Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az irattár és az irattári munka

kül, hogy elkülönítetten kellene kezelni ezeket (amennyiben nem jogelőd szervről van szó). A kapitalista vállalatoknál alkalmazott, a hagyományos iktatási módszertől eltérő az ú.n. dossziérendszer, amelynél nem az egyes ügyiratokat, hanem csak az együvé tartozó, dossziéba rendezett irategyüttest tartották nyilván. Kiemelt jelentőségű volt a levelezés, amelyet levelező partnerek szerinti sorozatokba rendeztek és irattartóit betűrendben kezelték, így rattári jeleket nem használva kerültek irattározásra. 1949-ben vezették be a közigazgatási számrendszer néven ismert egységes iratkezelési és irattározási rendszert, majd 1952. január 1-ével ennek átdolgozott formáját, az országos érvényű csoportszámos rendszert. E rendszerben az iratok tárgyát tizedes számok bontásával kellett meghatározni tíz főcsoportból kiindulva. A csoportszámokon belül minden egyes irat alszámot kapott. Irattározáskor ezeket az iratokat a nyilvántartó lapok csoportosításának megfelelően, a csoportszámok növekvő rendjében kellett elhelyezni. Ahol indokolt volt, a rendszer megengedte a csoportszámon belüli sorszámok helyett a partnerek vagy ügyfelek betűrendes rendezését is. h) Az iratok kölcsönzése az irattárból Az irattárból csak hivatalos használatra, 15 napos kölcsönzési időre szabad iratot kiadni. Ha az irat ezidő alatt nem érkezett vissza akkor sürgetni, 30 napon túl pedig az illetékes vezetőnek jelenteni kell. A kölcsönzés tényét az iratkölcsönzési naplóban kell rögzíteni, melynek rovatai a kölcsönzés dátuma, a kölcsönző neve és aláírása, az irat jelzete és tárgya, a kölcsönzés határideje és a visszaérkezés időpontja. Kölcsönzött irat helyére őrjegy teendő, amin szerepelnie kell a kölcsönzés dátumának, az irat jelzetének és tárgyának valamint az átvevő aláírásának. Az irat visszavétele után az őrjegyeket időrendben meg kell őrizni. Ha az irattárban levő ügyirat csatolását vagy szerelését az ügyvitel szükségessé teszi, a csatolt vagy szerelt ügyirat helyére iratpótló lapot kell tenni (annak ellenére, hogy csatoláskor ugyan csak ideiglenesen, de szereléskor véglegesen kerül másik irat mellé az adott /ügy/irat). Az iratpótló lapon fel kell tüntetni a „csatolva" ill. „szerelve"; az irat jelzete és tárgya; a „hova" és a dátum adatokat. i) Betekintés az iratokba, hiteles másolat készítése Gyakran előfordul, hogy betekintést kérnek az irattárostól bizonyos iratokba. A betekintés rendjéről és módjáról az 1957. évi IV. törvény intézkedik. Eszerint az ügyfél ill. jogi képviselője, amennyiben jogosultságát hitelt érdemlően igazolja, az ügyintéző jelenlétében betekinthet az iratba és arról jegyzetet vagy nem hiteles másolatot készíthet. Ha olyan jogszabály van érvényben, amely az iratkezelő engedélyéhez köti a betekintést, az ügyfélnek azt előzetesen meg kell szereznie. A betekintésre illetéket kiszabni nem szabad. A hiteles másolat készítését ugyancsak a fenti törvény szabályozza. A másolat készítését az illetékes vezető vagy ügyintéző engedélyezi. A hitelesítéshez a „másolat hiteles" megjegyzés, az illetékes vezető aláírása, az „ellenőrizte" (hitelesítő aláírása) feltüntetése, a dátum megjelölése és a bélyegzőlenyomat elhelyezése szükséges. A hiteles másolat készítésére illetéket kell kiszabni. j) TÜK iratok irattározása Az állam- és szolgálati titkot tartalmazó iratok megőrzéséről és irattározásáról az irattári tervben külön kell rendelkezni. A TÜK iratkezelés és irattározás a hagyományos iratkezeléstől elkülönítetten történik. A TÜK helyiségét a védelméhez szükséges technikai és elektronikai eszközökkel (vasrács, riasztóberendezés, tűzjelző stb.) kell felszerelni. TÜK iratok csak páncél- vagy lemezszekrényben tárolhatók, de ha a helyiség nyílászárói megfelelően védettek, akkor állványzaton is. Ez esetben szigorúbb tűzvédelmi előírásokat kell foganatosítani. A TÜK iratokat egyedi ügyiratonként, az iktatószámok emelkedő rendjében kell lerakni. A TÜK helyiség valamint a szervezeti egységeknél a TÜK iratok tárolására és őrzésére használt páncél- vagy lemezszekrények zárásának és lepecsételésének megszervezéséért a TÜK felügyelő a felelős.