Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Barcza Tibor: Az iratkezelésre és iratképzésre vonatkozó jogszabályok

„A levéltári anyag védelméről és a levéltárakról" szóló törvényerejű rendelet-ének megjelenése, amely leszögezte, hogy a „jelentős, történeti értékű iratokat levéltári anyagnak kell tekinteni és a tvr. szerint védelemben kell részesíteni". Ennek szellemében történt intézkedés a levéltári anyag meghatározásáról, az iratkezelésről, az irattárak létesítéséről és fenntartásáról, az iratok selejtezéséről és levéltárba történő átadásáról. A levéltárak feladatainak taglalása során kimondta, hogy a levéltár „a szervek iratkezelési rendjét és irattári selejtezését a levéltári anyag védelme érdekében szakmailag ellenőrzi", hogy az irattárakban őrzött és arra érdemes iratokat csak a levéltár veheti át és a még nem irattári anyagot is kizárólag külön engedéllyel és levéltári nyilvántartás mellett szabad más szervnek átadni. A feladatok között említette a levéltári anyagban történő tudományos és egyéb kutatás lehetőségét illetve annak biztosítását; igazgatási teendők ellátását (hiteles másolatok, tartalmi kivonatok készítése és lakosságnak való kiszolgáltatása). A rendelet megadta a levéltáraknak azt a jogot, miszerint azt a szervek őrizetében levő levéltári anyagot, amelynek fennmaradását, épségét, esetleg megsemmisülését eredményezhető veszély fenyegeti, és amennyiben a vészhelyzet elhárítására a levéltár felszólítása ellenére sem történik intézkedés, a levéltár saját őrizetébe veheti. Ugyanígy szól a levéltári anyagok elidegenítési tilalmáról és a levéltárak iratokra vonatkozó elővételi jogáról. A tvr. kihirdetésével és megjelenésével egyidejűleg az 1950. évi 29. tvr. hatályát és érvényét vesztette. A jogszabály csak keretszabályozást adott, a részletes végrehajtási utasításokat a Magyar Forradalmi Munkás- Paraszt Kormány 30/1969. (IX. 2.) sz. rendelete tartalmazza, amely „A levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. számú törvényerejű rendelet végrehajtásáról" címen került kiadásra. A rendelet valamint „Melléklete" ismerteti azokat az előírásokat, melyeket a levéltárak és irattárak jelenleg is követnek, illetve amelyek a kétféle intézmény egymáshoz való viszonyára vonatkoznak. A jogszabály az irat fogalmának meghatározása, valamint a levéltári anyag védelméről és nyilvántartásáról történő intézkedés után foglalkozik az iratkezelés problematikájával. Rendelkezései pontrólpontra követik az irat útját a keletkezéstől a levéltárba történő átadásig. Utasítja a szerveket az iratkezelés megszervezésére és szabályozására. Ennek érdekében szól az ú.n. mintaszabályzatok kötelező kiadásáról, melyeket a művelődésügyi miniszter és az illetékes szakminiszterek együttműködésével kellett a szervek különböző csoportjai számára elkészíteni. E mintaszabályzatok alapján és figyelembe vételével kellett azután az egyes szerveknek 1972. január 1-jéig összeállítaniok saját iratkezelési szabályzatukat és irattári tervüket. Új szerv létrejötte esetén a működés megkezdésétől számított hat hónapon belül kell a szabályzatot és tervet elkészíteni. A rendelet intézkedett arról, hogy a levéltárak bírálják majd el és véleményezzék a szervek iratkezelési szabályzatait és irattári terveit és ezek alapján ellenőrizzék az iratkezelést és irattározást. (Ez a fontos és nagyon lényegi rendelkezés, illetve az abból a levéltárakra háruló kötelezettség komoly feladatot jelentett a levéltáraknak: az akkoriban készült iratkezelési szabályzatok és irattári tervek száma kb. 18.000 volt és ez nagyon nagy munkát jelentett. Ezt tovább nehezítette a levéltárosok gyakorlatlansága és csekély száma. Érthető tehát, hogy nem minden esetben tudták úgy elbírálni az anyagokat mint kellett volna, és bár az akkor jóváhagyott anyagok jelentős része azóta már felül lett vizsgálva és át lett dolgozva, másik részük még ma is élő anyag, ami viszont nem mindig megfelelő alapja és segítője az ezeknél a szerveknél folyó iratkezelési és irattári munkáknak. Csak remélhető, hogy a most új vagy újjá szerveződött vállalatok, intézmények stb., a rendeletből rájuk háruló feladatot a megfelelő színvonalon fogják elvégezni. Mondjuk ezt annak ellenére, hogy időközben a levéltárosok már nagy szakmai gyakorlatra tettek szert és szívükön viselik a szervek ilyenirányú tevékenységét.) A jogszabály ezt követően ismerteti a selejtezés és az iratok levéltárba történő átadásának szabályait. Előírja, hogy az iratok csak legalább 15 évi irattári őrzés után kerülhetnek átadásra. Á fentebbiek mellett intézkedés történt a szervek megszűnése esetén követendő eljárásról (beolvadás esetén iratait magával viszi, osztódás esetén a legnagyobb részt beolvasztó szervhez kerülnek az iratok, jogutód nélküli megszűnés esetén az iratok elhelyezéséről a felügyeletet ellátó miniszter köteles gondoskodni — a rendelkezés pontos betartása igen fontos az iratok fennmaradása és megtalálhatósága szempontjából); az írattárosi munkakör betöltéséről (országos és megyei jellegű, valamint az ezek közvetlen irányítása alá tartozó szerveknél irattáros csak középiskolai végzettségű és Írattárosi képesítéssel rendelkező személy lehet - e rendelkezés betartását azóta sem lehet biztosítani, mert a