Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)
Dr. Purcsi B. Gyula: Az irattár és az irattári munka
A TÜK dolgozójaként az alkalmazható, aki a TÜK felügyelő által kijelölt vizsgabizottság előtt a titokvédelemre vonatkozó jogszabályokból vizsgát tett, aki fontos és bizalmas munkakört tölthet be. Az állam- és szolgálati titok védelmének ágazati irányítása a belügyminiszter feladata. 2. Az irattári helyiség kialakításának feltételei, védelme és berendezése a) Feltételek Az iratanyag nagy súlya miatt szükség van a raktárhelyiség előzetes födémterhelési vizsgálatára. Mivel bekövetkezhet az állványzat zsúfoltsága, az ajánlott terhelési érték 1000 kp/m*, tömör állványzat esetén 1200—1400 kp/m 2 . Ezért célszerű a nagyobb irattárakat az eleve raktár céljaira készült épületekben vagy a fölszintre telepíteni. A túl magas helyiségek és állványok a létrázás balesetveszéles volta miatt kerülendők, egyébként galériák kialakításával a magassága kb. 2,2 m. Ha a létra használata elkerülhetetlen, a megfelelő munkavédelmi előírások megtartása és a munkavédelmi oktatás kötelező. Az irattár nem lehet olyan helyen (pince, alagsor), ahol víz vagy szennyvízbetörés fenyegetheti, ezért fel kell mérni a környező csatornák és csővezetékek állapotát. Kiváltképp nem lehet csatornanyílás vagy szennyvízlevezető cső magában a helyiségben. A vízvezeték ill. a melegvizes fűtés csöveit is ajánlatos a legrövidebb távon vezetni és a legalsó polcsort az ajtóküszöb magassága fölé szerelni, mert a beömlő víz először azt árasztja el. Az irattár levegő/ének nedvességtartalma akkor marad megközelítőleg egy szinten, ha a helyiség hőmérséklete télen-nyáron azonos. Ha növekszik a hőmérséklet, a páratartalom csökken és ez fordítva is igaz. A helyiség páratartalmának megfelelően a benne tárolt anyag nedvességtartalma is változik. Ha az anyag túl nedves, az kedvez a biológiai kártevőknek, ha túl száraz, akkor elveszíti eredeti sajátságait és törékennyé válik. Papíranyag tárolására az 50 —65%-os relatív légnedvesség a legmegfelelőbb, aminek a mérésére a thermohydrográf szolgál. Mivel az irattár egyben munkahely is, a fenti páratartalmat télen 20 C°-on, nyáron maximum 24 C-on kell biztosítani. Amennyiben ez nem érhető el természetes klimatizáció útján (fűtés, légpárásítók, páraelvonó szerek, szellőztetés), úgy gondoskodni kell a falak szigeteléséről. Az iratanyagnak rendszeres szellőztetésre van szüksége. Olyan ventilláció alkalmazása a legjobb, amely a helyiségek légterét óránként kb. háromszor képes kicserélni. Általában naDi eav óra szellőzés elegendő, amit azonban nedves időben szüneteltetni, télen ritkítani ajánlatos. Az a berendezés jó, amely a helyiségből szívja el a levegőt és nem a külső, esetleg túl hideg levegőt pumpálja be. A papírt erősen károsítja a napfény ibolyántúli sugárzása. Ezért jó, ha az irattári raktáron nincs ablak. Ha mégis csak hagyományos épület áll rendelkezésre, az ablakokba „solar" üveget kell elhelezni, de jó védelmet jelent az ablakok lefestése is. Gondoskodni kell a megfelelő világításról. Állandó munkahelyi viszonyok között min. 250 lux erősségű megvilágítás szükséges, raktári célokra elengedő a 100—150 lux is. Tisztán fénycső világítás az ibolyántúli sugárzás miatt kerülendő. Az iratanyag egyik legnagyobb ellensége a por. Ezért 5 évenként legalább egyszer portalanítani kell magát az anvaqot, a helyiséget rendszeresen takarítani, az állványzatot pedig fertőtlenítő lemosással kezelni (különösen i faállványzatot, amely a gombafertőzés melegágya lehet). b) Védelem Tűzrendészeti szempontból az irattárak a „C" kategóriába sorolandók, ezért valószínűleg különbözni fognak a fenntartó szerv általános tűzvédelmi kategóriáitól. Ezért ki kell dolgozni a rá vonatkozó, helyi tűzvédelmi előírásokat és az ott dolgozókat tűzvédelmi oktatásban kell részesíteni. A legmegfelelőbb fűtési mód a központi vagy távfűtés, vaskályha vagy gázfűtés nem ajánlatos, cserépkályha is csak a munkaszobákban. Az irattárat biztonsági zárral ellátott vasa/tóval kell zárni, amelyen alul szellőző furatok vannak. Ha az ablakok a földszintről elérhetők, vasrácsokat kell szerelni rájuk. Az elektromos hálózatot központi megszakító kapcsolóval kell ellátni, a biztosítéktáblát és a főkapcsolót a bejárati ajtó mellett, az irattáron kívül kell elhelyezni.
