Levéltári Szemle, 11. (1961)

Levéltári Szemle, 11. (1961) 3–4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Sárközi Zoltán: A vállalati irattári rendszerekről / 187–197. o.

- 193 Külön csoportban kezelik a vállalathoz ézkező magánleveleket. A levelezési anyagot egészében osztályok szerint válogatják szét. Az anyag- és áruforgalmi, kereskedelmi, fővállalkozási, pénzforgalmi és külkereskedelmi főosztályoknak külön-külön kutatóivük van, Ezekkel együtt viszik az iratokat az osztályokra. Az összes többi, maradék iratanyagot osztályokra szétválogatva együttesen iktatják. Ezt az un. vegyes levelezést az osztályok iktatószámok szerint veszik át. A volt MAVAG osztályai ennyivel meg is elégszenek, a volt Ganz osztályai azonban külön is iktatnak. A több osztály érintő leveleket rendszeresen tovább is küldik. Az ügyforgalomra jellemző, hogy az iktatott iratok száma jóval 100.000 fölött van. 2. / Az iktatóiven a következő rovatok találhatóak: a beküldő neve, a kelet és az irat száma, a tárgy, az iktatás kelte, az osztály és az iktatószám. Az elintézett iratokat kézbesitőkönyvvel küldik vissza a központi irattárba. Az irattározás dossziék szerint az un. MÁVAG-kimutatás alapján történik. A cégek szerint elkülönülő dossziék dátum, illetőleg iktatószám szerint vannak az állványokon elhelyezve. Ha az első dosszié megtelik, akkor a régebbi iratok az un. holt-dossziéba kerülnek. 3. / A kifelé menő válaszlevél a beérkező irat iktatószámát kapja, ennek megfelelően azzal együtt kerül irattározásra is. Az önálló saját kimenő levél saját iktatószámot kap, s a központi irattárban másolat marad belőle. Az irattározás tehát hasonlit a közigazgatásból ismert sorszámos rendszerhez. 4. / Az inkasszókat a pénzügyi osztály közvetlenül kapja. A devizális leveleket külön beiktatják. Kölcsönzés esetében a kölcsönzés tényét vét-levélre jegyzik fel. Megemlítendő még, hogy a számrovancskönyvbe beirják azt is, hogy az iratot melyik dossziéban őrzik. Az irattár vezetője Budavári Ferenc. Csepel Vas- és Fémmüvek 1, / A postát az okmánytár bontja. Az egyes gyárak szerint szétválogatott iratokat külön-külön iktatókönyvekbe irják be. A központi igazgatás kap meg minden olyan iratot, mely nem kifejezetten az egyes gyáraknak szól. Itt viszont osztályok szerint rakják széjjel az iratokat.