Levéltári Szemle, 65. (2015)

Levéltári Szemle, 65. (2015) 2. szám - Levéltártörténet - Pusztainé Pásti Judit - Szabó Attila: Szovjet-magyar vegyes vállalatok iratainak rendezési tapasztalatai

Vus^tainé Pásti ]udit—Ss^abó Attila

működése alatt keletkezett iratok többsége 1952—1954-ből maradt meg, ezért a kezdeti, csekélyebb mennyiségű, 1950—1951 évkörű iratokban óvatos selejtezést végzünk. Fenti három alapelv a rendezés során két újabb szemponttal bővült, nevezetesen a magyar olajiparban egyedülálló nagylengyelt olajmező felfedezésével., a felfedezéshez kapcsolódó iratok értékelésével. Az olajmező országos jelentőségű feltárását és a letermelés megkezdését dokumentáló forrásokat széles körben kívántuk megőrizni. Ugyanakkor a párhuzamos információk elkerülés végett a mérlegek adatait tartalmi vizsgálat alá vetettük. A rendezés során szerzett másik tapasztalat a szöveges mérlegbeszámolókhoz kapcsolódik. A forrástípus megléte nagyban megkönnyítette munkánkat. A mérlegadatok gazdagsága, a számadatokhoz fűzött szöveges beszámolók alaposabb vizsgálódásra adott lehetőséget. A szöveges mérlegbeszámoló feleslegessé tette a kiegészítő információkat nem tartalmazó számszaki, termelési, beruházási stb. ügyiratok megőrzését.

A rendezési terv elkészítésekor nyilvánvalóvá vált, hogy korabeli vállalati iratári terv hiányában státuszrendre5 * * * 9 támaszkodhatunk a szervezeti rekonstrukció elkészítéséhez. A státuszrend a társaság működésének harmadik évében, 1953 derekán, a nagyvállalati korszak idején, tíz állami vállalat 1952. évi MASZOLAJ Rt.-be történt beolvasztása után készült. Korábbi évekből is kerültek elő részletes szervezeti ábrák, az iratokból azonban nem állapítható meg az ügyiratot keletkeztető szervezeti egység neve. A vállalati központ osztályai részére 1951 végétől10 írták elő az iratok helyi regisztrálását.

A teljes magyar olajipart átfogó, az alapítási célokban megfogalmazott tevékenység is a nagyvállalati korszakban valósult meg. A vállalati ügykörök tagolásához a szervezeti átalakítások és feladatkörök ismertetését tartalmazó iratanyagra is támaszkodhattunk. A társaság iratkezelésére nem, csupán a minősített iratok kezelésére vonatkozóan találtunk utasítást.11 Míg a minősített iratokat egyedi iktatási azonosítóval látták el, addig a nyílt iratokra csak érkeztető bélyegző került. Irattározásra az érkeztetés, illetve a másolatok kiadmányozási időpontja szerint nyüt lehetőség. Központi irattározás bevezetésére 1953-tól kezdődően találtunk megbízható adatokat. Ekkor szervezték meg az Adminisztrációs Gazdasági Irodát a társaság központi osztályai és az irodák iratainak őrzésére, valamint egyéb kisegítő tevékenységek ellátására. Központi irattározástól való eltérést 1954 elején találtunk. A peres ügyek egy részét a Jogügyi Osztályon helyezték el. Az önálló gazdálkodást és iratkezelést végző tagvállalatok, valamint a központ meg növekedett feladatainak csökkentésére, a működés átláthatóbbá tételére szervezett irodák maradandó értékű iratai — az eredeti terv szerint — önálló állagokba kerültek volna, mint a Műszaki Anyagbeszerzési Iroda, Kőolaj-kitermelő Tröszt, Ásványolaj feldolgozó Tröszt anyagai. Részint csekély, alig egy kisdoboznyi terjedelmük, részint nem maradandó ér5 A státuszrend 1953. július 18-án készült. (MNL OL XXIX—F—40-a. 3. t. 1. d.)

10 1951 júliusában szabályozta a vállalat vezérigazgatója először az iratkezelést. A 109. számú rendelet az

aláírási rendet határozta meg, szeptember 12-én a 140. számú rendelettel vizsgálta felül ismételten az aláírási gyakorlatot. 1951 őszétől az adott ügyben illetékes szervezeti egység meghatározására támpontul

legfeljebb az aláíró(k) személye szolgálhat. 1951. november 13-tól kezdődően rendelte el a vállalatvezető

meghatározott ügyekben a bélyegzőlenyomat használatát és a keletkeztető osztály jelölését. (167. sz. vezérigazgatói rendelet.) (MNL OL XXIX—F-40-a. 22. t. 3. d.)

11 Az 1954. január 4-én kiadott 1/1954. sz. vezérigazgatói rendelet részletezte a TÜK-nyilvántartás rendjét. Az iratokat érkezési sorrendben egyedi iktatási azonosítóval ellátva fűzték le, s a lefűzött irattári egység tételes tartalmáról nyilvántartó kartont vezettek. (MNL OL XXIXF-40-a. 22. t. 4. d.)

72