Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés-irattározás alakulása, szervezete, funkciói

intézőkhöz való továbbítását, majd visszavételét, központi irodára történő eljuttatását, átmeneti irattározását és az ottani selejtezést és átadást. A vegyes szervezeti forma terjedt el leginkább a szerveknél, mert a legegyszerűbbnek látszik, holott valójában a bürokrácia legalkalmasabb buktatóit hordozza magában, nem szólva az iratok ide-oda utaztatásáról és a többszörös nyilvántartásba vétel lehetőségéről. A rendszer lényege, hogy az ügyintézéshez szükséges iratok az ügyintéző közelében, sőt gyakran a kezelésében is vannak, mert nem egyszer előfordul, hogy ők végzik a nyilvántartást. Szervezési problémák miatt azonban gyakorta csak hosszú út után jut el az irat a központi kezelőirodától az ügyintézőhöz, mert több helyen megreked és ez lassítja az ügyintézést. Ráadásul mindenütt bizonyítani akarják, hogy foglalkoztak az üggyel, és ezért mindenütt nyilvántartásba veszik. A többszörös nyilvántartásba vétel miatt az iktató könyveket sehol sem tudják folyamatosan vezetni — egy-egY irat itt is, ott is szerepel, de hogy hol van valójában, mit intézkednek az ügyben, hol intézték és hol került az irattárba, az egyik iktató könyvből sem derül ki. Tehát egyrészt az ügyintéző késve kapja meg az iratot és ez a határidőre történő elintézés esélyét veszélyezteti, másrészt csak hosszú keresés után található elő a szükséges irat. Ennek elkerülésére igen gondos előzetes felmérő és szervező munka során kell meghatározni az iktató helyeket, kell megállapítani a megfelelő nyilvántartási rendszereket és kell megtervezni az irat lehető legrövidebb útját a központi kezelőirodától az ügyintézőig, figyelembe véve azt, hogy a központi kezelőiroda dolgozóinak a szerv nevében átvett küldemények rövid úton a címzetthez illetve az illetékes szervezeti egységhez való juttatása az egyik elsődleges feladata. 3. Az iratkezelés funkciója Az iratokkal kapcsolatos feladatok legnagyobb hányada az iratkezelés tevékenységi körébe tartozik. Az iratkezelésnek ügyviteli szempontból az a rendeltetése, hogy a megbízható és gyors ügyintézéssel az iratokat az érdekeltekhez eljuttassa; az iratok gyors és pontos visszakereshetőségének biztosításával a lehető legrövidebb időn belül - tanulmányozás, további ügyintézés, ellenőrzés stb. céljából — az érdemi ügyintézők rendelkezésére álljon; munkájával segítse az esetleges személyi felelősség megállapítását. Az ügyviteli érdekeken túl az iratkezelés rendeltetéséhez tartozik, hogy a történeti értékkel bíró iratokat eredeti állapotukban megőrizze és a tudományos kutatás, feldolgozás számára könnyen hozzáférhetővé tegye. Az iratkezelés ezirányú működését szervezetének optimális megszervezése, ezen belül az iratok nyilvántartásának megfelelő színvonalú rendszere biztosítja. 4. Az iratkezelési munka végzésének helye Az iratkezelés funkciójának csak abban az esetben tud eleget tenni, ha a munka végzésének dologi és tárgyi feltételei biztosítva vannak. A munkavégzés érdekében szükséges, hogy a központi iktatóirodát vagy a központi kezelőirodát a szerv központi helyén alakítsák ki és ehhez szervesen kapcsolódjon a központi irattár. Az irodahelyiségek kiválasztásánál figyelemmel kell lenni arra, hogy — mivel a kezelők munkája szinte teljes egészében írásbeli illetve íróasztalhoz kötött — világosak, tágasak legyenek, amelyek lehetővé teszik a nyugodt körülmények között végzendő munkát. A helyiségek berendezése az anyagi lehetőségektől függ. Mégis a legelemibb követelmény az íróasztalok mellett a postabontáshoz és az iratok csoportosításához — külön erre a célra alkalmas hoszszú - asztalok, az iratok átadás—átvételéhez kezelőpult valamint az iratok szervezeti egység szerinti csoportosításához és elosztásához rekeszes kezelőszekrények beszerzése. Az iktatóirodában az előbbiek mellett szükség van határidőszekrényre, irattartó állványokra, irattartó dossziékra és esetleg páncél- vagy lemezszekrényekre is. Ugyancsak elengedhetetlen a kezelők munkáját segítő segédeszközök rendszeresítése. Ilyenek egyrészt az iratkezeléshez szükséges különböző nyomtatványok (érkeztető könyv, kézbesítő könyv, postakönyv, előadói ív, sürgető lap, irányítószám jegyzék, iktatóirodában ezeken kívül iktatókönyv, regiszteres név- és tárgymutató, idegenszám mutató), másrészt a bélyegzők (dátumbélyegző, érkeztető