Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai

az iratok visszakeresését segítő segédkönyvek vezetése, a tárgymutató, névmutató, vagy idegen számmutató a szerv vagy szervezeti egység feladatkörébe utalt iratféleségek jellegétől függően. Az iktatott iratokat az év kezdetén - a rendszeresített iktatókönyv mellékleteként — újonnan nyitott betűsoros név- vagy tárgymutatókönyvben kell mutatózni. A mutatózást az iktatást követően, de mindenképpen még az iktatás napján el kell végezni. Ki kell választani a tárgyra vagy a tartalomra utaló legmegfelelőbb címszót vagy címszavakat, és az illető betűnél kell a tárgymutatóba bevezetni. Ha több jellemző címszó lehetséges, akkor valamennyit be kell vezetni a megfelelő kezdőbetűnél és mellettük az iktatószámot is fel kell tüntetni. Ugyanígy kell eljárni a nevekkel is, amelyeket a megfelelő kezdőbetűknél, az iktatószámmal együtt kell bevezetni a névmutatóba. Nagyobb ügyforgalmú szervnél hasznos az idegen számmutató vezetése, hogy a küldő szerv iktatószámának ismeretében azonnal rá lehessen találni az irat helyi iktatószámára. Az idegen számmutatóban 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,9,0, számokkal végződő oldalakat kell nyitni, és az iratot a küldő szerv iktatószáma utolsó számjegyének megfelelő oldalon kell bejegyezni, feltüntetve a saját iktatószámot. Az idegen számmutató a név- és tárgymutató kiegészítője lehet. d) Előirat, utóirat Az ügyintézői munka megkönnyítése és a tisztánlátás elősegítése, a helyes irattári rend kialakítása érdekében az egy ügyben keletkezett iratokat egymáshoz kapcsolva azaz az előiratot az utóirattal együtt kell kezelni. Az egy ügyhöz tartozó iratok összekapcsolása az iktatással összefüggő iratkezelői feladat. Az iktatás előtt meg kell állapítani, hogy a kérdéses ügynek van-e előzőleg érkezett illetőleg keletkezett irata. Ez az iktatásra kerülő iratnak előirata, míg az újonnan érkezett az előzőnek az utóirata. Ha van előirat, azt az iktatásra kerülő irathoz kell szerelni. Előfordul, hogy az ügy előiratai az előző év(ek)ben keletkeztek, akkor az előző év(ek) iratai közül kell kiemelni és az újabb irathoz szerelni. Az ügyben keletkezett összes előiratok irattári helyéről való kiemelését és utóirathoz történő kapcsolását nevezzük szerelésnek. Az előiratok és utóiratok szerelését illetve ennek a műveletnek a tényét az iktató könyvben, a mutató könyvben és — ha érintett az irattár — az irattári nyilvántartásban is jelölni kell. A szerelést úgy kell elvégezni, hogy az adott üggyel kapcsolatos valamennyi irat időrendben következzék egymás után, az egyes iratok pedig könyvszerűen lapozhatok, könnyen olvashatók legyenek. e) Gyűjtőszám és gyűjtőív (elosztóiv) Gyakran előfordul, hogy hivatalból megküldött levélre előreláthatólag több válasz érkezik (pl. jelentések, tájékoztatók stb.). Ezeknek a beérkező válaszoknak az együtt történő kezelésére célszerű gyűjtőszámot fenntartani és a beérkező iratokat ennek alszámain nyilvántartani. Ugyancsak 1 gyűjtőszámot kell nyitni és elosztóívet kell alkalmazni azokban az esetekben is, amikor azonos szöveggel több szervhez vagy szervezeti egységhez küldenek pl. körlevelet, meghívŐt, értesítést stb., vagy az elosztóíven felsorolt szervektől, szervezeti egységektől a kiküldött iratra válaszok is várhatók. Az elosztóív ilyenkor gyűjtőivként is alkalmazható, azaz amikor azonos témában több szervtől vagy szervezeti egységtől rendszeres időközönként vagy esetenként várható iratok érkezése, ezek nyilvántartására gyűjtőívet használunk. Elosztó- vagy gyűjtőív alkalmazása esetén az elosztó- vagy gyűjtőívet kell iktatni, és ezen a gyűjtőszámként alkalmazott iktatószámot és tárgyat feltüntetni. Fel kell sorolni a gyűjtőív alszámain azok megnevezését, ahová az iratokat kiküldik, illetőleg ahonnan az érkezését várják. Ilyen esetben az iktatókönyv rovatait a többi irat iktatásával megegyezően kell kitölteni és a kezelési feljegyzések rovatába be kell írni, hogy „elosztóív szerint" vagy „gyűjtőív szerint". Az elosztó- ill. gyűjtőívet a hozzácsatolt iratokkal együtt kell irattárba helyezni. f) Eljárás „ TÜK" iratok esetén Az e körbe tartozó iratok kiküldése, vagy beérkezése esetén az elosztó- vagy gyűjtőívre az iratot minősítő jelölést, példányszámot és az irat terjedelmét is rá kell vezetni.