Levéltári Szemle, 58. (2008)

Levéltári Szemle, 58. (2008) 3. szám - GYŰJTŐTERÜLET - SÓBER PÉTER: Gyűjtőterületi tapasztalatok Bács-Kiskun Megyében, különös tekintettel egy tűzesetre

GYŰJTŐTERÜLET SÓBER PÉTER GYŰJTŐTERÜLETI TAPASZTALATOK BÁCS-KISKUN MEGYÉBEN, KÜLÖNÖS TEKINTETTEL EGY TŰZESETRE Bevezetés A 10/2002. NKÖM rendelet

1 új fejezetet nyitott a magyar levéltárak életében. Ez a jogszabály ugyanis pontosan meghatározza az általános levéltárak ún. szervellenőrzési tevékenységét, vagyis a köziratot termelő iratképzők iratkezelésének és irattárának ellenőrzését. A Rendelet 8. §-a szabályozza az iratkezelés közlevéltári ellenőrzését. Ennek értelmében „ ... az országos és megyei szintű államigazgatási, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervek, továbbá a megyei és városi képviselő-testület hivatala iratkezelésének ellenőrzésére lehetőleg háromévenként, a többi — működése során maradandó értékű iratokat létrehozó — szerv iratkezelésnek ellenőrzésére pedig ötévenként legalább egyszer kerüljön sor. "

2 Mint látható, a jogszabály alkotói — talán ismerve a jelenlegi levéltárak anyagi és technikai feltételeit — kiskaput hagytak a levéltárak számára, hiszen a „lehetőleg

1' szó mozgásteret ad a levéltárak számára az iratkezelés ellenőrzését tekintve. A Bács-Kiskun megyei tapasztalatok A Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltára

3 2003 nyarán kezdte el újra ellenőrzési tevékenységét, miután személyi-technikai feltételei ezt lehetővé tették. Az gyűjtőterületi terv szerint először a legfontosabb köziratot termelő iratképzők, vagyis a helyi önkormányzatok, a bírósági-ügyészségi szervek, valamint a földhivatalok kerültek górcső alá. A hatalmas lemaradás miatt 3 év alatt sikerült a fentebb említett összes maradandó értékű iratokat termelő szerveket ellenőrizni. Az ellenőrzési program teljesítette az elvárásokat, a lemaradás bepótlásra került. Ez után egy új szervellenőrzési szisztémát dolgoztak ki a levéltár gyűjtőterülettel foglalkozó munkatársai, amely évenként 40 iratképző vizsgálatát határozta meg. A következő 5 évben ezen szisztéma alapján kerülnek elosztásra a megyében található maradandó iratokat termelő szervek. A vizsgálat célja — ahogy a jogszabály is megfogalmazza — az, hogy „...a maradandó értékű irattári anyag épségben és használható állapotban"

4 maradjon fenn. Nagyon szép és jó dolog, hogy a levéltár munkatársai kidolgoztak egy több évre elnyúló szervellenőrzési tervet. Nagyon szép és jó, hogy elkészült egy adatbázis, amely pontosan mutatja

5, hogy a helyi önkormányzatoknál milyen maradandó értékű iratfajták 1 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményéről, (a továbbiakban: Rendelet) 2 Rendelet, 8. § (2) bekezdés 3 A továbbiakban: levéltár 4 Rendelet, 8.§ (4) с pont. 5 Tulajdonképpen olyan adatbázist nem lehet készíteni, amely pontosan mutatja, hogy egy iratképzőnél mekkora mennyiséget tesznek ki a maradandó értékű iratok, ezek mikor keletkeztek. Csak hozzávetőleges adatokkal lehet dolgozni. A pontos iratmennyiségek csak az irattár rendezésekor derülnek ki. A tanácsi iratok 59