Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’78 (Budapest, 1979)

I. A levéltár életéből - Gáspár Ferenc: Beszámoló a BFL 1971-1976 közötti munkájáról

A munkamódszerek javítása terén igen kedvező tapasztalatokat szereztünk a Fővárosi Tanács szakigazgatási szerveivel kialakított kapcsolat során. Az iratkezelés és irattározás ellenőrzését a tanácsi felügyelet alá tartozó szervek esetében lehetőleg a szakigazgatási szervekkel karöltve programszerűen végeztük. Különösen nagy hangsúlyt fektettünk a tanácsi szervek ügyiratkezelési szabályairól szóló 8/1973. (T.K.) MT TH sz. utasitás bevezetésének segítésére és a Budapest Főváros Tanácsa VB Igazgatási Főosztályával közösen történő ellenőrzésre. A VB titkára és az Igazgatási Főosztály által - jórészt a mi kezdeményezésünkre - kiadott intézkedések, valamint a többszöri oktatás eredményeképpen 1975-re minden kezdeti nehézség ellenére a tanácsi szerveknél az uj iratkezelési rendszer megszilárdult. Az uj, az 1969. évi tvr. nyomán bevezetésre került iratkezelési rendszer a legtöbb problémát és gondot a gazdasági szerveknél, vállalatoknál okozta. Bár már a Gyűjtőterületi osztály létrejötte előtt a III. osztály igen sok energiát fordított erre a feladatra, megemlítjük hogy minden erőfeszítés ellenére 1975. december 31-ig a gyűjtőkörünkbe tartozók közül 42 vállalat és 95 szövetkezet nem küldte be iratkezelési szabályzatát, pedig a rendeletek erre 1972. január 1-i határidőt irtak elő. A gazdasági szervek többsége - a tvr. megjelenésének időpontjában - nem rendelkezett szakképzett, az adott vállalat, szövetkezet vagy intézmény ügymenetét jól ismerő iratkezelői gárdával, irattárosokkal, sőt a legtöbb esetben megfelelő irattárral sem! Elfogadható szinvonalu irattárat megállapításaink szerint a szerveknek mindössze 15%-a tartott fenn, ezek többsége a BFL iratbegyüjtési tevékenységének szüneteltetése miatt már túlzsúfolttá vált. Nem hozott pozitív változást az sem, hogy több mint száz vállalati irattáros és iratkezelő részére rendeztünk tanfolyamot. A tanfolyamok résztvevőinek a száma elenyészően alacsony a kiképzendő irattárosok és iratkezelők tényleges számához viszonyítva, hiszen a képzést igénylők száma - 1975 nyarán végzett felmérés szerint - 705 fő volt. Saját erőből - mivel megfelelő tankönyv nincs, előadókat és helyiségeket a BFL-nek kellene biztosítani - a megfelelő mennyiségű és szinvonalu képzést nem tudtuk, de nem is tudhattuk megvalósítani. Ez az elvárás nem is reális, az irattárosok képzésének megoldása csak központi erőforrásokból oldható meg. Nehezítette az osztály munkáját, hogy a gyűjtőterülettel kapcsolatos elvi-elméleti problémák jórészt megoldatlanok. A BFL Gyűjtőterületi Osztálya ezen a téren is számos kezdeményező lépést tett. 1975-ben átfogó jelentést készített a terület problémáiról, amely a fentiekben jelzett kérdéseket Is igyekezett felvázolni. Ezt a tanúimányszintü anyagot a LIG, az UMKL és a PmL képviselőinek részvételével intézeti tudományos értekezleten megvitattuk. Szólni kell még egy további tényezőről, amely erősen behatárolta, sőt a mai napig meghatározza a gyűjtőterületi munkát. Az ötéves terv időszakában a BFL nem rendelkezett szabad raktártérrel és igy szó sem lehetett tervszerű iratbegyüjtésről, nem valósulhatott meg a történeti értékű iratok levéltárba kerülésének folyamata, a gyűjtőterületi munka igazi célja. 2. Állagvédelem

. Közismert és állandóan hangoztatott tény a BFL rendkívüli kedvezőtlen raktározási állapota. 1971. január elsején a BFL őrizetére bízott közel tizenötezer folyóméter terjedelmű iratanyag raktározása igen sok kívánnivalót hagyott maga után. Levéltári szempontból egyedül a Hess András téri épületben levő raktáraink minősíthetők megfelelőnek, ahol a gazdasági szervek mintegy 1100 ifm anyagát tároljuk. Az elfogadhatóság alsó határán állanak a városházi raktárak, amelyekben a BFL legrégibb iratai, az egyesités előttiek nyertek elhelyezést. Ezek a raktárak fűtöttek, a légnedvesség megfelelő bennük.