Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-dr. Ujlaki Péter: A levéltárak kialakulása és tevékenysége, a levéltár és irattár kapcsolata

Iratkezelési szabályzat — az az írásbeli rendelkezés, amely a szerv és munkatársai számára megszabja, hogy irataikat az ügyintézés egész folyamán minden vonatkozásban hogyan gondozzák. Irattári terv — az irattár anyagának az iratképző szerv (személy) hatáskörét és feladatait figyelembe vevő, előre meghatározott, kötelező rendszerezési sémája. A benne feltüntetendő legkisebb irattári egység a tétel. Az irattári terv az iratképző szerv felépítésének vagy feladatainak változása esetén módosítandó. Az irattári terv egyúttal iratselejtezési terv is. Ezért feltüntetendő benne az irattári egységek címén és jelzetén kívül az is, hogy végleges avagy időleges megőrzést igénylő iratokról van-e szó és mennyi időt jelent az időlegesség. Az irattári terv az irattári rendezés alapja. Irattári rendezés — az irattári anyagok irattári rendszernek megfelelő tagolása és csoportosítása. Irattári rend — az irattári anyagnak az irattári rendezés során kialakult tagolódása, irattári egységekre osztottsága. Irattári rendszer — az irattári egységek (ezek kialakítása a szerv sajátosságaitól függ) rendszere. Irattári tétel — a legkisebb olyan irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartoznak, amely több ügyiratot tartalmaz. A tételek címeit az irattári terv tartalmazza. Az irattári tétel irattári jelzete az irattári tételszám. Ügykör — a hasonló vagy rokon tárgyú egyedi ügyeknek az összessége, valamely szerv (személy) hatáskörébe tartozó ügyek csoportja. Ügy — az az intézkedést igénylő helyzet, kérdés, tényállás, amellyel a szervnek ( személynek) tevékenysége során foglalkozni kell. Az a hivatalos tennivaló, amely valamilyen közösség, szervezet vagy egyén életével kapcsolatos. Ügyirat — a szerv (személy) egy egyedi ügyre vonatkozó iratainak összessége. Az egyedi ügy tárgya, amelyre az ügyirat iratai vonatkoznak, az ügyirat tárgya is. Az ügyirat lehet egyetlen egyes irat is. Ügyiratdarab — az ügyirat valamely meghatározott részének az iratait jelenti. Az ügyiratdarab az ügyiratnak az a része, amely az ügyirat tárgyát jelentő egyedi ügy intézésének valamely fázisával kapcsolatos. Vannak egy fázisban elintézhető egyedi ügyek is, amelyek esetében az ügyirat egyetlen ügyiratdarabból áll — ilyenkor az ügy iratdarab azonos az ügyirattal. Az ügyiratdarab lehet egyetlen egyes irat is. Irat — minden olyan írott szöveg, nyomdai termék, számadat, térkép, tervrajz, gépi adatfeldolgozás útján vagy hangszalagon rögzített adat, mikro-, normál filmfelvétel stb., amely valamely szerv működésével illetve személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett. Tárgykör — hasonló vagy rokon egyedi tárgyak összessége, közös tárgya. A tárgykör az ügykör tárgya. Tárgy — annak az esetnek vagy kérdésnek a lényege, amellyel a szerv (személy) tevékenysége során foglalkozik. A tárgy az ügy lényege, magja. Eredeti irat — az iratnak időben első, a keletkezése időpontjában létrejött, keletkezési példánya. Ezt a példányt a kiadmányozó sajátkezűleg írja alá és lehetőleg ezt kell megőrizni és a levéltárnak átadni. Másodlat (másodpéldány) — a több példányban keletkezett eredeti iratnak egyik példánya (több példányban gépelt irat második, harmadik stb. példánya, sokszorosított iratok). A lényege, hogy teljes egészében azonos az eredeti irattal, azzal időben és térben együtt készül. Ezt nem kell sajátkezűleg aláírni. Másolat — az iratnak későbbi, az eredeti keletkezésének időpontja után és esetleg más helyen létrejött példánya. Mivel a másolat nem mindig felel meg teljes egészében az eredeti iratnak (kivonatos, hiteles, hivatalos másolat), esetenként eredeti iratnak minősülhet, azaz kiadmányozójának sajátkezűleg alá kell írni. Kiadványozás (kiadmányozás) — a jóváhagyott tervezet letisztázásának, majd a tisztázat elküldésének sajátkezű aláírással történő engedélyezése annak a személynek a részéről, aki kiadványozási azaz döntési joggal rendelkezik. Szerelés — ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző ügyiratdarabok vagy egyes iratok végleges jellegű összekapcsolása pl. elöirat és utóirat összekapcsolása. Ennek megtörténtét az iratokon fel kell tüntetni. Csatolás — nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratok átmeneti jellegű összekapcsolása pl. a kölcsönzésre kért iratoknak a kölcsönzési ügy aktájához történő csatolása. A csatolás tényét azon az iraton, amelyhez a csatolás történt, fel kell tüntetni.