A Vármegye, 1913 (1. évfolyam, 1-16. szám), Szatmármegyei Hírmondó, 1913 (1. évfolyam, 18-30. szám)
1913-12-25 / 30. szám
30. szám. SZATMÁRMEGYEI HÍRMONDÓ 3-ik oldal. tessem rendszeremet, helyszűke miatt ezúttal csak a szolgabirói hivatal laj strom rendszeréről szólva. Akinek lajstroma van az előadók közzül, annak van megfelelő felírás mellett egy-egy külön rekesze is az irat állványban, az általa vezetett lajstrom utján csoportosított egynemű ügydarabok ideiglenes elhelyezésére. Itt, ebben a külön rekeszben tartja nyilván őket, itt gyűjti egybe egész az év végéig, amikor aztán a véglegesen elintézetteket — kissé meg is selejtezve ! — egy nagy irat nyalábba köti a lezárt lajstommal együtt s átadja a közigazgatási iktatókönyv vezetőjének (ki irattárnok is) beiktatás és beirattározás végett. A lajstromok ugyanis egész éven át csak külön római számok alatt szerepelnek, végleges számot csak év végén kapnak. Ez azért is szükséges, (egyéb nyomós indokon kívül) hogy az a sok egyforma szám zavart ne csináljon ez ügykezelésben ; mert nyilvánvaló, hogy a nagy iktató s valamennyi lajstrom is egy számsorral indul el. Lesz tehát nálunk 1—1913. sz. jelezve a közigazgatási iktatókönyvbe elsőnek beiktatott ügydarabot. Lesz 1. kih.—1913. 1. bizalmi—1913., majd a lajstromok szerint I—1/1913., II—1/1913., III—1/1913. stb. jelezve a katonai, állategészségi, közegészségi stb. lajstrom számok alatt belajstromozott vagyis beiktatott ügydara^ bokát, egymástól való megkülönböztetés gyanánt. Be lehetne természetesen a lajstromokat már az év első napján is iktatni, mint Nagykárolyban, -— hogy a külön lajstromszám előtt már az év 1-ső napjától fogva a rendes, a végleges iktatószám szerepeljen; de akkor fennakadna a rendes közigazgatási iktatókönyvbe iktatott ügydarabok akadálytalan beirattáro- zása az év folyamán s várni kellene egészen az év végéig ezeknek az elirattározásával is. Ez okból praktikusabb a lajstromokat évközben római előszámokkal megkülömböz- tetni s csak irattárba helyeztetésük alkalmával látni el végleges iktatöszámmal, a naptári évi legutolsó napján (december 31-én). Az ügyviteli szabályszerűséget tehát az én rendszerem nem nélkülözi; mert minden egyes beérkezett ügydarab azonnal iktatás — s ezzel egyenértékű s egy célt szolgáló lajstromozás alá s — mi lényeges ! — azonnal a névmutatóba kerül, végül az év végén beilleszkedik a közös iktatókönyvbe s a közös irattárba is. Sót, ha szőrszálhasogatók akarunk lenni, a nagykárolyi rendszert vádolhatjuk szabályszerűség hiányával s azzal, hogy abban csak az az egyén tud eligazodni, aki személyesen vezeti. Rendszerem nem tévesztendő össze ugyanis a biróságnálhonos lajstromrendszerrel, mert az én rendszerem mindig szem előtt tartj a az egységes ügyviteli szabályokat, ha nem alkalmazkodik is betüszerint azokhoz ; de hiszen ép ezért újítás s végtére a nagykárolyi rendszerre sem ad felhatalmazást szószerint az ügyviteli utásitás ugyebár? Megjegj'zem és különösen hangsúlyozom, mint kezelési főszabályt a lajstromrendszerben, hogy a lajstromokba sorozott ösz- szes ügydarabok azonnal bekerülnek egyenkint a betüsoros névmutatóba, amely parallel vezettetik a nagy iktatókönyvvel és az összes lajstromokkal, hogy céljának megfelelve az összes beiktatott, illetve belajstromozott ügydrbokat folyton nyilvántartsa, illetve hollétüket folyton mutassa már az év 1-ső napj ától, pontosan feltüntetve, mindig arra törekedvén hivatalom berendezésében, hogy abban minden szakember azonnal