Ort János - Szekeres József: Budapesti 1. sz. Állami Levéltár 2. Budapest főváros törvényhatósági és tanácsköztársasági szerveinek levéltára - Levéltári Alapleltárak (Kézirat. Budapest, 1959)

I. BUDAPEST FŐVÁROS TÖRVÉNYHATÓSÁGI SZERVEINEK LEVÉLTÁRA - A) KÖZPONTI IGAZGATÁSI SZERVEK IRATAI

tőnek, illetőleg Ielvételre jogosítottnak neve. az okmányok és egyéb mellérdetek száma, lő vagy számfejtőkönyv vonatkozó lapszáma, bev.-kiad, összege tüzetes bejegyzést nyert. Egy számadási ágon belül tömegesen ismétlődő bev.-kiadás okra segédnanlókat vezetek, melyei: eredményét lezárás-után a megfelelő bev.-kiad. naplóba vitték át. (Ilyen segódnaplók esetlegesen az okmányokhoz kötve, a naplók különkezelt okmányai sorozatába is kerülhettek,) 4888--lDll-ig a bev.--kiad. naplókat a községi alap és egyes más alapoknál a költségvetés lejezeteire előre kijelölt L és II.. (bev.-kíad.) római számmal és mellette betűjellel számozták. Majd 19-12-tőI betüjeizot helyett arabs sorszám megjelölést nyertek, mig a községi alapon kivüli alapok tömegek bev.-kiad. kezelési naplói un, íönaplói külön római folyószámokat kaptak. A íökönyvek. számíejtökönyvek a vonaüiozó naplók ezen számjelzeteire utalnak- Egyéb naplók és használatban volt jegyzékek leírását leltárismertetósünk tartalmazza. Fő könyvek-számfejtőkön y ve le. A főkönyvek as egyes lőv, alapok és tömegek egész évi kezelésének förovatok és alrovatok szerinti kimutatására szolgálnak és legalább 4 évi időtartamra szólnak. Az alapok vagy tömegek költségelőirányzata és rovalrendssere hiányában a kezelést a főkönyvben az alap vagy tömeg természete szerint is rovatozhatták. Mind a bev. mind a kiad, rovatok valódi és hitelmüveleti illetve átfutó kezelés rovataira osztályoztattak s utóbbiakról esetlegesen egyes számvevőségi ügyosztályok külön főkönyveket is. felfektettek. Az összes bev, és kiad. felvételére hivatott főkönyv, mely a bev.-kiad.-ra nézve külön kötetekben is vezethető volt, nemcsak a költségvetés Iőrovatai, hanem alrovatai szerint is tagolást nyert. Sőt, hogy a naplókban előforduló összes keselés abba foglaltass ék, még az átfutó kiad. és bev. számára is külön rovatokat tartalmaz, amint említettük, A főkönyvek rovatbeosztását a cimtáblán vagy belső lapján rendszerint róvatmutató mutálja, s A főkönyvbe csak a változó vagy egyszersmindenkorra előforduló fizetéseket vezették be, ezek számára a főkönyvek egyszersmind számíejtőkönyvekül is szolgálnak. Az állandó vagy ismétlődő bevételek vagy kiadások könyvelésére pedig a számrejtökönyvek szolgálnak. Ezeknek havi eredményét azonban gyüjtörovancs alapján a főkönyvbe is átvezették. Minden íő- és számfejtőkönyv (régebben számadáskönyvnek is jelölték) két részből áll: a tartozásból és lerovásból. A tartozási lapon az elöirást, amint az utalvány a számvevőséggel közöltetett, azonnal előjegyezték. A lerovást ellenben a fizetés teljesítése előtt, azaz a számfejtés alkalmával jegyezték be olymódon, hogy a fizetés; nap, fizetendő összeg, levonások sth, a számíeltéssel együtt verettettek be. a fizetésre vonatkozó napló cikk utólagosan a pénztár naplójához mellékelt okmány alapján jegyeztetett tel» A tartozási vagy előírási lapon feltüntetik tételszámolc lolvószánrendjében, hogy ki által, mikor, milyen szám alatt bocsáttatott ki az utalvány, ki a fizetésre kötelezett vagy felvételre jogosult, mily cim alatt teljesítendő fizetés, mennyit tesz ki a járandóság és minő összegben fizessék ki vagy be. A lerovási lapon a lerovásnak a főkönyvbe való bevezetését a pénztári naplók tételeivel megegyezöleg összeg szerint eszközölték,; a iejjesiíés keltő ós naplócikke megjelölésével. Külön hasábok a beírásokat eszközlo számvevőségi közeg neváí Ls feltüntetik. A könyvek vezetése ós lezárása is általában megfelel az állami számviteli előírásoknak. Az eltérő főkönyvek és számfejtökönyvek (letétemények. gyámpénztári főkönyv stb„) leltári leírásukban nyernek ismertetést Végül megjegyzendő, hogy egyes íökönyvek lerovási oldala havi összeghasáb beosztást is tartalmas, i ' i Számvevőségi leltárkönyv (le'rój egysek), alapleltár ismertetése, iratanyag kutatása A íöv. számviteli könyv és iratanyagát a számvevőségi ügyosztályoktól, központi pénztártól, a számvevőség kezelöosztálya vette át és központi számvevőségi irattárban őrizte. A naplóoknányokat a selejtezési előírásokra figyelemmel, általában elkülönítve raktározták, s azokról külön lel144