Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’84 (Budapest, 1985)

IV. Budapest Főváros Levéltára munkájáról - Szilágyi Gábor: Beszámoló Budapest Főváros Levéltára 1976—1983 közötti munkájáról

Belső továbbképzést is tartottunk. 1977-ben a levéltári alapismereteket nyújtó, valamint intézményünk anyagát és szakmai munkáját ismertető tanfolyamot rendeztük meg, 1982-ben pedig beindítottuk „Paleográfiai és nyelvi képzés XVIII-XIX. századi német és latin nyelvű szövegek olvasásához" című tanfolyamunkat, amelyet más levéltár dolgozói is látogattak. 1981 —1982-ben 4 kezelőnk végezte el a Levéltári Osztály szervezésében megrendezett középkáderképző tanfolyamot. Néhány dolgozónk részt vett az Uj Magyar Központi Levéltárban rendezett számítástechnikai tanfolyamon. Fiatal tudományos munkatársaink intézményünkhöz való kötődését kívántuk erősíteni a szakmai munkájukat inspiráló tudományos műhelyviták megrendezésével (9 alkalommal), de ezt a célt szolgálta az intézmény kiadványai keretében, valamint egyéb sajtókiadványokban részükre biztosított publikációs lehetőség éppúgy, mint az irattárosok, középiskolai tanulók részére megtartott, saját ismereteiket is fejlesztő előadások. Főleg az utolsó két esztendőben néhány belső átcsoportosítást kellett végrehajtanunk: miután növekvő feladataink és gyarapodó anyagunk arányában nem kaphattunk újabb státuszokat, munkánk színvonalát csak ily módon tudtuk javítani. Néhány munkatársunk még nem tudja kellő belátással fogadni ezeket az intézkedéseket, amelyeknek hasznosságával mind a társadalmi szervek, mind a vezetésben résztvevő levéltárosok egyetértettek. A gyűjtőterületen — a Fővárosi Tanács V. B. 1976. febr. 4-i döntése értelmében — tovább nőtt intézményünk ellenőrző és instruktori szerepe az illetékességi körünkbe tartozó mintegy 2350 szerv irattári felügyeletében. Ehhez kapcsolódóan vált feladatunkká a tanácsi szervek iratkezelési és iratvédelmi munkáját ellenőrző felügyeleti vizsgálatokban való részvétel. A szerveilenőrzések során - a fondképző fontosságától függően - évente 1 —4 alkalommal szálltunk ki a helyszínre. Eves tervünket minden esztendőben teljesítettük. Az iratkezelés és irattározás általános helyzetét illetően nem tapasztaltunk lényeges javulást. Az irattárak mostoha elhelyezési körülményei és rossz anyagi ellátottsága, a személyzet alacsony bérezése, nem ritkán egyéb munkákkal való megterhelése a jellemző még napjainkban is, és nem csodálható, hogy mindezek miatt az elmúlt nyolc esztendő alatt több, mint 30 esetben tapasztaltunk kirívó iratpusztulást, örvendetes jelenség viszont, hogy közel 50 szerv alakította ki, vagy kezdte kialakítani — nem kis mértékben a mi szorgalmazásunkra - a modern iratvédelemnek megfelelő irattárát. Nem szabad azonban elfelejtenünk, hogy ez a tekintélyesnek tűnő szám csupán töredéke az összterületnek. A gyenge színvonalú átlagból feltétlenül ki kell emelnünk a tanácsi és az azok igazgatása alatt álló szerveket, ahol mind az „irattári munka" címszó alatt összefoglalható munkafajták érdemi végzése, mind azok személyi és anyagi feltételei jóval magasabb színvonalat értek el. Nem kétséges, hogy ezek az eredmények a tanácsi felügyeleti szervekkel közösen végrehajtott, ezért nagyobb hatásfokkal bíró ellenőrzéseknek tudhatók be. E helyen kell szólnunk az iratkezelési szabályzatokat és irattári terveket véleményező munkánkról. Számos esetben voltunk kénytelenek megállapítani, hogy a véleményezésre beküldött anyagok színvonala gyenge, és ami még nagyobb baj, hogy észrevételeink bevárása, tehát a kijavítás lehetősége nélkül életbe is léptették azokat. E káros jelenség felszámolásához mindenek előtt a miniszteriális és tanácsi irattári tervek átfogó rendezésére lenne szükség, továbbá arra, hogy a szervek iratkezelési szabályzatainak és irattári terveinek elbírálásánál nagyobb összhang alakuljon ki a minisztériumok és Budapest Főváros Levéltára között. Még mindig igen magas azon szervek száma, amelyek nem rendelkeznek az írásbeli ügyintézés Levéltárunk által jóváhagyott alapvető dokumentumaival. Iratselejtezést ellenőrző munkánk hatékonysága javuló tendenciát mutatott. Kezdetben még gyakori jelenség volt, hogy a selejtezést Levéltárunk előzetes értesítése nélkül, nem kellő szakmai ismerettel folytatták le: kénytelenek voltunk ezért az esetek zömében