tájékozhassa magát, akár egy messze- földről idegen gyógyszertárba kerülő gyógj^szerész a recepturánál. A római számok évről-évre változatlanul maradván, már első tekintetre, akár rpagán az ügy- darabon, akár a névmutatóba, jelezni hivatottak az ügyirat hovatartozását vagy hol fekvését. Év végén mindazonáltal úgy az iktatókönyv belső címlapján, mint a betüsoros névmutatóban szintén a római számok mellett bejegyeztetnek az év végén nyert végleges iktatószámok a tájékozódás megkönnyebbítésére. A lajstromrendszernek sok előnye közzül, talán mint legfőbbet azt emelem ki, hogy az előadók maguk iktatván be ügyeiket, mig egyfelől tömérdek munkától szabadítják meg a kezelő személyzetet, a lajstromok szakszerínt elkülönítik a tényleg egyövé tartozó ügyeket (a fa nem vész el az erdőben) az előadók maguk tartják rendben iktatástól irattározásig összes ügydarabjaikat, megszűnik a kapkodás, kérdezősködés, egymás örökös háborgatása s folyik a munka napról-napra gyorsan és szakszerűen. A kiosztás gondjától (ódiumától) is szabadul a hivatali főnök. Nem ötletszerűen, vagy épen rokon -- és ellenszenv szerint osztatnak ki az ügydarabok ; mert a rendszer — a munka megosztás elvét is érvényesítve — már előre kijelöli, hogy a beérkezett ügydarabok kiket illetnek meg? S ha rendetlenség mutatkozik itt vagy ott, nem tolhatja egyik tisztviselő a másikra (rendszerint a távollevőre) a hibát, a mulasztást, mert mindenki felelős a maga csoportjáért. Ha rend van, tudjuk kit illet érte az elösmerés, ha rendetlenség konstatálható, nem kell kutatni a bűnöst. A szakszerinti elkülönítés legfőbb előnyét azonban a külömböző felügyeleti vizsgálatoknál látjuk. Jön a belügyminisztériumból éven- kint a közegészségi felügyelő, az anyakönyvek felügyeletével megbízott miniszteri tisztviselő, jön a pénzügyigazgató mellé rendelt számvevőségi főnök, jön a pénzügyi közeg a bélyeg szemlére, az állategészségügyi felügyelő, stb. Nem feküsznek neki az egész irattárnak, bele se néznek a nagy iktatóba, hogy abból halásszák ki az őket illető ügydarabokat, egész tatárjárással felérő felfordulást csinálva a beraktározott irat nyalábok sorhada közt. Az egyiknek előadjuk a közegészségügyek lajstromát, az ott sorakozó közegészségügyi ügydarabokkal, a másiknak az anyakönyvi ügyeket, a többinek a számviteli ügyeket, iparügyeket, állategészségügyet s az egész vizsgálat lepereg félóra alatt minden rendzavarás, kapkodás, irattár mozgósítás s a kezelő személyzet legcsekélyebb háborgatása nélkül. E rendszer teszi lehetővé, hogy egyik napról a másikra nem marad feldolgozatlan anyag, mert mindenki magának dolgozik,magán könnyít, magának takarít szabadidőt, ha rendben, kurrensben van ügy ágával. A lajstrom rendszer titka a jó és gyors közigazgatási ügykezelésnek és bámulatos munka és idő megtakarításnak a főszolgabírói hivatalokban. Egy kis áldozattal a meghonosítása minden esetre jár. Le kell mondanunk a nagyszámokkal való dicsekedésről. (Szakember ennek úgysem ül fel.) S részt kell venni egy csekély kezelési munkában a szolgabiró és szakközegeknek is. Ennyi az egész! Végezetül tartozom egy őszinte beismeréssel. Egyszerűsítésemet a vezetésem alatti főszolgabírói hivatalban ezelőtt jó negyed századdal én is ott kezdettem, ahol Dienes István urők. Beiktattattam nagy iktatókönyvembe már az év első napján az együvé csoportosításra kínálkozó összes ügyeket; de nem tudván évközben emiatt rendszeSajáf készifményii s nem gyári áruban még senki sem csalatkozott, ha cipőit
