Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés-irattározás alakulása, szervezete, funkciói

technika által nyújtott lehetőségeknek a figyelembe vételével" úgy kell megszervezniük, hogy az a „rendeltetésszerű működését, feladatainak eredményes és gyors megoldását valamint tevékenységének hatékony ellenőrzését szolgálja". A jogszabály közismert, hiszen szinte valamennyi iratkezelési szabályzat ezzel kezdődik. Az iratkezelés helyi szervezetét azonban csak kevés szerv tudja probléma mentesen kialakítani, megszervezni. A jogszabályi meghatározás egyértelmű, amennyiben az iratkezelést az ügyvitel igényeinek megfelelően kell megszervezni. Az ügyvitelnek pedig a szerv rendeltetésszerű működését.. . stb. kell biztosítania. Eltekintve az ügyvitel korszerűségének színvonalától illetőleg a modern technika — elsősorban anyagi lehetőségektől függő — alkalmazásának mértékétől, lehetővé kell tenni, hogy az iratok gyorsan ügyintézésre kerüljenek; az iratokban gyorsan és pontosan lehessen tájékozódni; az iratokat biztonságosan lehessen megőrizni; a feleslegessé vált adatokat tartalmazó iratokat könnyűszerrel ki lehessen selejtezni. Ebben nagy szerepe van az iratkezelésen belül a nyilvántartás megszervezésének. Tehát nem csupán az iktatásról van szó, amely az iratkezelésnek csak egy fázisa, hanem az egész rendszerről, amely az ügy kezdetétől a selejtezésig (levéltári átadásig) végigkíséri az ügyintézés menetét és befejezését. Az iratkezelés szervezetén — összefoglalóan - az iratok nyilvántartásának a rendszerét értjük. a) Az iratkezelési rendszer megválasztásának feltételei Arra vonatkozó általános érvényű szabályt nem lehet felállítani, hogy hol, milyen iratkezelési rendszert válasszanak. Ez a választás — mint látni fogjuk — nem is egyszerű feladat, mert választási lehetőség lényegében három rendszer közül lehetséges, a központi, osztott és vegyes rendszer közül. (A gyakorlatban viszont még ott sincs pl. egyértelműen központi iratkezelési rendszer, ahol ilyent szerveztek, mert az adottságok megléte ellenére sem lehetséges minden iratfajta központi nyilvántartás szerinti kezelése. Vannak ugyanis olyan jellegű ügyek, amelyek iratai más rendszerű nyilvántartást és kezelést igényelnek, és amelyekről természetesen külön kell intézkedni.) Hogy az adott szerv milyen rendszerben szervezze meg az iratkezelést, jelentősen függ a szerv méretétől, szervezeti felépítésétől, szervezeti egységeinek területi elhelyezkedésétől. A további meghatározók az anyagi, tárgyi és személyi feltételek. Elsősorban a nyilvántartás lehetőségeit kell számba venni abból a szempontból, hogy egy-egy szervezeti egységnél mennyi iktatandó irat van, ezek hogyan csoportosíthatók, milyen iratfajták igényelnek külön nyilvántartást és mely iratfajták nyilvántartását írják elő külön szabályozók. A szervezeti egységek vonatkozásában meg kell nézni egyrészt területi elhelyezkedésüket (egy épületen belül vagy több épületben, esetleg egymástól távoli helyeken illetve egy szinten vagy több szinten találhatók), másrészt tagolódásukat (a szervezeti egységek, az igazgatóságok, főosztályok, osztályok rendszere és egymáshoz való kapcsolódások). Ezek után lehet mérlegelni, hogy ki lehet-e alakítani központi iktatóirodát. Lényeges kérdés annak a felmérése is, hogy történt-e egyáltalán és amennyiben igen, akkor mely szervezeti egységnél az ügyvitel valamilyen szintű korszerűsítése. Ezt különösen azoknál a szerveknél fontos áttekinteni, amelyeknél az iratkezelés egyes területein (pl. szervezés, tervezés, termelésirányítás stb.) már alkalmazzák a modern technikát, más területein viszont meg a hagyományos iratkezelői munkát igénylő ügyintézés folyik. (Az ilyen esetekben külön kell intézkedni pl. a gépi adathordozók és szalagok, a kép- és hanganyagok, a műszaki tervek és dokumentációk külön történő nyilvántartásáról, kezeléséről és tárolásáról, fel kell mérni ezek mennyiségét és várható növekedésüket.) Ugyancsak nem elhanyagolható szempont a szerv felépítésének és tagoltságának a figyelembe vétele azért sem, hogy miképpen oldható meg az iratkezelésben dolgozók elhelyezése. Akár központi iktató-, akár központi kezelőirodáról van is szó, a kezelők helyiségét úgy kell megválasztani, hogy az ügyintéző munkahelyekhez képest központi fekvése legyen, az osztályok gyors és könnyű megközelítése ne jelentsen problémát, és ezekkel összefüggésben az iratok az ügyintézők közelébe kerüljenek. b) Iratkezelési rendszerek Az iratkezelés elsődlegesen az érdemi ügyintézést szolgálja, amelynek működése nagymértékben függ az iratkezelés helyes megszervezésétől. Az iratkezelési rendszerek szervezeti formája központosított-, osztott- vagy vegyes szervezetű lehet.