Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai

Vegyes szervezetű iratkezelési rendszerben tehát a szerv címére érkező küldeményeket a központi kezelőiroda dolgozói veszik át és minden küldeményt a beérkezésük sorrendjében érkeztetnek. Az érkeztetés a központi kezelőirodán a küldeményeknek a rendeltetési helyük szerint való csoportosításával — és azoknak a küldeményeknek a felbontásával, amelyeknek a címzése nem tartalmazza az irat rendeltetési helyét — egy időben történik. Az érkeztetést érkeztető-bélyegző segítségével kell végezni (dátumbélyegző is megfelel). Előírás, hogy a borítékon vagy az iraton a cím fölött kell az érkezés keltét szerepeltetni. Mivel a kezelők felelnek az általuk felbontott küldemények iratainak meglétéért és továbbításáért, központi kezelőirodán érkeztetett küldemények és iratok meglétének és átadásának igazolására érkeztető-könyvet kell vezetni (az érkeztető-könyv egyúttal átadó könyv is). Ebben az érkezés napját, a feladó nevét és címét, a felbontott küldemények esetében az irat tárgyát és a mellékletek darabszámát kell bejegyezni folyamatosan úgy, hogy közben sor ne maradjon üresen. A küldemények és iratok adatait szervezeti egységenként vagy iktatást is végző szervezeti egységenként csoportosítva kell bevezetni, hogy az egyes szervezeti egységek iratai átvételét egyszerre lehessen aláírással igazoltatni. b) Iktatás, iktatókönyv Az iktatás a szabályzatban meghatározott helyen (iktató helyeken) és módon történik. Minden érdemi intézést igénylő iratot iktatni kell, értve rajtuk a beérkező, a saját kezdeményezésű valamint az egyes szervezeti egységeknél keletkező jelentősebb belső ügyviteli iratokat (munkatervek, szakmai összefoglaló anyagok, értekezleti jegyzőkönyvek stb.), továbbá az egyes szervezeti egységek közötti érdemi intézkedést igénylő iratokat egyaránt. Nem kell iktatni a kereskedelmi jellegű felhívásokat, árjegyzékeket, szaklapokat, közlönyöket, meghívókat, számlákat, bankpostát, illetőleg azokat az iratokat amelyek nyilvántartására más jogszabály intézkedik. Minden iratot csak ott szabad iktatni, ahol az érdemi ügyintézés történik és az irat lerakásra, átmeneti irattározásra kerül. Érdemi intézkedést igénylő belső iratot csak a kibocsátó szervezeti egység iktathat, tehát egy iratot csak egyszer szabad iktatni. Azokat az iratokat, amelyek több szervezeti egységet érintenek, amelyeket hozzászólás, tudomásulvétel vagy részintézkedés végett más szervezeti egységnek (egységeknek) át kell adni, csak az ügyben elsődlegesen intézkedő szervezeti egységnél szabad iktatni. Az iratokat kézbesítő könyvvel visszavárólag át kell adni az intézkedő egységnek, majd az intézkedés megtétele vagy a tudomásulvétel után vissza kell venni. Az iratokat iktatókönyvben kell iktatni. Az iktatókönyv olyan nyilvántartókönyv, amely tartalmazza az iratok azonosításához szükséges, azok hollétének, valamint az ügyben tett intézkedések megállapításához szükséges adatokat, információkat. Az iktatást minden évben az év első munkanapján újonnan nyitott iktatókönyvben, 1-es sorszámmal kell kezdeni és év végéig megszakítás nélküli sorrendben folyamatosan vezetni. (Esetenként a szervezeti egység számára a szabályzatban meghatározott „keretszám-tartomány" legkisebb számával.) Iktatás céljára csak hitelesített iktatókönyvet szabad használni. A hitelesítést a szabályzatban meghatározott személy végzi. A hitelesítés szövegének a szerv nevét, az iktatást végző szervezeti egység nevét, a tárgyévet, az iktatókönyv számozott oldalainak a számát, a hitelesítés keltét valamint a hitelesítő aláírását kell tartalmaznia. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az utolsó bejegyzett iktatásnál aláhúzással le kell zárni, az üresen maradt sorokat átlósan át kell húzni. A lezárást központi iktatás esetén a központi iktatóiroda vezetője, egyébként az iktató szervezeti egység vezetője aláírással és pecséttel igazolja. Az iktatókönyv rovatai és kitöltésük Az iratok iktatása az iktatókönyv megfelelő rovatainak kitöltéséből, valamint az iktatóbélyegzőlenyomat iratra való helyezéséből és - az iktatókönyvi bejegyzéssel megegyező - kitöltéséből áll. Az iktatókönyv rovatai: iktatószám, iktatás dátuma, küldő neve, címe, az irat kelte, száma (ez lesz a hivatkozási szám), tárgya, a mellékletek darabszáma, az ügyintéző neve, kezelési feljegyzések, az irattárba helyezés dátuma és az irattári jelzet (előiratszám, utóiratszám, alapszám, irattári tételszám) bejegyzéseire alkalmas rovatok.