Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés-irattározás alakulása, szervezete, funkciói

nyiben az ügy intézése több szervezeti egységet is érintett, valamennyi egységnél iktatták. Az iratkapcsolatot az iktató könyvben nem tudták jelezni, így a kettős vagy többszörös iktatás miatt nem lehetett tudni, hogy hol intézték el az ügyet, hol helyezték irattárba az iratot. Az egy ügyre vonatkozó iratok szerelése, csatolása szinte lehetetlen volt, az egyes iratok visszakeresése hosszas munka után vagy eredménnyel járt vagy nem. Ezért sok vállalatnál bevezették a „kimenő" iratok külön történő iktatását és minden ilyenből egy példányt központilag leraktak. Ha a beérkező iratot nem találták meg, legalább az arra készült válasz előtalálható volt a másolatok között. 1958. után egyre több vállalatnál is tért hódítottak a fejlettebb rendszerek, az alapszámos és az alszámos rendszerek, de még ma is találkozhatunk a sorszámos iktatással. összesítve tehát a rendszerekről elmondottakat, láthatjuk, hogy az iktatás formája lehet naplószerű vagy iktatólapos. Naplószerű nyilvántartásnál iktató könyvben, sorszámokon tartják nyilván az iratokat, iktatólapos iktatásnál pedig a tárgyuknak megfelelően, külön-külön iktatólapon veszik nyilvántartásba az iratokat. Iktatólapos nyilvántartás esetén az iktatólapokat szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni, az év végén pedig be kell kötni és záradékkal kell ellátni őket. Az iratok nyilvántartását az iktatás mellett ill. azzal együtt más módszerek is elősegíthetik: • Együttes nyilvántartási és mutatózási rendszer Az iratok nyilvántartása és egyúttal mutatózása betűsoros(regiszteres) iktatókönyvben történik. Az iktatásra kerülő iratokat a tárgyi azonosításnak legmegfelelőbb címszó kezdőbetűjelénél kell bevezetni a nyilvántartásba. Minden betűnél az iratok sorszámozása 1-gyel kezdődik és az év végéig megszakítatlan sorrendben folytatódik. A visszakeresés megkönnyítése érdekében az iraton a sorszám és az évszám mellett fel kell tüntetni a betűjelet is. • Nyilvántartásos dossziérendszer Az irattári tételszámon belül alszámokon tartják nyilván az ugyanazon tárgyban, különböző ügyekben keletkezett iratokat. Ezeket az iratokat az irattári terv tételszámaival azonos dossziékban helyezik el tárgyuk ill. ügyek szerint elkülönítve. Valamennyi dosszié tartalmát a dossziénként nyitott nyilvántartó lapon vagy kartonon kell nyilvántartani. Az állami szervek iratvédelméről intézkedő 45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendelet szabályozta a szervek iratselejtezését. Ügykörjegyzékben jelölte meg azokat az iratokat, amelyek nem selejtezhetők és amelyeknek a védelmét az állami szervek kötelesek biztosítani. Egyidejűleg a többi irat selejtezését 10 év őrizet után kötelezővé tette. A rendelet értelmében a szerveknek darabszinten kellett átnézniük irattáruk anyagát és az ügykörjegyzék segítségével megállapítaniuk, hogy a 10 évnél régebbi irataik közül melyek a selejtezhetők. Ezekről selejtezési jegyzéket kellett készíteni és jóváhagyásra az illetékes levéltárnak megküldeni. A selejtezés során ki kellett választani az ügykörjegyzékben meghatározott nem selejtezhető valamint a történeti értékű iratokat. Ezeket egymástól teljesen elkülönítve kellett volna elhelyezni, az iratvédelem követelményeinek megfelelő helyen és módon. Szakszerűen ki kellett volna alakítani az iratsorozatokat és folyamatosan rendszerezni a teljes irattári anyagot. Ám a túlzsúfolt irattárakban, a többnyire dohos, nyirkos pincehelyiségekben még a selejtezési munka feltételei sem voltak adottak, nemhogy a többi feladaté. Mindezek következtében igen sok helyen nagymérvű iratpusztulás következett be. Szükség volt tehát egy olyan — minden szervre kiterjedő — iratkezelési reformra, amely a pillanatnyi ügyviteli érdekek mellett az iratvédelmet is szem előtt tartja. Ezt a célt kívánta szolgálni az 1969. évi 27. tvr. és a végrehajtását szabályozó 30/1969. Korm. sz. rendelet, amelyek általános hatályúak, és intézkedési körük kiterjed a levéltárak munkája mellett az iratkezelői — irattározási munkák megszervezésére és elvégzésére valamint a szervek működése során keletkezett iratanyag felhasználásának feltételeire, mégpedig nemcsak keletkezésük idejét tekintve, hanem a jövőre nézve is. 2. Az iratkezelés szervezete Az említett kormányrendelet mellékletében meghatározott irányelvek szerint a szerveknek az iratkezelést — amint erről az előző fejezetben már volt szó — a „korszerű ügyvitel igényeinek és a modern