Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’84 (Budapest, 1985)

IV. Budapest Főváros Levéltára munkájáról - Purcsi Barna Gyula: Fővárosi vállalatok és tervszerű levéltári begyűjtés

Purcsi Barna Gyula FŐVÁROSI VÁLLALATOK ÉS TERVSZERŰ LEVÉLTÁRI BEGYŰJTÉS Budapest Főváros Levéltára történetében a mai értelemben vett gyűjtőterületi, felügyeleti kötelezettségek szabályozott formában az 1943-as, Budapest Székesfőváros központi igazgatása szervezetéről alkotott, 466/1943. közgyűlési számú szabályrendelettel jelentkezik, amely elsőként mondja ki, hogy a főlevéltáros szakszempontból „felügyeletet gyakorol a központi és az ügyosztályi irattári kezelés felett és tapasztalatairól a polgármesternek időnként jelentést tesz." A tulajdonképpeni városi igazgatás során létrejött iratok átvétele, kezelése, s a városháza iratkezelésének felügyelete döntő mértékben megváltozik a Népköztársaság Elnöki Tanácsának 1950. évi 29. számú törvényerejű rendeletével, amely a Fővárosi Levéltár (akkor Budapesti 1. sz. Állami Levéltár) gyűjtőkörébe utalja a Budapest területén működő államigazgatási (belügyi, pénzügyi, kereskedelemés közlekedésügyi, oktatásügyi), a jogszolgáltatási szervek (bíróságok, ügyészségek, büntető- és javítóintézetek, közjegyzők), s a különböző intézetek (iskolák, tudományos, népművelő, egészségügyi és szociális intézetek), testületek (céhek, ipartársulatok), egyesületek és gazdasági szervek (üzemek, vállalatok, pénzintézetek stb.) iratait, s ezzel együtt e szervek nyilvántartásának és iratselejtezéseik ellenőrzésének feladatát is. Kétségkívül a legnagyobb gondot a tanácsi és minisztériumi gazdasági szervek okozták - s ez máig sem változott — mind a felügyeletüket, mind a náluk keletkezett történeti értékű iratanyagot tekintve. A vállalatoknál az iratkezelésnek olyan egységes rendszere nem született meg, mint ami az államigazgatás és közigazgatás területén (a 69/1948. (IX. 14.) MT sz. határozattal) a közig, számrendszer és a csoportszámos iratkezelési rendszer formájában. Az iratok nyilvántartásba vételét kötelezően a 178/1951. (IX. 30.) MT. sz. rendelet azonban csak az államhatalmi, államigazgatási szerveknél rendelte el. A gazdálkodó szervek ügyiratkezelését 1969-ig központi rendelkezés nem szabályozta. A 2097/1956. (VI. 28.) MT sz. határozatban elrendelt minta-ügyiratkezelési szabályzatok kibocsátása nem érintette a gazdasági szerveket, nem tette kötelezővé az ügyiratkezelés szabályozását: ez csak a 27/1969. sz. tvr-tel indul meg. A 45/1958. (VII. 30.) Korm. sz. rendelet alapján kiadott minisztériumi, illetve kormányelnöki utasítások a gazdasági szervek iratainak védelméről rendelkeztek ugyan, de az iratkezelés részletes szabályozására nem terjedtek ki. Nagy változást jelentett, hogy elrendelték az egységesen kötelező iktatást. Az állami szervek irattári anyagának egységes szempontok szerinti selejtezését az 1950. 29. sz. tvr. írta elő, s az eljárás végleges szabályozását a 185/1951. (X. 23.) MT sz. rendelet végezte el. A kormányrendelet és a végrehajtás tárgyában kiadott tárcaszintű utasítások ekkor még 5 éves irattári őrzést rendeltek el. Az iratokat ezután - 1 éven belül — az egyes tárcák által kiadott részletes ügykörjegyzékek alapján selejtezés alá kelett vonni, s a már selejtezett anyagot levéltári átadásra kötelezték. A kibocsátott ügykörjegyzékek azonban nem vették figyelembe az iratok „visszatükröződését", gyorsan elavultak az államigazgatás és a gazdaságirányítás rendszerében végbement változások miatt, a megőrzési idő rövidsége pedig a levéltári átvétel lebonyolítását akadályozta.