Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai

4. Az iratok továbbítása szerven belül (kezelőiroda és egységek illetve egységek közötti)és az ügyintézés folyamata A szerven belüli iratkézbesftés vagy továbbítás minden esetben átadókönyvvel, aláírás ellenében történik. A központi iktatóiroda valamint a szervezeti egységek, egymás között iktatott iratokat átadó-könyvvel visszavárólag adhatnak át. Az átadó-könyvbe kell írni az átadás napját, az iktatószámot, szerelt iratok esetében az együvé tartozó iratok iktatószámainak felsorolását is. Az iratokat a központi iktatóiroda az ügyintézés befejezéséig; az iktató szervezeti egység a tájékoztatás, tudomásulvétel, részintézkedés megtétele végett meghatározott időre, minden esetben visszavárólag adhatja át. A visszaadás ugyanígy történik. A központi kezelőiroda az érkeztetőkönyvben aláírás ellenében adja át az illetékes iktató szervezeti egység iratkezelőinek a küldeményeket. A Pártszervezet, KISZ-szervezet, Szakszervezet részére érkező küldeményeket a számukra rendszeresített átadó-könyvben ugyancsak aláírás ellenében kell átadni (felbontás nélkül). A szervezeti egységek az egymás között „belső" levelezést az iratkezelők közvetítésével szintén átadó-könyvvel, aláírás ellenében juttatják el a címzettnek. Az imént ismertetett iratkezelési fázisokat az ügyintézés folyamata követi az alábbi mozzanatokkal: a) Szignálás Iktatás után az iratokat be kell mutatni az illetékes szervezeti egység vezetőjének, aki az iraton utasítást ad a kívánt intézkedésre és az ügyintézés módjára. Röviden jelzi, ha az iratot visszavárja tudomásulvételre, láttamozásra, ha esetleg részintézkedés megtétele végett át kell adni más szervezeti egységnek vagy személynek. Kijelöli az ügyintézőt ill. névre szólóan kiszignálja az iratot. Bármely felettes szervtől érkező — akár névre szóló is — küldeményt, vagy felettes szervek részére készített minden olyan iratot, amelyben a szervezetet érintő bármilyen adatot szolgáltat, jelentős nyilatkozatot tesz vagy tájékoztatást ad, illetőleg amelyben a szervet érintő kötelezettséget vállal vagy jogot szerez, a szervezeti egység vezetője köteles a szerv vezetőjének bemutatni és a vezető utasításának megfelelően intézkedni. Ilyen esetekben kizárólag a szerv vezetője jogosult aláírásra. Tartós távollétében a Szervezeti és Működési Szabályzat szerint megbízott helyettese jogosult az intézkedések megtételére. b) Iratok készítése Az ügyintézők kötelesek a szervezeti egység vezetőjének utasítása szerint eljárni, és az ügy intézésében megtett közbenső intézkedéseket az iraton feltüntetni. A közbenső intézkedés személyes megbeszélés útján vagy telefonon is történhet. Az intézkedés lényegét feljegyzés formájában röviden össze kell foglalni, amiben fel kell jegyezni az információt adó személy nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját. Az elintézés történhet válaszlevéllel (ide érthető a telex és a távirat is), belső intézkedéssel, véleményezéssel, javaslattal és érdemi ügyintézés nélkül (pl. tudomásul vétellel) irattárba helyezéssel. A telefonon vagy közvetlen személyes megbeszéléssel történt intézkedést az iratra rá kell vezetni, de újabb iratot nem kell készíteni. Az ügyintéző a fogalmazványt (továbbiakban: intézkedési tervezet) elkészítheti „hátilag" vagyis az iktatott ügyiraton, előadói íven, sokszorosított nyomtatványon, vagy írógépen tisztázat ként, az egy idejűleg készülő másolati példányokkal (indigós másolattal) együtt. Rövid szövegű kiadványok esetén a kiadvány tervezetét és a tisztázatot célszerű gondos fogalmazás után egyszerre elkészíteni. Hosszabb, terjedelmesebb kiadvány szövegezésénél könnyebben előfordulhat fogalmazási hiba, ezért kiadvány-tervezetet kell készíteni, a fogalmazványt gondosan át kell olvasni, a pontatlanságokat ki kell javítani és a javításnak megfelelően kell a tisztázatot elkészíteni. A tervezet kiadványozása után már nem lehet változtatni a szövegen. Ha az ügyintéző a tisztázat elkészítése előtt még javított a tervezeten, a rontottat át kell húzni.