Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’84 (Budapest, 1985)

IV. Budapest Főváros Levéltára munkájáról - Szilágyi Gábor: Beszámoló Budapest Főváros Levéltára 1976—1983 közötti munkájáról

nem pusztán a beküldött jegyzőkönyvek, hanem az anyag tényleges átvizsgálásával ellenőrizni a munkát. Óvatosságunk nem volt hiábavaló. Az utóbbi két-három esztendőben a szervek jelentős része már a selejtezési munka végzése közben igényelte módszertani segítséget nyújtó látogatásunkat, így a selejtezések és az elkészített jegyzőkönyvek többsége megfelelt a minőségi követelményeknek. A selejtezés befejezését követő helyszíni ellenőrzésre már csak azoknál a szerveknél került sor, amelyek jelenlegi ismereteink szerint valóban történeti értékű iratokat termelnek. Eddig ismertetett gyűjtőterületi munkánk számszerű adatait az alábbi táblázat tartalmazza. Munkafajta 1976-1980 1981-1983 Összesen Munkafajta között között Szervellenőrzés száma 2791 1286 4077 Szabályzat véleményezése 140 105 245 Selejtezés ellenőrzése 1650 1137 2787 Tanácsi vizsg. részvétel 140 58 198 Az iratkezelési és irattározási munka megjavítását, végső soron pedig a történeti értékű, levéltári megőrzést igénylő iratanyag megmentésének és előzetes rendszerezésének ügyét kívántuk szolgálni az irattárosképző tanfolyamok megszervezésével, a tanfolyamon kívüli előadások megtartásával. Ez a munka önmagában véve nem volt újszerű, az elmúlt tervidőszakban is folytattunk hasonló tevékenységet. Az előrelépést az jelentette, hogy 1977-től folyamatosan elkészítettük az egyes szervcsoportok speciális gyakorlatára épülő, szélesebb körű és mélyebb szintű ismereteket nyújtó, 12 foglalkozásból álló tanfolyamok tematikáit. Az azok alapján lebonyolított tanfolyamok sorozata 1978-ban indult meg. Megnevezés 1976 -1980 között 1981-1983 között összesen Irattáros tanf. száma 12 13 25 a résztvevők száma 378 fő 384 fő 762 fő Tanf. kívüli előadások száma 129 231 360 a résztvevők száma kb. 1000 fő 1000 fő 2000 fő Nem vitatható, hogy ezek az alapvetően fontos szakmai ismereteket nyújtó tanfolyamok hasznosak voltak: a jelentős számú hallgató több szakértelemmel végezheti majd munkáját. Talán arra is remény van, hogy nagyobb tekintéllyel és hatásfokkal szorgalmazhatják az iratkezelési munka fokozott elismerését. Nagy segítségünkre lehet az irattárosokkal kialakult személyes kapcsolat abból a szempontból is, hogy az iratbegyűjtés területén még fellelhető elméleti-gyakorlati tisztázatlanságok ellenére megkönnyíthetik számunkra az értékes anyagok átvételét. Kétségtelennek tűnik mindazonáltal, hogy az iratkezelés és irattározás színvonalának érdemleges minőségi javulását csak akkor érhetnénk el, ha az e munkákat szervező és irányító vezetők is részt vennének a tanfolyamokon. Gyűjtőterületi munkánk leglényegesebb része — hiszen végső fokon ennek érdekében történt minden — a levéltárérett anyagok felderítése és beszállításra való előkészítése volt. Már a Levéltári Igazgatóság részére 1976-ban végzett felmérések során elég reális áttekintést nyertünk a gyűjtőkörünkbe tartozó szervek iratanyagának értékéről, teljes gyűjtőköri jegyzékünk felülvizsgálata pedig még inkább lehetővé tette a fontossági sorrend megállapítását. Mindezen ismeretek birtokában készítettük el és bocsájtottuk az érdekeltek rendelkezésére pl. az 1963 előtt keletkezett kerületi tanácsi iratok levéltári átadásának előkészítéséhez szolgáló 15 oldalas módszertani ,,Útmutató "-t, a 30 kiemelt nagyvállalat