Verhovayak Lapja, 1950 (33. évfolyam, 1-12. szám)

1950-03-01 / 3. szám

2-XK OLDAL

1950. március 1.

______________- Verhovayak Lapja

AMIKÖR A KÖZPONTI HIVATALNAK ÍRUNK

(Folytatás az 1-ső oldalról) den esetben szerepelnie kell a következő három adatnak:

1. ) a tag teljes neve

2. ) kötvényének száma.

3. ) a fiók száma.

(Ügykezelők figyelmébe!

Megtörténik, hogy egy tag ép akkor helyezteti el magát egyik fióktól a másikhoz, mikor a le- I vélben szereplő ügyben kell intézkedni. Még ha az ügykezelő egyidejűleg be is küldi az áthelyezési ivet. az illető tag ügyéről szóló levélbe foglalja be azt is, hogy melyik fióktól I lett áthelyezve.)

AMIKOR VÁLASZOLUNK

Számtalan esetben a központi hivatal kér levélbeni felvilá-gositást valamilyen tagsági ügyre vonatkozólag. A legegyszerűbb eljárás ilyenkor a válaszhoz csatoltan visszaküldeni a központi hivataltól kapott levelet. Ha pedig ezt nem teszszíik meg, akkor * válaszunkban feltétlenül jelöljük meg, hogy ez milyen ügyre vonatkozik, (például “kölcsön ügy,” “kedvezményezett vátoztatás,” “kötvényesére,” “felvétel,” “havidij hátralék,” stb.) Ez ugyaniá nem mindég derül ki a válaszból.

Például: tegyük fel. hogy a központi hivatal megkérdezi az ügykezelőt, hogy X.Y. tagtárs után befolyt-e az utolsó havi- | dij. Ha az ügykezelő a válaszszal együtt visszaküldi a köz- ; ponti hivatal levelét, akkor rögtön tudjuk, hogy melyik ügyosztálynak van szüksége a felvilágositásra. De ha az ügykezelő azt iria, hogy “levelükre válaszolva jelentem, hogy X.Y. tagtárs után befolyt az utolsó havidij,” akkor csak kutatás utján tudjuk megállapitani, hogy miről van szó: 1.1 haláleseti segély kifizetéséről, 2.) kölcsön utalásáról. 3.) kötvény beváltásról. 4.) kötvény cseréről. 5.) a havi jelentőn eszközlendő utólagos bejegyzésről, vagy 6.) kifizetett kötvényről. Tehát hat ügyosztály közül akármelyiknek lehet szüksége ily felvilágositásra. Időbe tart, vagyis késedelmet okoz kikutatni. hogy melyik ügyosztálytól ment ki a kérelem.

Tehát: ha nem küldjük viszsza a központi hivatal levelét, akkor Írjuk a jelentés fölé, a papirlap jobb oldalára: a tag nevét, kötvénye számát, az ügyet (kölcsön, beváltás, haláleset, vagy amiről szó van) és a fiók számát

Ezzel nem szaporítjuk az írást, mert magában a jelentésben ezeket nem kell elismételni.

KINEK VÁLASZOLJUNK?

Sokszor zavart okoz, ha a Központi Számvevő által aláirt

kérdő levélre irt válaszában az ügykezelő, vagy tag. a központi titkárt, vagy a központi elnököt szólítja meg. Ha a központi hivataltól jött levélre válaszolunk, annak szóljon a válasz, aki a kérdést tartalmazó levelet aláírta. (Ezt nem a jó modor kedvéért, hanem félreértések elkerülése végett kérjük.)

EGY BORÍTÉKBAN

Ha többféle ügyről teszünk jelentést és ezért több iv levélpapírt használunk, mindet elküldheti ük egyazon borítékban. Fölösleges minden iratot külön borítékba tenni. Ha bármilyen ügyről szóló levelünk mellé iratokat, okmányokat vagy kötvényt csatolunk, a vonatkozó iratokat a levéllel együtt egy borítékban küldjük be. (Ha sok az irat, használjuk a nagy, zöld borítékot.)

