Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-dr. Ujlaki Péter: A levéltárak kialakulása és tevékenysége, a levéltár és irattár kapcsolata

tárgyában kiadott kormányrendelet kötelezővé tette a szervek számára az iratkezelési szabályzat és irattári terv elkészítését és az illetékes levéltárnak véleményezésre történő megküldését. Ezeknek az anyagoknak a megfelelő szinten történő összeállítása nagyfokú hozzáértést és szakértelmet igényel, egyúttal feltételezi a szerv munkájának és felépítésének átfogó ismeretét, azaz az iratkezelési szabályzat és az irattári terv szinte teljeskörű áttekintést kell, hogy adjon a szervről. Ebből következően lehetőséget teremt a levéltáros számára, hogy megismerje és tisztában legyen az adott szerv szervezetével, feladataival, az ott folyó munka lényegével, az iratkezelési és irattári munka színvonalával stb. Az anyagok jelentőségéből adódóan módszertanilag előnyös, ha a szervek munkatársai már a munka folyamán, a munka közben felveszik a kapcsolatot a levéltárral és kikérik a véleményét, ugyanis a levéltár eleve szélesebb körű tapasztalatokkal rendelkezik, mivel ott valamennyi, az illetékességi körébe tartozó szerv hasonló jeliegú dokumentumai megtalálhatók. A módszertani segítségnyújtáson a tanácsadásokat és a kiselőadások tartását értjük. Az ezekre irányuló igény az esetek túlnyomó részében a szervek részéről indul ki. A kétféle forma között abban látjuk a különbséget, hogy a) a tanácsadás általában egy-egy éppen aktuális kérdésre pl. irattári rend kialakítása, iratok bedobozolása stb. vonatkozik, b) a kiselőadás viszont több, egymással összefüggő probléma pl. selejtezés és az iratok levéltári átadásra történő előkészítése stb. megoldását célozza. A levéltár akkor látja el igazán jól a szervek munkájának támogatásával kapcsolatos feladatát, ha sikerül elérnie, hogy a szervek mind nagyobb számban és mind gyakrabban keressék fel igényeikkel, problémáikkal és törekedjenek a maguk részéről is a rendszeres kapcsolattartásra. A tanácsadásokon és kiselőadásokon — a szerv méretétől függően — a szerv egészének vagy egyes részlegeinek illetékes munkatársai vesznek részt. Az előbbinél mélyebb, átfogóbb és magasabb szintűek az iratkezelők és irattárosok számára szervezett tanfolyamok és továbbképzések (bár kétségtelen hátrányuk, hogy a személyes kontaktus nehezebben teremthető meg). Ezeket a tanfolyamokat — a lehetőséghez képest — homogén öszszetételű résztvevők számára kell megszervezni, azaz olyanoknak, akik azonos vagy hasonló területen dolgoznak, akik azonos vagy hasonló beosztásban tevékenykednek. A tanfolyamok vonatkozásában fontosnak tartjuk, hogy tematikájuk az elméleti síkon mozgó előadások mellett gyakorlati foglalkozásokat is tartalmazzon, mert csak a kettő ötvözete nyújthat megfelelő eligazítást és támogatást a mindennapi munkához. Ugyancsak fontos a szervezés szempontjából, hogy az eddigi tapasztalatok a tanfolyamonkénti 20, maximum 25 fős hallgatói létszámot tartják optimálisnak, napi 4 órás elfoglaltság keretei között. Egy-egy tanfolyam összóraszáma — tematikától függően — 20—32 óra között mozoghat.