Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Barcza Tibor: Az iratkezelésre és iratképzésre vonatkozó jogszabályok

olyan általános szabályozás, amely szakterületenként mintaszabályzatok és iratkezelési szabályzatok, irattári tervek kiadására késztették volna a felügyeleti hatóságokat és szerveket — mégis egymás után jelentek meg azok a szabályozások, amelyek már jelezték annak szükségét, hogy ki kell alakítani egy átfogó, általánosan érvényesülő koncepciót. (Ezt mutatják az alábbi rendelkezések, a teljesség igénye nélkül: 216/1951. MT sz. Posta közületi szervek selejtezése, 185/1951. MT sz., 13/6/1952. KPM sz. utasítás, 131-10/1952. BM sz. utasítás, 2008/1952. HiM sz. utasítás, 1/44/1952. I/3.A. MÄV, 103/1952. Postai utasítás, 30/1957. IM sz. utasítás, 12/1957. KPM sz. utasítás, 121/1957. IM sz. utasítás, 1471/1957. OBM sz. utasítás stb.) Ezek a jelek megszabták a fejlődés irányát és nyilvánvalóvá tették, hogy az eddig megtett út bár helyes, de tovább kell lépni. Ugyancsak ezt követelte a folyamatosan növekvő irattermelés és az ezt felügyelő és ellenőrző levéltárak jogosítványainak nem elegendő volta is. Ennek az útnak volt a következő állomása „Az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről" szóló 45/1958. Korm. sz. rendelet, amelyet a később keletkezett 30/1969. Korm. sz. rendelet is érvényben hagyott: „az e rendelet hatályba lépése előtt keletkezett iratok őrzésének és selejtezése módjának tekintetében továbbra is a 45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendeletet, annak végrehajtási utasításait, valamint a 130/157. (IK. 20.) IM számú utasítást kell alkalmazni", így az 1969. szeptember 2.-t megelőzően keletkezett iratok elbírálásánál a mai napon is a 45/1958. Korm. sz. rendelet a mérvadó. A rendelet az iratokat két nagy csoportra osztja, nevezetesen a működéshez szükséges és tevékenységgel kapcsolatos, illetve a politikai és tudományos jellegű iratokra. Az iratok jellegével összefüggésben előírja a szervek számára, azok ügykörök szerinti jegyzékben történő összeállítását, és egyúttal kötelezi őket arra, hogy hatáskörben, feladatkörben vagy szervezeti felépítésben bekövetkező változás esetén a jegyzéket 90 napon belül módosítsák. (Ez az intézkedés egyértelműen az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek elkészítésének irányába mutat.) A jogszabály kötelezi a szerveket irattár fenntartására és az irattár fenntartásának dologi valamint személyi fettételeinek biztosítására. Kimondja, hogy az irattárból kizárólag selejtezéssel szabad az iratokat „megsemmisítésre vagy nyersanyagként való felhasználásra" kiemelni valamint azt, hogy ,,a kiselejtezett iratanyag értékesítéséből befolyt összeg 40%-át a selejtezést ellenőrző levéltár vezetőjének javaslatára a selejtezésben részt vett dolgozók jutalmazására lehet felhasználni". (A levéltár ennek alaján javasolja jelenleg is a selejtezésben ténylegesen részt vett dolgozók jutalmazását.) Megszabja, hogy a jegyzékbe felvett iratok őrzési ideje a keletkezéstől számított 10 évnél rövidebb nem lehet. (Ez az intézkedés sajnálatos módon jelentősen megnövelte az irattárban feleslegesen őrzendő iratok mennyiségét, amivel az irattárak nagy többsége nem tudott és nem is tudhatott lépést tartani.) Az iratok selejtezéséről selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni — mondja ki a jogszabály. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a kiselejtezett íratok keletkezési évszámát, a selejtezés idejét, a selejtező nevét valamint a kiselejtezett iratok mennyiségét. (Megjegyezzük, hogy amennyire feleslegesnek tartjuk a kiselejtezett iratok mennyiségének feltüntetését, annyira hiányoljuk a kiselejtezett iratok tárgyának említését.) A selejtezések felügyeletének és ellenőrzésének a joga a területileg illetékes levéltárat illeti meg. (Ez az alapelv a mai napon is érvényes, de Budapesten némileg változtatott rajta a 101/1975. MM sz. urasítás, amely a fővárosi székhelyű levéltárak, az Új Magyar Központi Levéltár, a Budapest Főváros Levéltára és a Pest megyei Levéltár illetékességét már nem csak földrajzi, hanem működési terület és szint szerint is csoportosította.) A levéltárnak a selejtezés ellenőrzése során jogában áll bármely irat további őrizetét elrendelni, amiből az is következik, hogy a levéltárosnak joga van a selejtanyagból az általa történeti értékűnek ítélt iratokat kiemelni és a levéltárnak átadatni, azaz függetleníteni magát a hatályos irattári terv előírásaitól. A rendelet végül igen helyesen intézkedett arról, hogy az iratokat a levéltárba történő átadásig „a szervek irattárában kell rendjük megbontása nélkül" megőrizni. Az intézkedésnek kettős jelentősége van: egyrészt felelőssé tette a szerveket az iratok megőrzéséért, másrészt gondoskodott a fondok megbonthatatlansága elvének, a proveniencia elvnek az érvényesüléséről. A 45/1958. Korm. sz. rendelet — mint láttuk — nem intézkedett teljes körűen a levéltárak feladatairól, amelyek 1950. óta bővültek. Időközben megváltozott az Állami kerületi Levéltárak státusza isfenntartójuk az illetékes megyei ill. a fővárosi tanács lett (1968.) és az Országos Levéltár mellett létrejött az Új Magyar Központi Levéltár. A feladatok és a levéltári szervezet változása új általános szabályozást kívántak meg. Ezt oldotta meg a Népköztársaság Elnöki Tanácsának 1969. évi 27. sz..