Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés-irattározás alakulása, szervezete, funkciói

bélyegző, „Hivatalból díjátalányozva", „Sürgős", „Ajánlott", „Express", „Kiadvány hiteléül", iktatóirodában ezen kívül iktató bélyegző vagy érkeztető—iktató bélyegző). A központi irodák berendezéséhez ma már korszerű eszközök állnak rendelkezésre, gondolunk itt a modern bútorokra, a sínen gördülő lemezszekrényekre, az irattároló automatákra stb. Ezek a berendezések nagyon jól hasznosíthatók az irattári helyiségekben is. Amennyiben azonban ilyenek rendszeresítésére nincs mód, úgy a célnak megfelelnek az összeszerelhető, fémvázas Salgó-Dexion állványok is, amelyeket a mennyezetig lehet beépíteni és így gazdaságos a térkihasználásuk, ezenkívül a rajtuk elhelyezett iratok is könnyen hozzáférhetők. Mind a központi iktató-, mind a központi kezelőiroda, mind pedig az irattárak ajtóit biztonsági zárral kell ellátni (az irattár ajtaja lehetőleg fémből készüljön) és gondoskodni kell arról, hogy ezek kulcsait kizárólag az arra illetékes személyek kaphassák meg. Annyit még megemlítünk, hogy a modernizálás nemcsak technikaváltást jelent, ugyanis az iratkezelést technológiaváltással is lehet korszerűsíteni, és ezzel nem kell addig várni, amíg a modern technika is rendelkezésre áll. Ezt a már meglévő helyiségek átalakításával és a korszerű módszerek bevezetésével lehet elérni, amelyekkel még a hagyományos eszközök használata mellett is magasabb színvonalon lehet dolgozni. 5. Iratkezelés és ügyintézés összefüggései, kapcsolata A szerv rendeltetésszerű feladatainak teljesítése, csak jó színvonalú ügyvitellel érhető el. Az ügyviteli munka az ügyek konkrét megjelenési formájában, a legkülönbözőbb típusú ügyek folyamatos vitelében nyilvánul meg. Találhatók benne olyan elemek, amelyek az elintézéshez szükséges iratok kezelésének és nyilvántartásának körébe tartoznak, és olyan mozzanatok, amelyek az ügyek érdemét érintik. Az ügyvitel az ügyek elintézéséhez szükséges iratok kezeléséből és az ügyek érdemi intézéséből, azaz egymással szorosan összefüggő munkafolyamatokból áll. Az iratkezelés az iratok átvétele, felbontása, érkeztetése, iktatása, mutatózása, határidőzése, tisztázása, kiadványozása, sokszorosítása, irattározása, selejtezése, megsemmisítése és levéltárba adása mozzanatokból áll. Az iratkezelés első fázisai időben megelőzik az ügyintézés folyamatát, utolsó fázisai pedig követik azt, azaz az iratkezelés szélesebb kategória mint az ügyintézés (ebben természetesen csak az iratokkal történő foglalkozás értendő, az érdemi ügyintézés nem). Hangsúlyozzuk, hogy az irattárba tétellel nem ér véget az iratkezelés, hanem beletartozik a megőrzés folyamata is, amikor az iratvédelem elveit kell szem előtt tartani; valamint a selejtezés és a történeti értékű iratok levéltárba történő átadása — amint ezekről már volt szó. Ügyintézésnek nevezzük azt a szellemi (esetleg fizikai) tevékenységet, melyet az intézkedő szerv, vagy az ügyfél által elérni kívánt cél érdekében az intézkedő szerv illetve ügyintézője az ügy érdemét tekintve tesz. Az ügyintézés a maga folyamatában szélesebb kategória mint az iratkezelés, amely ebben a folyamatban csak egy résztevékenységet jelent. Az ügyintézés módját vagyis azt, hogy az egyes ügyeket miként kell elintézni, a szerv Ügyviteli Szabályzata tartalmazza, aminek ismerete nélkül eredményes ügyintézés nem képzelhető el. Az iratkezelésnek fontos feladata az ügyintézés kiszolgálása. Ezt a célt kell elérni az iratok nyilvántartásba vételével, hogy biztosítani lehessen az ügyintézés sorrendjét, biztonságát, gyorsaságát, bizonyíthatóságát; az irattári tételszámok megfelelő alkalmazásával, hogy biztosítani lehessen az iratok előtalálhatóságát, visszakeresketőségét és pontosan lehessen ismerni az iratok rendszer szerinti őrzési helyét; az iratkapcsolások (szerelés, csatolás) pontos vezetésével, hogy az egy ügyben keletkezett iratok összekerülhessenek; a határidőzéssel és a határidők folyamatos figyelemmel kísérésével, hogy az ügyek intézésében fennakadás ne következzen be; de lényegében valamennyi iratkezelési fázist felsorolhatnánk, mert valamennyi kapcsolatban van az érdemi ügyintézéssel. Az iratkezelés akkor segíti hatékonyan az ügyintézést, ha jól illeszkedik az iratképző szerv ügyrendjében meghatározott feladatokhoz és az ügyintézés egész menetéhez, egész rendszerével hozzájárul a szervezett, tervszerű, pontos és gyors ügyintézés lefolytatásához. A rendszer csak akkor lehet eredményes, ha ahhoz lelkiismeretes, szakszerű és jó színvonalú iratkezelői tevékenység járul, amely elősegítheti az ügyintézés zökkenőmentes vitelét. így elmondható, hogy az iratkezelők és irattárosok igen fontos és nagy jelentőségű tevékenységükkel nagymértékben járulhatnak hozzá szervük rendeltetésszerű működéséhez, feladatai ellátásához.