapi gyakorlati tevékenységével kapcsolatos információk ezekhez képest másodlagos jelentőségűek mint pl. anyaggazdálkodás, karbantartás, szállítás, könyvelés stb. Ezzel szemben elsődleges jelentőségűek (a dolgozók szempontjából) a személyzeti iratok, amelyek emiatt általában 70—75 évig őrizendők, ennél tovább csak a személyzeti kartonok és egyes kiemelkedő személyiségek anyagát kell megőrizni ill. a levéltárnak átadni.