Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-dr. Ujlaki Péter: A levéltárak kialakulása és tevékenysége, a levéltár és irattár kapcsolata

A levéltár és az irattár közötti azonosságok és eltérések rávilágítanak annak a munkakapcsolatnak a lényegére, amely elengedhetetlen mindkét szerv színvonalas munkavégzésének érdekében. ,,A ma irattára a holnap levéltára" igazságát szem előtt tartva közös érdek a kapcsolatok mind szorosabbá tétele és elmélyítése. A levéltár azzal, hogy segíti a szervek iratkezelési és irattári munkáját, egyrészt erősíti és növeli a szervek szakmai felkészültségét és tevékenységét, másrészt éppen ennek a szakmai színvonalnak az emelésével saját későbbi munkáját könnyíti meg. (A mai nap rendezett irattári anyaga a holnapi nap rendezett levéltári anyagának felel meg, értve ezen az átadás-átvételre kerülő történeti értékű iratokat.) Az előbbiek jelentőségét felmérve a levéltárak rendszeres és módszeres kapcsolatokat létesítettek illetve létesítenek az illetékességi körükbe tartozó szervekkel. Egyidejűleg várják, hogy ez a kapcsolatteremtés és kapcsolattartás mint igény, a szervek oldaláról is megnyilvánuljon. (Megjegyezzük, hogy az utóbbi időben már mind gyakrabban került erre sor, de úgy véljük, hogy ez a jövőben még fokozható.) A munkakapcsolat különböző formái között szólni kell a szervlátogatásokról, a selejtezések ellenőrzéséről, a felügyeleti-, utó- és célvizsgálatok lefolytatásáról, az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek véleményezéséről, a módszertani segítségnyújtásról valamint az iratkezelők és irattárosok számára szervezendő továbbképzésekről, tanfolyamokról. — A szervlátogatások lényege a szerveknél folyó iratkezelési és irattári munkák folyamatos figyelemmel kísérése, azaz ezeket a látogatásokat bizonyos időközönként rendszeresen meg kell ismételni az egyes szerveknél. Fontosnak és követendőnek tartjuk, hogy a szervlátogatások során tapasztaltakat a levéltáros és a szerv munkatársa emlékeztetőben rögzítse. Az emlékeztető legalább két példányban készüljön (az egyik példány a levéltárba kerül, a másik a szervnél marad) és a két résztvevő írja alá. Ezáltal mindenki számára egyértelmű lesz, hogy hol van probléma, miben kell változtatni és mire kell figyelemmel lenni a jövőben. — A selejtezések illetve a selejtezési jegyzőkönyvek ellenőrzése elsősorban a jegyzőkönyvben foglaltaktól függ. A pontos és tárgyszerű jegyzőkönyv jelentősen megkönnyíti az ellenőrzést, legyen az akár a helyszínen (tehát a szervnél), akár helyben (tehát a levéltárban) lefolytatandó. Hangsúlyoznunk kell, hogy a selejtezés egyike a legfelelősségteljesebb munkáknak, végrehajtása komoly szakértelmet igényel. Mondjuk ezt azért, mert nem megfelelő színvonalú munka esetén pótolhatatlan értékű iratok kerülhetnek a selejtbe, mehetnek egyszer és mindenkorra veszendőbe. Éppen ezért tartjuk fontosnak és hívjuk fel a figyelmet arra, hogy a szervek egyrészt ne felejtsék el a selejtezésre vonatkozó előzetes bejelentési kötelezettségüknek eleget tenni a levéltár felé (így a levéltárnak módjában áll a munkát folyamatában megtekinteni és segíteni), másrészt a munka során bárminemű kétely vagy probléma felmerülésekor értesíteni a levéltárat és a segítségét kérni. — A felügyeleti-, utó- és célvizsgálatok lényegében hasonló szerepet töltenek be mint a szervlátogatások, de azoknál mélyebb és általánosabb jellegűek. Ezekre a vizsgálatokra az egyes vállalatok, hivatalok, intézmények stb. felügyeleti szerveivel együttműködésben kerül sor, ami mind a felügyeleti szervnek, mind a levéltárnak, mind pedig a vizsgált szervnek egyaránt előnyös, amennyiben mindhárom szerv tiszta és objektív képet kap az adott helyzetről és egyúttal megteremti a továbblépés lehetőségét. a) A felügyeleti vizsgálatok feladata a szerveknél folyó iratkezelési és irattári tevékenység általános ellenőrzése — ez a pillanatnyi helyzet felmérését, a tapasztalatok összegzését valamint a legfontosabb feladatok kitűzését jelenti. b) Az ilymódon felmerült problémák megoldását és a feladatok végrehajtását vannak hivatva ellenőrizni az utóvizsgálatok. c) A célvizsgálatok feladata egy-egy részkérdés pl. iratanyag védelme, mutatókönyvek használata stb. lehetőleg teljeskörű áttekintése és vizsgálata. A felügyeleti- és az utóvizsgálatokat pl. a fővárosi kerületi tanácsok esetében az egyes ötéves tervek keretében bonyolítják le (azaz egy-egy ötéves ciklusban valamennyi kerületi tanácsra sor kerül), ezzel szemben a célvizsgálatok esetlegesek, nincsenek időhöz kötve. Ismereteink szerint az ilyen jellegű vizsgálatok még nem általánosak és nem terjedtek el sem országos méretekben, sem pedig valamennyi szervtípus esetében. — Az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek véleményezése ugyancsak módot ad egymás jobb megismerésére és a kapcsolatok elmélyítésére. Mint ismeretes, a levéltári törvény és a végrehajtása