Számtalan esetben érkezik levél, melyben az illető azt írja. hogy “itt küldöm” X.Y. tagtárs kötvényeit. De a kötvények nincsenek “itt,” hanem külön borítékban érkeznek. Hiába adjuk ezeket egyszerre a postára, igen sok esetben nem egyszerre érkeznek meg. S amikor a kötvények megérkeznek, nem tudjuk, hogy miért lettek beküld ve, (mert időközben kétszáz levél is került felbontásra, s a kötvények beküldését bejelentő levél már elkerült az illetékes ügyosztályhoz.)

Ha mégis külön borítékban küldünk be kötvényt, akkor okvetlenül csatoljunk egy cédulát. melyen jelezzük, hogy “Kölcsön ügy,” “kedvezményezett változtatás,” “Kifizetett kötvény.” vagy amiről épen szó van. Ezt még akkor is tegyük meg, ha a kötvényt a központi hivatal kérte. A központi hivatal sok százféle ügyben kér be kötvényeket, nem tudhatjuk tehát, hogy melyik ügyosztálytól ment ki a kérelem.

NEM MINDÉG KELL ÍRNI

Senkise gondolja, hogy e szabályok megszaporitják az ügykezelő munkáját. Igen sok esetben írnak levelet ügykezelőink és tagtársaink, amikor nincs rá szükség. Például ha kedvezményezett változtatási kérelmet küldünk be egy kötvénnyel, akkor fölösleges melléje levelet is írni, melyben jelezzük, hogy X. Y., “kéri a kedvezményezett megváltoztatását.” Ilyen és hasonló esetekben a beküldött iratok önmagukért beszélnek s az ügy kisérő irat nélkül is elintézést nyer. Minden hivatalos nyomtatványt be lehet küldeni kisérő levél nélkül — ha csak valami különleges körülmény miatt nincs szükség magyarázatra. Az Egyesület hivatalos űrlapjai úgy vannak megfogalmazva, hogy azok mellé

FIÓKOK SZERINTI KIMUTATÁS AZ 1949. DECEMBER HAVÁBAN A FELNŐTT ÉS GYERMEKOSZTÁLYBA FELVETT UJ TAGOKRÓL

— New Members in the Senior and Junior Order for the Month of December, 1949. —

Branch Location

No.Branch Location

No.

2Kulpmont, Pa........................

.....

2

214Flint, Mich

................................. 3

7Pricedale, Pa

.............................

1

216Northampton, Pa

..................... 3

13Trenton, N. J

.............................

4

229Indiana Harbor, Ind................

.. 1

14Cleveland, O..........................

.....

5

245Altoona ,Pa

............................... 1

17Lorain, 0

...................................

1

249Dayton, O

................................... 1

20Fairport Harbor, O

............2

261Forest City, Pa.......................

1

21Young's town, O

.........................

4

277Pittsburgh, Pa........................

1

32Gary, W. Vä

.............................

1

296Springdale, Pa..........................

.. 5

Í4Pittsburgh, Pa

..........................

6

305Woodbridge, N. J

...................o

36Detroit, Mich. .........................

8

349Weirton, W. Va

....................... 1

37Chicago, 111

.................................

?;361

Cleveland, O............................

9

39Beaver Falls, Pa

...............

o366

Cleveland, O............................

.. 1

45Cleveland, O...........

...............

*9369

Alliance, O..............................

.. 2

48ftew York, N. Y

.....................

6383

Buffalo, N. Y

..........................1

52New Brunswick, N. J

........

O399

Richeyville, Pa........................

.. i

54Cleveland, O.........................

.....

1415

Central» City, Pa

...................... i

68Bridgeport, Conn..................

.....

1443

Detroit, Mich

.............................. 3

74Chicago, 111...........................

.....

1489

Mantua, O................................

.. 2

76Philadelphia, Pa

.................9

503

Chicago, 111

............................... 5

91Akron, O

...................................

1517

Cairnbrook, Pa.......................

.. 1

108Youngstown, O

.............?..........

4518

New Brunswick, N. J

...........3

129Columbus, O

..............................

