Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai

Az iktatókönyv rovatait tintával kell kitölteni, ceruzás bejegyzést tenni, sort üresen hagyni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves bejegyzés vagy szövegrész radírozása vagy lefestése tilos. Azt egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel kell igazolni. Az iktatókönyvet az iratkezelő tölti ki. Sorszámait előre be kell írni, amivel a számtévesztést, kihagyást, esetleges ismétlést el lehet kerülni. Az iktatás keltét — ami megegyezik a beérkezés idejével — minden egyes irat iktatásakor be kell írni, ismétlő jelet nem szabad alkalmazni. (Alszámos iktatásnál a keltezést az alszám megfelelő rovatába kell beírni.) A küldő neve rovat kitöltésénél a rövidítéseket csak annyira szabad használni, hogy a rövidítésből a küldő neve felismerhető legyen. A tévesztések elkerülése végett kell a küldő címét is beírni a neve alatt, az irat azonosításához pedig szükséges az irat keltének és számának feltüntetése. („H" betű jelzi, ha az irat saját kezdeményezésű.) Igen fontos a tárgy rövid, tömör, az ügy lényegére vonatkozó megfogalmazása. A mellékleteket arab számmal kell jelölni, tíz darab felett pedig „iratcsomó" jelzést kell a megfelelő rovatba bejegyezni. Az ügyintéző neve rubrikába az előadó nevét kell olvashatóan beírni. A kezelési feljegyzések rovatnak olvashatóan tartalmaznia kell az elintézés és az elküldés módjára vonatkozó bejegyzéseket. Esetenként itt kell ceruzával jelölni a határidőbe helyezést, piros színnel az „ÜT" jelzést (az ilyen iratok megkülönböztetett kezelésére felhíva a figyelmet), saját kezdeményezésű irat esetén ide kell beírni a levél címzettjét. Az irattárba helyezés dátuma rovatot (lehetőleg az elküldés napján) az irattárba helyezéskor kell kitölteni. Az irattári jelzet rovat kitöltése folyamatosan történik: iktatáskor kell bejegyezni az „E" betűnél, ha előzmény volt az ügyben, az előirat számát, alapszámos rendszerben az alapszámot is. Az előirat iktatószámának sorába az „utóirat" számát kell beírni. Az iratok összetartozását minden esetben jelezni kell az iktatókönyvben, mind az előiratnál az utóiratot, mind az utóiratnál az előiratot, illetve ahol alapszám is van, azt is. Iktatáskor minden esetben meg kell győződni arról, hogy az ügynek előzménye volt-e és ha volt, a fentiek szerint kell eljárni. Az irat irattárba helyezésekor kell bejegyezni az irattári tételszámot, amit az ügyintéző határoz meg és ír fel az iratra. Az iktatóbélyegző lenyomata kitöltése Ez tartalmazza a szerv nevének, az ügyintéző szervezeti egység nevének vagy betűjelének, az érkezés azaz az iktatás napjának, az iktatószámnak, az előiratszámnak, a mellékletek darabszámának, az ügyintéző nevének és az irattári tételszámnak a bejegyzésére szolgáló rovatokat. Az iktatóbélyegző használata ma már elengedhetetlen eszköze a nyilvántartásba vételnek, mert kis területen, együtt tartalmazza az irat legfontosabb adatait és mutatja, hogy az iratot hol iktatták, hová kell esetleg visszaadni. Használatával nem fordulhat elő, hogy az egy helyen már iktatott iratot máshol még egyszer beiktassák, vagy máshol tegyék irattárba. Az iktatóbélyegzőt az irat külső oldalának (hátlapjának) a bal felső részén kell rányomni úgy, hogy jól olvasható legyen. (Azért itt, mert ritkán található ezen a helyen írott szövegrész. Ha mégis előfordulna, akkor ugyancsak a baloldalon, közvetlenül a szövegrész alatt kell bélyegezni.) Az iktatóbélyegző lenyomatának rovatait az iktatókönyv bejegyzéseivel megegyező módon kell az iktatást végző iratkezelőnek kitölteni. A szervezeti egység vezetője írja be az ügyintéző nevét, az irattári tételszámot pedig az ügyintéző — mint az ügy legjobb ismerője — jegyzi be a tételszám rovatba. Nem szabad iktatóbélyegző lenyomattal ellátni a saját kezdeményezésű iratokat és a válaszleveleket, valamint a szervezeti egységek közötti belső használatú - egyébként érdemi intézését igénylő iratokat. c) Mutatózás, mutatókönyvek (tárgy- és névmutató, idegen számsor) A mutatókönyvek az iktatókönyvi nyilvántartás mellett az iratok visszakeresésének a biztosítékai, mivel a keresett irat pontos adataira nem lehet emlékezni, hanem csak az ügy tartalmára, tárgyának lényegére, esetleg egy névre vagy helységnévre. Ezért szükséges — egyes szervek esetében kötelező -