Levéltári Szemle, 11. (1961)
Levéltári Szemle, 11. (1961) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Sárközi Zoltán: A vállalati irattári rendszerekről / 187–197. o.
« 194 Minden gyárnak van még külön titkársága, mely az iratokat újólag számbaveszi, és a referenseknek kézbesitökönyvvel átadja. Az elintézett akta az egyes gyárak irattárába kerül vissza. Ez főleg csak a könyvelési iratokra áll, mig más osztályok, - pl. a termelési osztály ~ irataikat csak év végén, csomag formájában juttatják el az irattárnak. 2, / Az irattárban minden cég kap egy alapszámot, s innen kezdve minden későbbi ügye ezen a számon fut. Ezt az irattári rendszert szintén a kapitalista korszakból örökölték, s napjainkig megtartották. A Continental levelei 1916 óta a 2162-es számot viselik. A betelt dossziék egy-egy esztendő iratanyagában ugyanazon számot viselve egymás mellett sorakoznak. A Ganz dossziék száma 1916 óta már elérte a 100at. Az irattározásnak ez a formája azonos a közigazgatásban elterjedt un. örök-alapszámos rendszerrel. 1952-ben a Csepel Vas és Fémmüvek régi gyár-részlegei önálló gyárakká alakultak át, s ennek megfelelően áttértek az önálló irattározásra is. Elméletben a fent ismertetett rendszert kellene mindenütt megtalálnunk, de a gyakorlatban nem biztos, hogy ez ténylegesen igy is van. Az egyes gyárak irattárosai a központi irattárból kerültek a mostani munkahelyükre. 3, / A számlákat a levelezési anyagtól elkülönitve, külön rakják le, de szintén az örök-alapszámra emlékeztető rendszer szerint, az egyes cégeket egymástól elkülönitve. Fogyatékossága az itteni irattári munkának, hogy egyes osztályok, például a balesetelháritás, a beruházási osztály, a pénzügyi osztály, az ár- és kalkulációs osztály rendszeresen évvégéig saját irodáikban őrzik a már elintézett iratanya.got, s ekkor különösebb rend nélkül, ' csomagokban adja át azt az irattárnak. 4, / Az összes gyárak kimenő postáját a központi igazgatás intézi, A leveleket nem iktatják. Az ajánlott leveleket számbaveszik ugyan, de a közönségeseket nem, viszont a levélmásolatok az egyes gyárakban, illetőleg azok osztályain megmaradnak. így a levél elküldésének ténye ellenőrizhető.. Ezeket a levélmásolatokat is rendszerint év végén adják át az illetékes irattárnak. A központi irattár vezetője Hoffmann Lénárt. Az ismertetett ügyviteli és irattározási eljárások azt bizonyitják,
