Vízgazdálkodás, 1968 (8. évfolyam, 1-6. szám)
1968-12-01 / 6. szám
A vezetés szűk keresztmetszete — az IDŐ Ma már közhelynek számít az a megállapítás, hogy a vezetők állandósult időzavarral küzdenek. Ha a vezetés különféle kérdéseiről esik szó, alig van vezető, akinek a szájából el ne hangzana panasz: nem rendelkezem elegendő idővel ahhoz, hogy sokszor nagyon fontos dolgokat is alaposabban tudjak tanulmányozni, elmélyülten tudjak egy-egy kérdéssel foglalkozni. Panaszkodnak tehát a vezetők, de panaszkodnak munkatársaik is, ha valamilyen általuk lényegesnek ítélt kérdést nem tudnak a vezetővel megbeszélni, ha a vezető nem „hozzáférhető”. Ezeknek a kétségtelenül igen sokszor jogos panaszoknak a nyomán a vezetőnek kettős váddal szemben kell állást foglalnia. Egyrészt, saját tevékenységét vizsgálva, feltétlenül felébred az önvád: talán nem jól osztom be az időmet, nem a leglényegesebb dolgokkal foglalkozom, elaprózom magam, olyan kérdések vizsgálata, vagy intézése veszi el időmet, melyeket nem feltétlenül a vezető szintjén kellene intézni. Másrészt, feltétlenül figyelembe kell venni a munkatársak jogos igényeit is, hisz ténylegesen előfordulhatnak és előfordulnak olyan ügyek, melyek a vezető elé is tartoznak, s melyek éppen az időzavar, vagy a vezetői munka rossz beosztása, vagy szervezése miatt, nem jutnak el a vezetőhöz. Ezeknek a figyelembevételével ébrednek fel azok a sokszor kínzó gondolatok, vajon ha el kellene számolnia a vezetőnek idejéről, tevékenységéről, tevékenységének hatékonyságáról, milyen számadást készíthetne. Kicsit triviálisan fogalmazva, ezt mondhatja: megállás nélkül dolgoztam, de már alig tudom, mit, s milyen eredménnyel. Ezt az érzést az az objektív tény is erősíti, hogy a vezető munkájának eredménye nem közvetlenül, hanem csak közvetett módon tárgyiasul. A legáltalánosabb panasz az, hogy hiába készít a vezető saját magának időbeosztást, elsodorják beosztásától a napi események, s programját kívülről, külső tényezők diktálják. Sajnos, ez a behatás igen sokszor és erőteljesen érvényesül. önkéntelenül felvetődik a kérdés, mit lehet tehát tenni? Az ügyek egy részének vonatkozásában az őszinte válasz az, hogy majdnem semmit. A fölöttes és a külső szervek programjához (párt-, tanács VB ülések, rendezvények stb.) a legtöbbször, kényszerű módon igazodni kell. Persze, jó együttműködéssel, itt is elérhető bizonyos korlátozott mértékű koordináció. A vezető idejének beosztásában a főhangsúlyt, éppen a korlátozott lehetőség miatt, nem a kívülről „diktált” programok erőszakolt megváltoztatására kell helyezni. A vezetői tevékenységben több olyan tényező van, melyeknek megjelenését, a megjelenés idejét és arányát tudatosan befolyásolni lehet. A befolyásolás legalapvetőbb módszere a rendszerezés, egyes visszatérő vezetői tevékenységeknek meghatározott időpontokhoz való kötése, azaz rendszeressé tétele. A rendszerezés nem lebecsülhető hatást gyakorol a munkatársak tevékenységére és időbeosztására is, hisz teendőiknek a vezető tevékenységéhez kapcsolódó részét előre ütemezni tudják. Az előzőekkel — úgy hiszem — semmi újat nem mondtam, mert munkájának rendszerezésére, szervezésére minden vezető törekszik. Igazgatóságunknál tettünk néhány olyan intézkedést, melynek elsődleges célja a vezetői munka szervezettebbé tétele