Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az irattár és az irattári munka

d) Az iratok átadása a központi irattárnak A tételszámos rend kialakítása már az operatív irattárakban is kötelező. Ha a központi irattárba való iratátadásra kerül sor (akár az operatív irattárból a 2—5 év letelte után, akár évente közvetlenül a szervezeti egységektől), az csak szabályozott módon mehet végbe. A szervezeti egységek, operatív irattárak csak lezárt, teljes évfolyamú anyagot adhatnak át a központi irattárnak. A tételekbe rendezett irattartó dobozok vagy kötegek, amelyek legalább egy teljes naptári év anyagát tartalmazzák, segédkönyveikkel együtt (iktató- és mutató könyvek) és átadási—átvételi jegyzék kíséretében adandók át. Az átadási—átvételi jegyzéket, s az ennek megfelelően rendezett és feliratozott iratcsomókat az átadónak kötelessége elkészíteni. Jegyzék nélküli és rendezetlen anyagot az irattár nem vesz át, azt vissza kell irányítani az illetékes egység vezetőjéhez. Az átadási—átvételi jegyzéket az átadó 3 példányban készíti el, amelyből 2 nála marad. A jegyzék rovatai: - az átadó neve (szervezeti egység, kezelőiroda, osztály stb.); - az iratok keletkezési éve (évei); - az irattári tételszám(ok) (egy csomón belül több tétel is lehet); - az egyes tételeken belül az iktatószámok kerete (az iktatószámok az irattári tételben nem számsorrendben kerülnek össze, hanem tárgyilag vannak összeválogatva, ezért az iktatószámok kihagyásokkal, emelkedő sorrendben követik egymást, és így a tételen belüli első és utolsó iktatószámot kell megadni); - az iratanyaghoz tartozó segédkönyvek (iktató, mutatókönyvek (egy könyv = egy csomó)); - a hiányzó iratok jegyzéke (az átadó köteles elkészíteni és az átadási—átvételi jegyzékkel együtt átadni az irattárosnak, ugyancsak 3 példányban, amelyből egyet az átadott anyag iktatókönyvében kell őrizni, és amikor az anyag levéltári átadásra kötelezett lesz, így kerül át majd a levéltárba). Az átadási—átvételi jegyzéknek átvétel után a központi irattárban sorszámot kell adni és dátummal ellátva be kell vezetni (mintegy iktatni) az irattári növedéki naplóba, amelynek rovataiban elegendő - az átvétel időpontját, - az iratanyag keletkezési évét, — a csomók számát és, — a hiányzó iratok jegyzékét feltüntetni. Az irattározásra átadott iratanyag legmegfelelőbb tároló eszköze az irattartó kartondoboz. A dobozon átadáskor az átadó feltünteti tartalmát, ami megfelel az átadási jegyzék 1 —4 pontjának. A doboz felirata tehát: Szerv neve, Szervezeti egység: Az iratok keletkezési éve(i) Tételek száma és megnevezése Selejtezhető: Xév Raktári szám: (Iktatószámok: -tói -ig.) A selejtezhetőség évét és a raktári számot az irattáros írja rá a dobozoké, és ha a raktárban végleges helyükre kerültek, akkor az illető szervezeti egység állagába. A dobozokra a felirat nagyobb, cserélhető vignettákra kerüljön fel. ej A raktári rend A raktári rend a tételszámos rendszerben az irattári tervnek megfelelő helyi tagolódást mutat. Ha központi iktatás folyik a szervnél, az irattári tervben meghatározott nagyobb ügyköröknek megfelelő csoportosításban kerülnek — keletkezési évük szerint - az iratcsomók a polcokra. Ha decentralizált az iktatás, a szervezeti egységek szerint tagolunk, azon belül pedig évek és tételek szerint.