Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

lyezési idő hosszúsága sem. Egyetlen egyszerűsítési módszer áll rendelkezésünkre; amennyiben Ajánlásként elfogadtatjuk a mintajegyzékeket a Levéltári Kollégiummal, selejtezési terv készítésére nem lesz szükség. Fentebb már említettem, hogy a szükséges intézkedés ebben a kérdésben megtörtént. A selejtezési gyakorlati munka következő állomása a selejtezésre előkészített iratokról jegyzőkönyv készítése. A szakmai követelményrendszer említett 31. §.-a részletesen leírja a selejtezési jegyzőkönyv adatait, látszólag nincs gondunk az elkészítésével. Szeretném ennek ellenére felhívni a kollégák figyelmét két, a kötelező adatok közül kimaradt információ fontosságára: az egyik a kiselejtezésre javasolt iratok keletkezési éve, vagy évköre, amelynek hiánya a jegyzőkönyv alapján készülő nyilvántartásaink (csökkenési napló, fondjegyzék, fonddosszié) hiánya is lesz, a másik a tanácsi iratoknál elengedhetetlen irattári jel feltüntetése. Saját érdekünkben a jegyzőkönyvekbe, a követelményrendszertől függetlenül, tüntessük fel ezeket az adatokat. A levéltári selejtezési munka befejező állomása a többször ellenőrzött és engedélyezett tételekbe tartozó iratok megsemmisítése. A megsemmisítés szabályairól a követelményrendszer nem tesz említést, de célszerű a személyiségi jogvédelem érdekében a zártrendszerű megsemmisítés, még akkor is, ha ez több utánajárásba és esetleg pénzbe is kerül. A fentiekben ismertetett módszerrel tanácsi iratot selejtezhetünk a levéltárban és irattárban is. Valamennyi tanácsi irattal foglalkozó levéltáros egyetért abban, hogy az ideális állapot az lenne, ha már az irattárban levéltáros végezné az ügyviteli-levéltári szempontokat is szem előtt tartva a selejtezést. Erre jelenleg törvényes és kivitelezhető lehetőség nincs. Az irattárakban végzett selejtezések szakszerűtlensége annál is inkább gondot okoz, mert az önkormányzatoknál előtérbe került a tanácsi korszakból származó irattárak selejtezése. Ellenőrzéseink során azt tapasztaltuk, hogy ennek több oka is van. Egyik közülük az a tény, hogy az önkormányzatok - különösen a kezdeti években volt ez igaz - nem értékelték a tanácsi korszakban keletkezett iratokat s csak lassan tudatosodott, tudatosodik a használati, esetleg anyagi értékük. 1-2 elvesztett polgári per után értik meg a vezetők, hogy a tanácsi korszakban keletkezett iratok is a hatósági munkájuk részei. A másik, és igen fontos meghatározó tényező, hogy a levéltárak zsúfoltsága kihat az irattárak zsúfoltságára is, s így megteltek az önkormányzati irattárak. A telítettséghez hozzájárult a modern irattározási technikák térhódítása is; a dobozos tárolás, a mobil állvány, a számítógép az irattárban. Ezt a változást természetesen minden levéltár örömmel veszi, ahogyan azt is, hogy a nedves pincékből megkezdték az iratok átszállítását az újonnan épült, vagy felújított önkormányzati székházakba. Végezetül említenék még egy tényezőt, amivel talán még kevés kollégánk találkozott, ez az ISO minősítés. Röviden összefoglalva az ISO minősítés lényege, hogy a hatósági ügyintézés minőségét optimális folyamat vezérlési leírással és annak következetes betartásával és betartatásával biztosítsa. A hatósági ügyintézés természetesen nem nélkülözheti annak adminisztrálását, így kerül