volt, s ezeket az intézkedéseket követően, vizsgálatokat is végeztünk azoknak hatásáról. Az intézkedések a következőkre irányultak: — a dolgozók ügyes-bajos dolgainak, panaszainak áramlását a korábbi rendszertelenség helyett fogadónapok bevezetésével rendszeresítettük, — az igazgatóság szűkebb vezetői garnitúrájának hetes időbeosztásait rendszeresen egyeztetjük, — a kölcsönös informáltság és a koordinációs tevékenység érvényesítése érdekében, az osztályvezetői megbeszéléseket fél évre előre meghatározott időpontokra helyeztük és előre kijelöltük az információt adók körét, — a párt- és szakszervezeti vezetőkkel, valamint az igazgatóság helyettes vezetőivel, a megbeszélések időpontját előre lefixált napokra helyeztük. A vezetői tevékenység rendszeressége, valamint a tevékenységben jelentkező egyes tényezők időtartamának figyelemmel kísérése érdekében meghatározott időtartamú (1967. I. 1.—XII. 31.) vizsgálatot végeztünk. A vizsgálat nem volt mélyreható és nem előre meghatározott statisztikai módszereket követett. Egyszerűen abban állt, hogy a titkárnő rendszeresen feljegyezte az igazgató egy-egy tevékenységének tárgyát és időtartamát. E feljegyzésekben természetesen csak korlátozott pontosságot lehetett elérni, hisz pl. egy-egy megbeszélés nem csak arra a célra korlátozódott, amely miatt létrejött. Akarva-akaratlanul kiterjedt a kapcsolódó funkciókra is. A ráfordítási idők tehát nem választhatók el tisztán. Különösen nem választható el az, hogy egy-egy intézkedés belső tartalmából milyen nagyságot foglalt el a távlati célokat szolgáló és az operatív jellegű intézkedés. Nehezen regisztrálható az elvi irányítás és az operatív irányítás kategóriája is. Nehezítette a precíz nyilvántartást az is, hogy egyegy vezetői aktus kapcsán keverednek a munkafolyamatok elemei is, éspedig az előkészítés (tájékozódás, szervezés, tervezés), a végrehajtás (döntés, utasítás, összehangolás), és az ellenőrzés (áttekintés, ellenőrzés, minősítés). A fő figyelmet nem is az ilyen természetű szétválasztásra, hanem arra forditottuk, hogy tárgyuk szerint milyen ügyekkel, milyen mélységben foglalkozik a vezető, mert ezek egy részének kiszűrése jelenthet felszabaduló időkapacitást fontosabb ügyek számára. Ügy véljük, hogy a legfőbb arányok kimutatására, — hiányosságai ellenére — alkalmas a vizsgálat, s így felhívhatja a figyelmet az esetleges torzulásokra. Mindezek alapján nem lesz talán haszontalan közrebocsátanunk a tapasztalatokat, annak nyomatékos hangsúlyozásával, hogy a későbbiekben ismertetendő arányokat korántsem tekintjük ideálisaknak. Ezek nem tekintendők másnak, mint egyszerűen a tényállapot rögzítésének. A vezetői tevékenységet a könnyebb áttekintés érdekében — esetleg önkényesen — az alábbi főcsoportokra bontottuk: I. Feladatmeghatározás, szervezés, koordinálás. II. A működés személyi előfeltételeinek biztosítása. III. Vízgazdálkodási, biztonságszolgálati, tervezési, termelési, szakmai működés (fejlesztés, operativ intézkedések). IV. Kapcsolattartás. V. Igazgatás, általános ügyvitel. VI. Ellenőrzés. VII. Kieső munkaidő. Az egyes főcsoportok körébe tartozó tevékenység időráfordításába nemcsak magát a tevékenységet, hanem az előkészület idejét is beleszámítottuk (pl.: az értekezletre való felkészülést az értekezlet idejéhez hozzávettük). 186
