Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’78 (Budapest, 1979)

I. A levéltár életéből - Gáspár Ferenc: Beszámoló a BFL 1971-1976 közötti munkájáról

(A gyűjtőterületi osztály látja el a fentieken kivül, mind a mai napig, a BFL ügyfélfogadó-szolgálatát is.) A táblázat adatsorai mindvégig emelkedő tendenciát mutatnak. Kivétel ez alól az iratkezelési szabályzatok véleményezésének adatsora, ennek oka, hogy az iratkezelési szabályzatoknak a szerveknél már a hetvenes évek elejére el kellett készülniük. Külön figyelmet érdemel a szervellenőrzések számának több mint tizszeres növekedése, közel kétszeresére emelkedett az iratselejtezések felügyelete is. A feladatok egy osztályra koncentrálásának célszerűségét a fentiekben ismertetett számszerű eredmények is igazolták, hiszen csak igy válhatott lehetővé a megnövekedett számú szervekkel kapcsolatos teendők egységes tervezése, a szervlátogatások módszeres lebonyolítása, egy speciális ismeretekkel rendelkező kollektíva kialakítása, a nyilvántartási munka megszervezése stb. A gyűjtőterületi munkát a tvr. megjelenése óta - de a korábbi években is bizonytalanná tették a budapesti levéltárak illetékességi köre közti gyakori átfedések, az e téren - főként az UMKL és a BFL viszonylatában - fennálló elvi és gyakorlati tisztázatlanságok. Megoldást 1975 februárjában a 101/1975. KM.sz. utasitás hozott, amely szabályozta a fővárosban működő levéltárak Illetékességi körét. Az utasitás megjelenésének szorgalmazásában, az előkészítő tárgyalásokban a BFL jelentós szerepet játszott, továbbá nagy munkát végzett a rendelet mellékletét képező szervjegyzék kidolgozásában. A jogszabály a fővárosban működő minisztériumi irányitás alá tartozó termelő egységek többségét, a felsőfokú oktatási intézményeket stb., a BFL illetékességi körébe utalta. Az utasitás hatálybalépésével a BFL gyűjtőkörébe tartozó szervek száma jelentősen megnövekedett. 1975-től 655 tanácsi szerven kivül 586 szövetkezeti, továbbá 809 minisztériumi vagy más országos hatáskörű vállalat került illetékességi körünkbe. A számszerű növekedés minőségi változásokkal járt együtt, hiszen a népgazdasági 50 kiemelt nagyvállalata közül 29 került a BFL gyűjtőkörébe. Az illetékességi kör bővülése következtében megnőtt a levéltárérett iratanyag mennyisége is, 1975 végén a tanácsi szerveknél kb. 4000, a szövetkezeteknél 1500, a minisztériumi vállalatoknál és intézményeknél hozzávetőlegesen 4500 ifm begyűjtésre váró iratanyag halmozódott fel. A levéltári értékű iratok gyarapodását a gyűjtőkörünkbe tartozó szerveknél évenkénti 1100 ifm-re lehet becsülni. Az ötéves terv időszaka alatt, de különösen 1974-től jelentős fejlődésen ment át a gyűjtőterületi munka tartalmilag és módszertanilag egyaránt. Tartalmi munkát fejtettünk ki a gyűjtőterület elhatárolásának elokészitése kapcsán, ami a már emiitett gyűjtőköri szerv jegyzékben rögzitődött. 1974-től az éves és a távlati tervek elkészitésénél az volt a fő törekvés, hogy az V. ötéves terv végére a gyűjtőkörünkbe tartozó szervek irattárairól olyan áttekintéssel rendelkezzünk, illetve az azokban őrzött iratanyagot olyan állapotba hozassuk, amely lehetővé teszi raktári befogadóképességünk megnövekedésével párhuzamosan a tervszerű és folyamatos iratbeszállitásokat. Ezen elképzelésnek megfelelően a gyűjtőterületi osztály erőit döntően a szervlátogatásokra koncentrálta. 1974-1975ben összesen 1129 helyszíni ellenőrzésre került sor. Ez a szám a korábbi évekhez, sőt az országos normatívákhoz képest is magas, de ugyanakkor azt jelenti, hogy csak a gyűjtőkörbe tartozó szervek 50%-ához sikerült eljutni. A szervlátogatásokat bizonyos fontossági sorrend szerint végeztük, volt olyan szerv, amelyikhez a két esztendő alatt többször is kiszálltunk, de bebizonyosodott hogy az adott létszám mellett sem sikerült legalább minden szervhez két évenként egyszer eljutnunk. Ez a követelmény érvényesítése kétszeres osztálylétszámot kívánna meg.