Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az irattár és az irattári munka

3. A mikrofilmekkel és a gépi adathordozókkal kapcsolatos eljárás a) A mikrofilmtár Az iratok mikrofilmezésének igényét főként három szempont motiválta: — biztonsági tartalék képezhető, ha az eredeti iratok elvesznének vagy megsemmisülnek, — nagymennyiségű irat tárolására 96—98%-os helymegtakarítás érhető el, — a különösen értékes dokumentumok megkímélhetők az elhasználódástól. A mikrofilmfelvétel alapproblémája (selejtezhető vagy nem selejtezhető iratnál egyaránt) jogi bizonyító ere/ének vagy hitelességének garantálása valamely eljárás során. A központi irattárnak átadott iratokat vagy meghatározott részüket akkor lehet mikrofilmre venni, ha a szerv rendelkezik a szükséges feltételek teljes és folyamatos meglétével, vagyis — a szükséges számú és alkalmazott technikának megfelelő leolvasó és papírnagyító berendezéssel, — olyan tárolóhellyel, amely tartós raktározásra alkalmas, — a központi irattárhoz tartozó, de attól lehetőleg elkülönülő leolvasó helyiséggel, — a szerv a mikrofilmmásolat hitelességét igazolja. A nem selejtezhető, levéltárnak átadandó kategóriába tartozó iratok eredeti példányait nem szabad megsemm isítenil A mikrofilmezés megkezdése előtt ki kell dolgozni a szerv mikrofilmszabályzatát vagy az adott anyagra vonatkozó rendszertervét, amely rögzíti a technikai berendezések típusát, a felvétel, elkészítés, átadás—átvétel, az ellenőrzés, a nyilvántartás, hitelesítés és selejtezés munkafázisait. A mikrofilmezésre és tárolásra az MSz 3496—63. és az MSz 103/4—86. sz. szabvány az irányadó. Ha a felvételezést nem a központi irattár végzi, akkor az átadás—átvételi jegyzék elkészítésére, a dobozok, tasakok feliratozására az iratcsomókhoz hasonló az eljárás. A filmtekercsen vagy -lapon olyan felvétellel kell kezdeni, amelyen feltüntetik, — a filmet készítő (ha nem azonos) eredeti iratőrző szerv nevét, címét, a film készítésének helyét és idejét; — a szervezeti egység nevét (amely az iratot létrehozta) vagy a nagyobb irattári ügykör megnevezését; — az 1972. után keletkezett iratoknál az irattári tétel megnevezését és számát; — a mikrofilm nyilvántartási számát (jelét). Az összefüggő iratok folyamatosan, keletkezési év, tétel, iktatószámok növekvő sorrendjében (vagy más, de az eredeti lerakási módot követő sorrendben), az elkészítéskor kapott sorszámmal kövessék egymást a filmtekercsen, filmcsíkon vagy -lapon. A folyamatos sorszámozás az esetleges hamisítás, betoldás ellen biztosítékul szolgál a nyilvántartás mellett. Gondoskodni kell a hiányzó iratok, csatolások, szerelések megfelelő helyen történő felvételezéséről. A hitelesített filmtekercsről egy vágatlan másolatot kell készíteni a biztonsági őrzéshez, de a tasakos mikrofilmcsíkok és mikrofilmlapok is csak akkor tekinthetők hitelesnek, ha egy összefüggő, vágatlan egész tekercsen is megőrzésre kerültek. A filmtár segédletei az átadás—átvételi jegyzék, növedéki napló, a filmjegyzék s esetleg a Kölcsönzési napló. A kölcsönzést a hitelesség védelme érdekében szigorúan szabályozni kell. A segédletek adatainak meg kell egyezniük az irattári segédletek adataival, amelyek azután még kiegészülnek a mikrofilmfelvételek sorszámával is. A filmjegyzék legfontosabb adatai tehát: — az irattári terv nagyobb ügyköre vagy a szervezeti egység neve; — az iratokévköre, — a tekercsen (tasakban, borítékban, kazettán), szereplő iratok keletkezési éve(i), — az irattári tételszám és a tétel megnevezése, — az iratok iktatószám-kerete (tói, -ig), — a felvételek sorszámkerete (tói, -ig), — a raktári szám. (A raktári szám itt is a raktári egység helyét mutatja majd meg. A raktári egység a doboz, tasak, boríték, kazetta.)