2520

Jerome, Pa

................................ i

130East Chicago, Ind................

O544

Vintondale, Pa

.......................... i

132South Bend, Ind

.......................

11571

Easton. Pa

................................. 2

138Gary, Tnd

...................................

1

159Phoenixville, Pa

.....................

4SENIOR ORDER ................... 79

163McKeesRocks, Pa

....................

1JUNIOR ORDER ............. ...... 54

174Scranton, Pa ..

O

189Alliance, O

................................

1

TOTAL NEW MEMBERS:133

kisérő levél rendes körülmények között nem kell.

ÜGYELJÜNK EZEKRE IS!

S ha már itt tartunk, egyúttal hadd szolgáljunk különösen ügykezelő tagtársainknak néhány kéréssel és figyelmeztetéssel.

Amikor a havi jelentőt beküldjük, annak lapjait ABC sorrendbe rakjuk (nem pedig összevissza), és az igv összera- j kott lapokat együtt hajtjuk össze (nem pedig külön-külön). Ez az ügykezelőnek fél percébe sem kerül, de a központi hivatalnál, amikor 20-30 fióktól össze-visszaságban érkeznek a, havi jelentők, ezek összerakása tekintélyes időveszteséget okoz.

Csekket, utalványt ne kapcsoljunk tűzőgéppel a havi jelentőhöz. A havi jelentő a könyvelési ügyosztályba megy, a csekk és a pénztári szelvény a pénztári ügyosztályba. A tucatjával igy beérkező csekkeket s utalványokat nagy óvatosan el kell választani a havi jelentőktől s ez bizony fölösleges időveszteséggel jár.

A pénztári szelvényeket a

csekkekkel és utalványokkal együtt egy borítékban küldjük be. Sokan a havi jelentővel küldik be a pénztári szelvényt és a csekkeket külön borítékban. A pénztári szelvény a csekkekhez tartozik..

Borítékainkat gondosan ragasszuk le. A hanyagul leragasztott bortékok igen sok esetben nyitva érkeznek meg. Megesik, hogy ütközben valami kiesik belőlük. Az ügykezelő sohasem hiszi el, hogy a központi hivatal egy iratot, vagy esetleg utalványt nem kapott meg, mert “a többit megkapták.”

Tegyünk elég bélyeget a borítékra. A postaköltség minden

ounce után 3 cent, légipostán 6 cent. A többletet a központi hivatal fizeti meg, de ez még csak hagyj án, mert a nagyobb baj az, hogy a portóköltséggel megterhelt levelet később kézbesítik s igy az abban foglalt ügy is késedelmet szenved.

Szükségtelen ajánlott levélben beküldeni a havi jelentőket, kötvényeket stb. Sok ügykezelőnk fölösleges költséget okoz magának ezzel.

Végül kérjük ügykezelőinket, hogy ne használják többé a régi borítékokat, melyeken a Standard Life Building cime szerepel. 1946 februárja óta címünk “Verhovay Building, 436 Fourth Ave., Pittsburgh 19, Pa.” Ha van, aki még mindég nem fogyott ki a régi borítékokból, vagy dobja el, vagy igazítsa ki, mert a helytelenül megcímzett levél legalább egy. napi késéssel érkezik.

SOK KICSI SOKRA MEGY

A fent leírtak apróságoknak látszanak, de nem kicsinyességből fakadnak. Lehet, hogy egy helytelenül megirt levél csak néhány percnyi időveszteséget okoz, de amikor több mint háromszáz ügykezelővel, sok fióktisztviselővel és rengeteg taggal levelezünk, akkor nyilvánvaló, hogy az elveszett percekből elveszett órák s az elveszett órákból elveszett munkanapok lesznek. A szabályok betartásával tehát nemcsak késedelemnek vesszük elejét, hanem a központi ügyvitel költségeinek emelkedését is megakadályoztuk. Mert hiszen a munkaidő — pénzbe kerül. És a központi hivatal a munkaidő költségein takarékoskodni csak úgy tud. ha mindazok, akik a központi hivatalallal leveleznek, betartják ezeket a szabá lyokat.