Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-dr. Ujlaki Péter: A levéltárak kialakulása és tevékenysége, a levéltár és irattár kapcsolata

társadalom mindennapi életéhez, részt vállaljanak a közösség kulturális, művelődésügyi és oktatási céljainak, feladatainak megoldásából. Az új törekvések azon táptalajból fakadtak, hogy a levéltárosok tudatosan törekedtek évszázados befelé fordulásuk feladására, s bizonyítani akarták az őket fenntartó társadalom előtt a maguk hasznosságát, a számukra juttatott közpénzek igénybevételének jogosságát. A levéltárak felismerték, hogy a közvélemény előtt ez leginkább a közművelődési, tudományos és közönségszolgálati tevékenységük fokozásával, a művelődésügybe történő intenzív bekapcsolódással valósulhat meg. Megértették, hogy csakis e tevékenység komplex vitelével juttathatják el a mai korszak emberéhez, annak napi munkáját, életét segítő módon, azt az emberi társadalom történetének évezredein felhalmozott igen gazdag, sokrétű, tudományos és gyakorlati tényanyagot, azt a rengeteg tapasztalatot és felismerést tartalmazó forrásanyagot, amely a birtokukban van. A közösségek vezetőinek igényei és a levéltárosok törekvései szerencsés módon találkozva, hozzájárultak a levéltári tevékenység gazdagításához. Ma már alig találni olyan levéltárat, amely ne lenne aktív részese, motorja körzete közművelődésének. A levéltárak általános bemutatása után ismertetésünket szűkíteni kell, mégpedig közelebbi témánk, a levéltár és az irattár kapcsolatainak irányába. A levéltár és az irattár kapcsolata A levéltár és az irattár (pontosabban — a szervek értékhatár alá vagy fölé történő besorolásától függően — az irattárak egy része) szoros kapcsolatban, elsősorban munkakapcsolatban kell, hogy álljon egymással. E kapcsolatból következően természetszerű, hogy a feladatok között közös vonások is találhatók az eltérőek mellett. Éppen ezért fontos és jelentős, hogy a levéltári anyag védelméről intézkedő 1969. évi 27. tvr. végrehajtása tárgyában kiadott 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rendelet együtt foglalkozik a levéltárakkal és az irattárakkal. A kapcsolat tárgyalása során hangsúlyozni kell, hogy ez a kapcsolat szakmai vonatkozásban föléalárendeltségi viszonyt jelent, hogy a levéltár az illetékessségi körébe tartozó szervek (Új Magyar Központi Levéltár esetében az országos, a fővárosi illetve megyei levéltárak esetében a fővárosi illetve megyei illetőségű vagy hatáskörű szervek, a szaklevéltárak és egyházi levéltárak esetében pedig a megfelelő szakterületi vagy egyházi szervek) iratkezelési és irattári munkáját szakmailag felügyeli, ellenőrzi, egyúttal segíti és e tevékenységekhez minden támogatást megad. A szakmai—módszertani segítségnyújtás elsősorban az irattárakban folyó irattári munkákra (irattári rend kialakítása és folyamatos biztosítása, iratok selejtezése és levéltári átadásra történő előkészítése, majd átadása) vonatkozik, de nem hanyagolhatók el más kérdések sem, gondolunk itt az egyes szervek iratkezelését és irattározását szabályozó iratkezelési szabályzatok és irattári tervek összeállítására valamint a szervek iratkezelésére. A közös munka és a szoros munkakapcsolat közös nyelvet is feltételez, azt, hogy a legfontosabb fogalmak és meghatározások mindenki számára ugyanazt jelentsék: Levéltár — rendeltetése szerint biztonságosan megőrzi és használhatóvá teszi fenntartója levéltári anyagát, egyúttal kettős jellegű, mégpedig tudományos és igazgatási feladatokat lát el. E kettős jellegű munkával ugyanakkor a közművelődést is szolgálja. Irattár — valamely szerv vagy személy működése vagy élete során keletkezett és hozzá érkezett iratok összességének őrzője. Fond — a legjelentősebb levéltári (irattári) egység, a levéltári (irattári) anyag tagolódási rendszerének alapja. A fond valamely szerv vagy személy működése során hozzá érkező vagy nála keletkező és rendeltetésszerűen nála maradó iratanyag. A fond irattár jellegű, egységes provenienciájú. Proveniencia elve — értelmében a levéltári (irattári) anyag rendszerezése és rendezése során a fondok anyagát nem szabad megbontani. A proveniencia elve tehát a fondok megbonthatatlanságának az elve. A proveniencia elvet irattári elvnek is nevezik. Iratkezelés — az iratokkal való foglalkozás, elsősorban az iratok gondozása és őrzése. Az írásbeli ügyintézésnek az a része, amely a szervek (személyek) iratainak a gondozásával foglalkozik minden vonatkozásban az ügyintézés egész folyamán. Irattározás — az iratkezelésnek az a része, amely az iratképző szervek (személyek) működése során náluk keletkezett és hozzájuk került, illetve a rendeltetésszerűen hozzájuk tartozó és náluk maradó iratoknak a gondozását, őrzését és kezelését jelenti.