Budapest Főváros Levéltára - Levéltár ismertető 2. (Budapest, 1997)

II. Az egyesített főváros közigazgatása

zömmel a tanácsi-polgármesteri ügyosztályok központi irattárába kerültek, hiszen ezek az ügyosztályok készítették elő és hajtották végre a határozatot. Az önkormányzat hivatali szerveinek iratai Az ügyosztályi anyagok iratkezelésében visszaíélé haladó alapszámos rendszert alkalmaztak, azaz az iratokat egységes, évenként újrakezdő sorszámos rendszerű iktatószámokkal látták el, az irattározás azonban már ügyosztályonként, irattári számok szerint történt. Egy ügy iratait elvileg az ügyben keletkezett első irat irattári számához csatolták, de ezt nem hajtották végre következetesen, ami a kutatást sok esetben megnehezíti. 1935-től ügyosztályok szerint iktattak, azaz az ügyosztályok között előre felosztották az iktatószám-keretet. A kutatást a fennmaradt mutatókönyvek segítik. A mutatók 1875-től oszlanak név- és tárgymutatókra. A névmutató a személynevek osztott betűrendjében, a tárgymutatók hatóságok, intézmények és fontosabb tárgyi címszavak szerint tagolódnak, a ritkábban előforduló és egyedi tárgyakat a tárgymutatók is betűrendben mutatják ki. 1935 után külön névmutatója van a ///. (Városrendezési és Magánépítési), a IV. (Közjogi és Illetőségi) Ügyosztálynak. A többi mutató továbbra is közös volt. Ha a közgyűlés vagy a törvényhatósági tanács döntési kompetenciájába tartozó ügyet vizsgálunk, ezek jegyzőkönyveinek mutatóiban célszerű kezdeni a keresést. A jegyzőkönyvek megadják az iktatószámot, amelynek alapján kikereshetjük a tárgy iratait az ügyosztályi anyagból. A polgármesteri elnöki ügyosztálynak 1902-ig külön segédkönyvei vannak. Ehhez az osztályhoz a szervezési és a személyzeti kérdéseken kívül azok az ügyek tartoztak, amelyeket a jogszabályok kiíéjezetten a polgármester — és nem a tanács — hatáskörébe utaltak. A külön kezelt és iktatott polgármesteri bizalmas iratok 1902-től maradtak fenn. Itt helyezték el a minisztériumok bizalmas rendelkezéseit, a fegyelmi ügyekkel, panaszokkal, sajtóközleményekkel kapcsolatos vizsgálatok iratait, az egyes lakosokról, egyesületekről készült bizalmas tájékoztatásokat. Az ügyosztályok többségének 1926 után keletkezett anyaga 1945-ben, a város ostroma során megsemmisült, csak azok a külön kezelt iratcsoportok maradtak meg, amelyeket nem adtak le a központi irattárnak. A hiányt csekély mértékben pótolják a légoltalmi letétgyűjtemény iratai, melyek a Bazilika pincéjében maradtak fenn, ugyanis 1942^-6 között itt helyezték el a fontosabb polgármesteri rendelkezések egy példányát.