Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az irattár és az irattári munka

Az iratokat ilyenkor nem a központi irattárba kell lerakni, hanem — decentralizált iktatás esetén az egyes iktatóhelyek mellett, — centralizált iktatásnál a központi iktató mellett kialakított kézi irattárba. A kézi irattár rendjére is kötelező érvényű az irattári tervben előírt tárgykörök és tételszámos rendszer kialakítása, és az egyes éveken és tételeken belül az iktatószámok emelkedő sorrendje. Az iratok elhelyezésénél kerülni kell a régi iratkezelésben alkalmazott fraktúr tárolási formát, és az irattartókban, dossziékban, kötegekben és dobozokban egyaránt — a lehetőség szerint — a kiterített formát kell alkalmazni. Hangszalagot két évnél tovább nem szabad tárolni, hanem intézkedni kell leírásáról és ismételt felhasználásáról. Egy éves selejtezhetőségű iratokat a kézi irattárból is szabad selejtezni. Öt évnél tovább kézi irattárban nem tartható vissza az iratanyag ott, ahol központi irattár is van, és indokolt a szervezeti egységek iratainak együtt tartása. Egyes szervezeti egységeknél azonban, amelyeknél önálló iktatás folyik és az ügyek öt éven túl is visszakereshetők, decentralizált, önálló irattározás is kialakítható. A decentralizált irattározás szervezetét az iratkezelési szabályzatnak rögzítenie kell. Ezt a rendszert leginkább a több telephely, a szervezeti, helyi széttagoltság teszi indokolttá. Ez a rendszer úgy is segít a szervezeti egységeknek az önálló működésben (egyes kivételes szervezeti egységektől eltekintve), hogy az egy működési helyen keletkezett iratanyagot együtt tartja. Az iratok együtt tartása az az irányadó elv, amely mind az ügyviteli, mind a történeti szempontokat figyelembe véve a legfontosabb. Egy adott iratképző szerv működését — kialakított rendjével — leginkább a központi irattár tükrözi, amelybe — meghatározott őrzési idő után — mind a kézi, mind a decentralizált irattárakból átkerülnek az iratok, és ahol vagy végleges vagy átmeneti (selejtezés ill. levéltári átadás miatt) őrzésben részesülnek. c) Az irattári kezelés rendszere Az iratok irattári kezelésének rendjéről, irattározásáról, selejtezéséről és levéltárnak történő átadásáról az iratkezelési szabályzat rendelkezik. Az irattári terv határozza meg az iratképző szerv működése során képződő, esetlegesen „képződhető" ügykörök alapján az iratok tárgyi csoportjait, amelyekbe irattározáskor besorolandók. Ezek az irattári tételek, amelyeknek azonossági jele az ú.n. irattári tételszám (ez betű- és számjelekből egyaránt állhat). A tételszámos rendszerben az egy évben keletkezett azonos tárgyú ügyek egy helyre kerülnek, így selejtezésüket is egyszerre lehet elvégezni. Az irattári tervnek az iratképző szervezeti felépítését kell fő rendszerezési elvéül választania. A szervezeti egységeken belül lehetőleg a következő rendszert kell követni: — a szervezeti egység működtetésével, fenntartásával kapcsolatos ügyek (személyi, dologi ellátottság stb.), — a szervezeti egység feladatkörét képező ügyek, — a szervezeti egység feladatkörébe szorosabban véve nem tartozó ügyek, amelyeket ennek ellenére még ellát. E csoportosításon belül következik az egyes ügykörök minél részletesebb felsorolása, amelyeket egységesen végig kell számozni. A szervezeti egységeknél mindig hagyni kell néhány tételszámot üresen is, az esetleges újonnan keletkező ügyek besorolására. Az irattári tervnek tartalmaznia kell minden tétel irattári őrzésének években meghatározott számát (1, 2, 5, 10, 15, stb.) és egy másik oszlopban a nem selejtezhető ill. nem selejtezhető, levéltárnak átadandó iratok őrzési idejének lejártát, ami egyben a levéltári átadást jelölő évszám is (15, 25, 30, 50). Az irattári tervben szerepelnie kell a terv- és okmánytárak, dokumentációs központok vagy egyéb nyilvántartások anyagainak is. A kép- és hangfelvételeket, gépi adathordozókat, ha ezek a szerv rendeltetésszerű működésével függnek össze, szervezeti egységenként, külön csoportban ugyancsak szerepeltetni kell. Ha az egyes tételek őrzési ideje túlzott, — az ügyvitel ezt nem követeli meg, — az illető tétel őrzési ideje csökkenthető, de ennek a fordítottja is elvégezhető.