Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés-irattározás alakulása, szervezete, funkciói

A központosított szervezetű iratkezelési rendszerben a szerv ügyviteli feladatai ellátásához szükséges — az iratkezelés feladatkörébe tartozó - valamennyi adminisztratív és kisegítő munkát valamint a feladatkörökben ellátott ügyek intézése során keletkezett vagy más szervtől (személytől) érkezett összes iratok nyilvántartását egy központi irodán látják el. Az itt dolgozóknak tehát egyaránt a feladatát képezi a postai küldemények postafiókból történő elhozatala, átvétele, postabontása, érkeztetése, iktatása, mutatózása, ügyintézésre való átadása, expediálása, határidőzése, átmeneti irattárba helyezése, csatolása és szerelése. Az iratok csak az ügyintézés folyamatában kerülnek illetve vannak az ügyintézőknél, akik az üggyel kapcsolatos információkat is a központi irodán szerezhetik be. Tehát a központi iratkezelés alapvető feltétele (akkor jöhet eleve szóba), hogy a szerv szervezeti egységei ne legyenek szétszórva, hanem lehetőleg kis területen helyezkedjenek el és egyúttal meg legyen a lehetősége egy központi helyen, megfelelő létszámmal működő iratkezelői iroda valamint az elintézett ügyek iratainak átmeneti irattározására szolgáló irattár létesítésének. A másik feltétel, hogy a szerv feladatköréből adódó iratok kezelésének megfelel-e a naplószerű iktatás, hogy megvannak-e az anyagi lehetőségek a szükséges munkahelyi berendezések beszerzésére, hogy milyen személyi feltételek állnak rendelkezésre. A központi iratkezelés szervezete nem terjedhet ki azon ügyek iratainak a nyilvántartására és átmeneti irattározására, amelyekre külön jogszabályi előírások vonatkoznak. Ezeket az iratokat ugyanis külön — a rendelkezéseknek megfelelő iktatókönyvben vagy egyéb nyilvántartásban - az illetékes ügyintéző helyen kell kezelni és átmeneti irattárba helyezni. Nem akadályozhatja viszont a központi szervezetű iratkezelés megszervezését, ha egy-egy feladatkörben olyan iratok keletkeznek, amelyek nyilvántartására a naplószerű nem alkalmas (pl. beruházásnál az új létesítmények vagy felújítások kivitelezésével kapcsolatos iratokat többnyire „munkaszámon" tartják nyilván és ezeket célszerű a központi nyilvántartási rendszeren kívül, az érdemi ügyintéző szerv által külön kezelni). Az sem lehet akadály, ha külön tervtárat vagy mikrofilmtárat kell a szervnek fenntartani, mert ettől még az ügyviteli iratok nyilvántartására és kezelésére megszervezhető a központi iktatóiroda. Azt a szemléletet mindenesetre el kell vetnünk, miszerint a kisebb vállalatoknál (szerveknél) célszerű, nagy vállalatnál (szervnél) viszont nem célszerű a központosított szervezetű iratkezelési rendszer létrehozása. A mai napon már vannak hivatásos tervezők, akik az iratkezelési munkafolyamatok szervezésével és a berendezés tervezésével foglalkoznak és akikkel — különösen új létesítmények esetében — érdemes előre terveztetni. Ugyancsak érdemes szakemberekkel megvizsgáltatni az iratkezelés modernizálásának a lehetőségeit is. Osztott szervezetű iratkezelési rendszert abban az esetben kell alkalmazni, amikor a szerv fontosabb egységei területileg távol vannak egymástól. Ilyenkor az egyes helyeken önálló iratkezelési szervezetet kell kialakítani, önálló postafiókot kell bérelni, az iratkezelést pedig vagy központi vagy vegyes szervezeti formában - feladatkörtől, szervezeti elhelyezéstől függően — kell megszervezni. Szervezhető osztott szervezetű iratkezelés területileg egy helyen levő szerven belül is, ha a jelentősebb szervezeti egységek olyan jellegű és olyan méretű iratforgalmat bonyolítanak le, "hogy ez indokolttá teszi az önálló iratkezelési rendszer kialakítását. Ebben az esetben egy központi kezelőiroda feladata lesz a postai küldemények postáról történő elhozatala, postabontása, átvétele, érkeztetése, elosztása valamint expediálása az önálló iratkezelést folytató szervezeti egységek részére; az önálló szervezeti egységeknél pedig külön-külön kell megszervezni a nekik megfelelő iratkezelési szervezetet. Elkülönülhet szervezeti egység azért is, mert korszerűbb ügyviteltechnikát alkalmazva már nem fér bele a hagyományos iratkezelés szervezetébe. Gondolunk itt pl. arra az esetre, ha valamelyik szervezeti egység a hozzátartozó részlegekkel együtt áttért a számítógépes feldolgozásra és ennek megfelelő iratkezelést alakított ki, szemben a szerv többi, még hagyományos iratkezelést folytató egységével. Igy ennél a szervnél végeredményben osztott szervezetű iratkezelési rendszer jött létre. A vegyes szervezetű iratkezelési rendszerben az iratkezelési feladatok egyes mozzanatait — a szerv egészére nézve - központosítottan végzik, ezzel szemben a nyilvántartást és az átmeneti irattározást viszont osztottan. Vagyis központilag intézik a szerv részére érkező küldemények átvételét, postabontását, érkeztetését, ügyintéző helyekre történő átadását, expediálását valamint az átmeneti irattárakból — meghatározott idő után — központi irattárba átadott iratok további megőrzését, a központi irattári anyag selejtezését és levéltári átadását; osztottan pedig az iratok iktatását, mutatózását, ügy-