Ort János - Szekeres József: Budapesti 1. sz. Állami Levéltár 2. Budapest főváros törvényhatósági és tanácsköztársasági szerveinek levéltára - Levéltári Alapleltárak (Kézirat. Budapest, 1959)

I. BUDAPEST FŐVÁROS TÖRVÉNYHATÓSÁGI SZERVEINEK LEVÉLTÁRA - A) KÖZPONTI IGAZGATÁSI SZERVEK IRATAI

tarjegyzékek is készültele A könyveket (fő könyv-szán fejlőkönyv -nyilvántartások«naplók stb> rendszerint az alapok vagy átadó ügyosztályok szerint tagolva, időrendben * a id át-ózták ós csoporton kint rakszámmal is ellátták. Leltári ismertetésünk a kezelöosztály legutóbbi 4940 ben készített, majd folyamatosan kiegészített leltárkönyvét veszi alapul,, mely a 9000 kötetet meghaladó könyv anyagot és közel 200 ím meny nyiségü iratcsomót fogja rendszerbe. A leltárkönyv beosztásában az 1928 utáni számvevőségi ügyasz tályokat követi. Külön csoportokban ismerteti az 4928 utáni ügvosztályok könyveit a hozzátartozó nap lőkkal (az okmányokat azonban csak az 4928 utáni l, ügyosztálynál veszi fel) s az 4928 utáni ügy' osztályokhoz külön csoportokban hozzáveszi az ügykörüknek megtelelő korábbi ügyosztályoknak kőnyvanyagát is,, lehetőleg időrendben vagy fajta szerinti sorozatokban, E csoportosítás illetve leUá rozás azonban, figyelemmel az ügyosztályok és ügykör változásaira, csak megközelitc pontosságú lehetett, s nem tükrözi a költségvetések felépítését A főbb ügyosztályi és költségvetési adatokat alapleltárunk az egyes tételek részletesebb tárgykör-megjelölésében tartalmazza, A leltárkönyv megadja a könyv csoportok megnevezését (ügyosztály vagy tárgykör szerint), s a csoportokon belül a kötetek rakszámának megfelelő íolyószámrendben mutatja a könyvfajta megnevezését, (4928 után nagyobb részt a Tökönyvek vonatkozó költségvetési fejezetszámát 'my évét vagy évkorét, a naplók esetleges jelzetét valamint a könyv raktári elhelyezését (állvány és polc száma)- Végül a rakszámok aláhúzása (un, kípipálás) a könyv meglétét ennék hiánya a Icöíiyv hiányát jelzi. Az egyes leltárkönyvi csoportok végén, s jobbára elmaradt 4928 utáni könyv anyagnál rakszámozás nélküli könyvek fajta szerinü beírása, un, gyüjtőtételek találhatók: a könyvek cine,, kötetek darabszáma és évköre megjelölésével mely bejegyzéseket már levéltári rendezés során es zközöltük, A leltárkönyv az előadottak szerint nem a költségvetés szerkezetén, hanem főleg az ügy* osztályok anyagcsoportos it ásán és összevonásán épült fel, ami az irattári kezelés során már adva volt Alapleltárunkban ezért felhasználhatósága érdekében mindkét szempontból részletesebben kellett megismertetnünk anyagunkat, A számvevőségi ügyosztályok ügykörbeosztása ugyanis nem követte ismertetése szerint a költségvetések szerkezetét Másrészt az ügyosztályok könyvanyagának leltárkönyvi csoportokba összevonása leginkább nagy időszakokra terjed, s csoportokon belül a nagyszámú könyv feles ég et tág összesítésben vagy enélküt sokszor nem is pontos időrendben tartalmazza. Nem mellőzhetjük tehát a leltárkönyv csoportjai «fcszes könyveinek fajta és évkor szerinü leírását. Alapleltárunkban lehetőleg megtartottuk a leltárkönyv csoportjait és azt. állagként vagy sorozatként ismertetjük. Vagyis ismertetésünk jobbára a leltárkönyv beosztását követi. Minden állagnak megadjuk rövid cimét és évkorét, majd 4, tárgypontja alatt lehetőleg leltárkönyvi csoportokban megjelöljük a könyvek, iratok pontosabb tárgykörét ügyosztályi és költségvetési vonatkozásait A 2. anyag leírása pontjában lehető szakcsopo»tositásban soroljuk fel az összes könyvféleségek egykorú megnevezését, évkorét és kötetszámát 3, Rendszer pontja alatt a könyvek és. segédleteik íöbb ismertetését adjuk a leirás felsorolása sorrendjében, 4. Kutatás, pont alatt a kutatás külön szempont jai mellett részletesen ismertetjük a könyv-iratanyag leltárkönyvi beírásának rendszerét vagyis az egyes fejezetek kutatás-leirásában a leltárkönyv használatát is ismertetjük- Végül 5. megjegyzési pontban a különlegesebb megjegyzések., tennivalók előírását adjuk, Így lényegében csak a rendszer és kutatás ismertetésében tértünk el némileg eddigi alapleltárainktól Az alapleltárról készült és leltárkönyvbe helyezett külön mutató megadja .a köny'••«rs.'ínovfcjfc leltárkönyvi lapszámát s az egyes csoportok köteteinek rakszámozására használt különböző jelzeteket is, A könyvanyag kutatása alapleltári ismertetésünk és a leltárkönyv alapján történhet: kérőlapon az állag, a megjelölt könyveim (fajtamegnevezés) és évkor, esetenkint leltárkönyvi rakszám adandó meg. A vegyes iratok használata azonban csupán a leltárkönyv alapján történhet A szám vevőségi iratok, illetve könyvek kutatásához az évi zárszámadások átvizsgálása általában szükséges, gazdasági kérdések kutatásánál pedig egyáltalán nem nélkülözhetjük. 445