Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Lőrincz Zsuzsa: Iratkezelés – levéltáros szemmel / 359–365. o.

362 Lőrincz Zsuzsa átvétele ez, ami kis vállalatoknál még megvalósítható volt, de ma már a mammut vállalatoknál igen nagy hibaforrás. Ezek a vállalatok szinte nem is csatolják az iratokat, a csatolás náluk ismeretlen fogalom. Nem ugyanez a helyzet az államigazgatásban, ahol tisztában vannak a csatolás jelentőségével, de sok esetben időhiányra való hivatkozással nem végzik azt el. Ha az arányt nézzük az államigazgatás és a vállalatok között, azt látjuk, hogy az államigazgatásnál 10 szerv közül 5—6 pontosan csatol, míg a vállalatoknál ez úgy alakul, hogy 10 vállallat közül talán 2—3 gondol az egy ügyhöz tartozó iratok együtt-tartására. Sokkal nagyobb a probléma ott, ahol nem hagyományos iktatási formát választanak, hanem valamilyen szervező intézet vagy szervező tanácsára újfajta iktatást akarnak bevezetni. Ami önmagában véve csak helyeselhető lenne, ha ez az iktatási rend kísérletezés és megfelelő megalapozottság után kerülne bevezetésre. Az OMFBnél pl. témacsoportoknak megfelelő iktatókartonon iktatnak és hogy a kézbesítőkönyvet megtakarítsák, az iktatókarton kíséri az iratot az előadóhoz. így, ha közben újabb iratot kell beiktatni, akkor még ugyanaznap újabb iktatókarton születik, ugyanazon tételhez. Ez kavarodásnak és zavarnak lehet a kútforrása. A legnagyobb ellenállást az iratkezelési szabályzatok készítésénél az irattári terv váltotta ki. Az irattári terv előnyéről már más cikkekben és az előbbiekben is szó volt. Szükségességét azonban sok helyütt nem látták és a kormányrendelet utasításait kényszeredetten hajtották végre. Ennek többféle következménye lett. A szervek egy része lemásolta a felügyeleti hatóság minta irattári tervét, mások lerövidítették az irattári tervet, nem foglalták bele mindazokat az ügyköröket, amelyekre a működésük során előreláthatólag szükségük lesz, míg voltak olyanok is, akik egyszerűen a 45/1958-as kormányrendelet alapján készült selejtezési ügykörjegyzéket vették át és nyújtották be irattári tételjegyzékként. A felületes irattári tervkészítés azt eredményezte, hogy a végrehajtás során nem tudták megvalósítani az irattári létei szerinti iratkezelést. Ahol lemásolták a mintaszabályzatot, ott az irattári tételek kijelölésénél komoly problémák mutatkoztak, mert hiszen az irattári terv nem a saját ügyköreiknek megfelelően készült. Ugyanez a nehézség mutatkozik ott is, (pl. az Országos Anyag- és Árhivatalnál), ahol a tényleges működésükkel kapcsolatos ügyköröket hagyták ki. Itt az egész irattári tervet ugyanúgy, mint az előbbinél, át kell dolgozni. Ahol a selejtezési ügykörjegyzéket vették át, ott túl sok az ügykör, rendkívül sok az irattári tételszám. Annyira differenciált, hogy nem segíti, hanem akadályozza a munkát. Sok problémát okoz az, egyes irattári tételek azonosítása. Kétségtelen, hogy egy kis ktsz szöveges mérlegbeszámolója nem képez olyan történeti értéket, mint pl. a Csepel Vas- és Fémművek, vagy a Ganz MÁVAG szöveges mérlegbeszámolója. De az sem látszik helyesnek, hogy ugyanazon irattári tételek az egyes szerveknél más-más időpontban selejtezhetők, illetve nem selejtezhetők legyenek. Külön kérdés még a tükröződő iratok problémája. A Központi Népi Ellenőrzési Bizottságnak küldött jelentések, a vizsgálatokhoz szükséges feljegyzések, a KNEB pontos iratkezelése mellett ott fellelhetők. Kérdéses ezért, hogy ugyanezeket a jelentéseket, feljegyzéseket a szerveknél is megőrizzék-e? Ha az előbbiekben kihangsúlyoztuk a KNEB pontos iratkezelését, akkor talán lehetne azt a feltételt mércéül szabni a tükröződő iratok kiselejtezésénél vagy megtartásánál. Ez a megítélés azonban hosszútávon rendkívül kétséges —, s nélkülöz minden elvi alapot. A KSH jelenlegi iratkezelése, dokumentációinak megtartása rendkívül sok kívánni valót hagy maga után. Tekintettel az elmúlt évek szomorú tapasztalataira, a KSH-nak küldött statisztikai jelentéseket a szerveknél megőrzendőnek ítéljük. Ez azonban a pillanatnyi