Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’78 (Budapest, 1979)

I. A levéltár életéből - Gáspár Ferenc: Beszámoló a BFL 1971-1976 közötti munkájáról

ben fogalmazódott meg, amely ha tételesen nem is, de alapvonásaiban meghatározta a BFL tennivalóit a speciális levéltári feladatok terén. Utólagosan visszatekintve az is kitűnik, hogy a vizsgálatról készült igen szakszerű és tartalmas jelentés nagyobb segitséget nyújtott volna a következő évek munkájához, ha még élesebben tárja fel a BFL akkori állapotát. A rövid, mindössze négy napos vizsgálat lefolytatói előtt érthető módon sok olyan tényező rejtve maradt, ami a későbbi években előbukkant és nem kevés nehézséget okozott munkánkban. 1. A gyűjtőterületi munka

. A levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi tvr., valamint végrehajtási utasitása az ügyviteli és levéltári érdekek védelmében megszabta az iratkezelés általános irányelveit, s az állami, szövetkezeti, társadalmi szervek irattári selejtezésének ellenőrzésén túlmenően iratkezelési rendjük szakmai ellenőrzését Is a levéltárak feladatkörébe utalta. E feladatkörre a tvr. életbeléptetésekor a BFL - ugyanúgy mint a levéltári terület egésze - nem volt és nem is lehetett felkészülve. Mint az 1970. évi szakmai-felügyeleti vizsgálati jelentésből kitűnik, az akkori BFL-hez 1347 értékhatár feletti és 3599 értékhatár alá sorolt szerv tartozott, amelyek irattermeléséért felelős volt. A jelentés megállapította - többek között - azt is, hogy az előző évben a levéltár munkatársai elhanyagolhatóan kevés szervet, mindössze 193-at látogattak meg, de hozzátette: kevés a gyűjtőterületi munkával foglalkozók száma. A gyűjtőterületi munka fontosságát a BFL 1970-ben felismerte - nem kis mértékben éppen a szakmai-felügyeleti vizsgálat megállapításai segítségével - és igyekezett e munkaterület szervezeti és létszámfeltételein javitani. Részben saját, részben más levéltárak - elsősorban az UMKL - tapasztalatai alapján arra a következtetésre jutottunk, hogy a gyűjtőterületi munka specializált jellege folytán nem oldható meg a régi keretek között, vagyis ugy, hogy az egyes osztályok, a mi esetünkben a n. és III. osztály, egyéb teendőik mellett ezt a feladatkört Is ellátják. így került sor előbb az un. Igazgatási csoport (1971), majd 1974-ben az önálló Gyűjtőterületi osztály felállítására, amely ettől az időponttól kezdődően teljes egészében átvette a gyűjtőterületi munkakört. 1975. december 31-én az osztály létszáma nyolc fő volt. Meg kell jegyezni, hogy az önálló osztály megszervezése rendkivül nehézségekbe ütközött, mert ilyen jellegű speciális képzés Magyarországon nem folyik, ezért az osztály vezetőjének és munkatársainak a munkavégzés menetében kellett "szakmát" tanulnlok. Az 1974 óta eltelt Időszak bebizonyította, hogy mind a szervezeti elképzelés, mind a BFL és a gyűjtőterületi osztály vezetésének irányító és személyzeti politikája helyes és eredményes volt. Fenti megállapítást a gyűjtőterületi munkavégzés számszerű adatai is bizonyítják: 1971 1972 1973 1974 1975 Szervellenőrzések száma Iratkezelési szabályzat véleményezés Selejtezés felügyelete 45 87 357 122 137 301 146 173 335 471 149 371 658 94 512