Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az irattár és az irattári munka

A tűzrendészetileg előírt számú oltókészülékeket hozzáférhető helyre kell tenni. Gázzal vagy szénsavval oltó készülékeket kell rendszeresíteni, mert a por- és haboltók károsítják az iratanyagot. (Msz. 1033-1034.) Az irattári anyagot nemcsak az elemi károk vagy az emberi gondatlanság, hanem a biológiai kártevők ellen is védeni kell. A közegészségügy évenkénti kötelező rágcsálóirtást ír elő, de eközben is — ha észrevesszük egér vagy patkány felbukkanását — rendkívüli irtásra van szükség, amelyet csak szakképzett gázmester vagy szakvállalat végezhet. A leggyakoribb rovarkártevőknek (különböző szúk, múzeumbogár, lisztbogár, portetű, könyvskorpió, csótány stb.) főleg a lárvája kártékony, és ez az iratokon jelentkező rágási nyomokról ismerhető fel. Ezek észlelésekor azonnal a KÖJAL-hoz vagy valamely féregirtó vállalathoz kell fordulni, mert a rovarkártevők elszaporodása igeniyors. Nagy kárt okozhatnak az iratanyagban a különböző penészgombatajták. Mivel a levegőben általában mindig található penészgomba spóra, így a fertőzés veszélye állandó — a gomba károsodás a leggyakrabban előforduló „iratbetegségnek" tekinthető. A gombák szaporodásának kedvező előfeltétele az iratanyag magas nedvességtartalma. Már 70%-os relatív légnedvességnél bekövetkezik ez a probléma, ha a nedvesség huzamosabb ideig fennáll. Magas iratnedvesség esetén a 20—25 C°-os szobahőmérséklet rendkívül kedvező a penészgombáknak, ezért a pincében, alacsonyabb hőmérsékleten tárolt iratok nem szállíthatók azonnal szobahőmérsékletű helyiségbe, előbb alacsonyabb hőfokon ki kell szárítani őket. (Ebből is kitűnik, hogy a légnedvesség és a hőmérséklet állandó ellenőrzésével megelőzhető a fertőzés.) A penészgombák az irattárban dolgozó embert is veszélyeztetik, tehát lényeges a higiéniás lehetőségek biztosítása, a munkavédelmi felvilágosítás, és gyanús tünetek esetén (főleg a nyálkahártyák érzékenyek a gombákra) feltétlenül és haladék nélkül közölni kell az orvossal, hogy penészes anyaggal foglalkoztunk. ci Berendezés Az irattárak hatékony működését az irattáros szakértelmén túl az iratok tartalmi értékének (ügyviteli, történeti érték, titkosság) megfelelően kiválasztott felszerelés és tárolóeszközök biztosítják. A páncélszobák és páncélszekrények előnye, hogy tűz- és betörésbiztosak, de mivel saját hermetikus mikroklímával rendelkeznek, nagy figyelmet kell fordítani arra, hogy fertőzött anyag ne kerüljön ide, mert a hermetikus térben a fertőzés hamar terjed. A páncélszobában és -szekrényben a megfelelő páratartalom olyan szilikagél elhelyezésével oldható meg (papír kg-ként 30 dkg szilikagél), amelyet előzőleg 50%-os páratartalmú levegőn állítottak be. Szellőztetéskor ügyelni kell arra, hogy az előtér páratartalma és hőmérséklete ne térjen el lényegesen a tárolóeszközétől, ezért itt is ajánlatos légnedvességmérő és hőmérő elhelyezése. A szellőző nyílással ellátott lemezszekrények ilyen klimatizálást nem igényelnek, ha a helyiség egyébként megfelelő viszonyokkal rendelkezik. A hagyományos iratanyagot tároló állványrendszereknél tűzbiztonsági szempontból ma már alapkövetelmény, hogy fémből készüljön. Igen értékes a helykihasználás szempontjából a gurulószekrényes és a kulisszaállványos megoldás. A gurulószekrények egymással szemben mozognak, a kulisszaállványok a sorból oldalirányba húzhatók ki. Az előbbi esetében általában egyszerre csak egy helyen lehet dolgozni, az utóbbi esetében egyszerre több állványon.is. Ez utóbbinak a balesetveszélye kisebb. Mindkét megoldás esetében kb. kétszer annyi irat helyezhető el azonos területen mint a rögzített állványos rendszereknél. A legkönnyebben elérhető rögzített állványos rendszer a Salgó-Dexion állványrendszer, melynek variabilitása mellett nagy előnye, hogy kompatibilis galéria-elemekkel is rendelkezik. A faállványzat kerülendő. Ha az irattár mégis ilyennel van felszerelve és kicserélésére egyelőre nincs mód, akkor a tűzvédelmi előírásoknak megfelelően lángmentesfteni kell. A lángmentesítő anyagba a féregkártevést megelőzendő, 1%-nyi para-diklórbenzolt kell adagolni. A lángmentesítést a portalanítással együtt 5 évenként célszerű elvégeztetni. A faállványzatot a féregveszély miatt is folyamatosan ellenőrizni kell, különösen az enyvezett részeken.